ビジネスレターの書き出し&例文、これさえ覚えれば大丈夫!

近年、インターネットの普及により、ビジネスシーンでも電話の代わりにメールを送ることが格段に増えてきました。

仕事相手にビジネスレターを送る場合、友人など気の置けない仲とは違い、文章には気を配る必要があります。特に大切なのは書き出し。いきなり用件から始めるのではなく、文頭に挨拶を入れてから、本題に入るのが礼儀です。

しかし、ビジネスレターに不慣れな人は、どんな書き出しから始めればいいのか、悩むこともあるかもしれません。会社では上司に尋ねれば済むことですが、フリーの仕事などだと、訊く人もいなくて困りますよね。

そこで今回は、ビジネスレターの書き出しについて、例文も交えながらご紹介したいと思います。

文書の書き出しは宛名から。正しい書き方を覚えよう

まず、どんな文書でも初めに宛名を書く必要があります。宛名の書き方は「会社名→部署と役職名→個人名」の順に書くようにしてください。以下のように、会社名や役職名の後で改行すると、さらに見やすくなります。

株式会社○○
総務部長
山田太郎様

個人名の敬称は「様」になります。もし個人名が分からない場合は、役職のみでも構いません。その場合は、株式会社○○ 総務部長殿」のように敬称を「殿」にしてください。

また、複数の人に一括で文書を送ることもあるでしょう。その場合は敬称は「各位」になります。「各位」という言葉自体に尊敬の意味が含まれているので、後ろに「様」を付ける必要はありません。

一般的によく使われるビジネスレターの書き出しとは?

宛名の後、簡単な挨拶分を入れるのですが、一般的に広く使われているのは、以下のような文章です。

  • いつもお世話になっております。
  • 平素よりお力添えいただき、ありがとうございます。

相手がお客様の場合は、以下のような挨拶が一般的です。

  • 平素よりお引き立ていただき、ありがとうございます。
  • いつもご利用いただき、ありがとうございます。
  • 平素よりご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
特に「いつもお世話になっております」は一番よく使われるフレーズです。ただし、上記のフレーズはどれも、すでに何度かやり取りを交わした間柄であることを前提としています。

初めての相手にビジネスレターを送る場合の書き出しとは?

仕事では引き継ぎなどで面識のない相手にビジネスレターを送る場合もあります。その時、「いつも」や「平素」などの言葉を使うことはできません。初めての相手に文書を送る場合は、以下のような挨拶分を使うとよいでしょう。

  • 突然のご連絡いたします。○○株式会社総務部の山田太郎と申します。
  • 初めまして。○○株式会社総務部の山田太郎と申します。
こうした挨拶でクッションを置くことで、相手にも安心感を与えます。もし第三者からの紹介を受けているのであれば、「○○さんからメールアドレスをうかがいました」など、経緯を記載するとよいでしょう。

企業に文書を送る場合の書き出しとは?

仕事では、個人宛ではなく企業宛に文書を送ることもあると思います。その場合は、敬称は「貴社」になります。以下に例をご紹介しましょう。

  • 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
  • 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
  • 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

普段なじみのない言葉も多いと思いますので、意味をご紹介しましょう。

清栄…健康と繁栄を意味します(法人宛のみ使用可)。
盛栄…商売の繁盛や繁栄を意味します(法人宛のみ使用可)。
隆盛…大いに栄えることを意味します(法人宛のみ使用可)。
清祥…健康や無事であることを意味します(法人宛・個人宛ともに使用可)。

それぞれ意味が違いますので、意図に合わせた言葉を使うようにしましょう。

目上の方などに使う、かしこまった表現の挨拶文

お相手が社長など地位のある方だったり、目上の方の場合、「いつもお世話になっております」では少しフランクすぎるかもしれません。

その場合は以下のような挨拶文を使うとよいでしょう。

  • 平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
  • 貴殿におかれましては、ますますご清祥のことお慶び申し上げます。
これらの表現は「拝啓」などの頭語とセットで使われることが多いので、覚えておいてください。

相手と会った時期によって、書き出しを使い分けよう!

仕事では実際に顔を合わせた後、帰社してからあらためて用件の確認やお礼のメールを送ることも少なくありません。

最近お会いした方への書き出しには、「先日はありがとうございました」など、一言添えるようにしましょう。

一方、しばらくお会いしていない場合は、「ご無沙汰しております」などの挨拶を初めに持ってくるようにしてください。

ビジネスレターの常識!頭語・結語の使い方を覚えよう

普段からやり取りのある方であれば、書き出しは「いつもお世話になっております」で構いませんが、少しかしこまった表現や、メールではなく手紙の場合は、頭語、結語や時候の挨拶を使う場合があります。

頭語とは「拝啓」や「前略」といった言葉で、決まった結語(「敬具」など結びの言葉)と組み合わせて用います。頭語は4種類あり、用途によって使い分ける必要があります。以下に詳しく説明していますので、参考にしてください。

拝啓―敬具…一般的な文書に用いる。
拝復―敬具…相手からの文書に返信する場合に用いる。
前略―草々…書き出しの挨拶文を省略する場合に用いる。
謹啓―謹白…かしこまった文書の場合に用いる。

季節に合わせた、時候の挨拶の言葉はどうやって使う?

頭語、結語とセットで使われるのが、時候の挨拶。季節を表現する言葉で、各月ごとに表現が違います。以下に詳しくご紹介しましょう。

  • 1月…新春の候/厳寒の候/大寒の候/寒風の候
  • 2月…残冬の候/向春の候/余寒の候/軽暖の候
  • 3月…早春の候/春分の候/萌芽の候
  • 4月…春暖の候/春爛漫の候/晩春の候
  • 5月…若葉の候/新緑の候/立夏の候
  • 6月…長雨の候/初夏の候/向暑の候
  • 7月…酷暑の候/盛夏の候/猛暑の候
  • 8月…晩夏の候/残暑の候/立秋の候
  • 9月…初秋の候/秋晴の候/秋冷の候
  • 10月…仲秋の候/秋雨の候/秋霜の候
  • 11月…晩秋の候/霜寒の候/向寒の候
  • 12月…初冬の候/師走の候/歳末の候

時候の挨拶は、季節を少し先取りしたような言葉が多くなります。

使い方は、頭語の後に改行せずスペースを空けて、「拝啓 新春の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」のように使います。

頭語に「前略」や「拝復」を使う場合は、時候の挨拶と祝福の挨拶は省略します。

ビジネスレターの最後を締める、結びの言葉と署名の仕方

ビジネスレターには、書き出しに決まり文句があるように、結びにも決まり文句があります。目的によって使い分ける必要がありますので、以下を参考にしてください。

一般的な結びの言葉

  • よろしくお願いいたします。
  • 用件のみにて失礼いたします。

こちらから連絡をする場合

  • 後日、あらためてご連絡を差し上げます。
  • 詳細が決まり次第、こちらからご連絡を差し上げます。

相手から返答が必要な場合

  • 大変お手数ですが、ご確認の上、ご返答をいただきますようお願いいたします。
  • 大変恐縮ですが、ご返信をお願いいたします。

また、ビジネスレターの最後は、会社名や所属部署、連絡先などが分かる署名を添えるようにしてください。署名の書き方は、以下の例を参考にしてください。

株式会社○○
総務部 山田太郎
住所 〒000-0000
東京都○○○○○丁目○番○号
TEL 00-0000-0000
FAX 00-0000-0000
E-mail 00@000.co.jp

定型の書き方を覚えて、社会人として恥ずかしくない文章を!

いかがでしたか?社会人として働いていると、何かとビジネスレターを書く機会が多いので、上記のような基礎的なことは覚えておいて損はないでしょう。

ある程度、定型文が決まっているので、一度覚えれば使うのは簡単です。先方に送って恥ずかしい文章にならないよう、社会人の常識としてビジネスレターの書き方はマスターしておきましょうね。

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