仕事がデキる女になれる、ビジネス手帳の選び方と使い方

あなたは仕事で、ビジネス手帳を使っていますか?プレゼンや会議などのスケジュールを管理したり、大事なことを忘備録としてメモしておくなど、ビジネス手帳は使いこなせば何かと便利です。

今は何でもパソコンや携帯で済ませられる時代ですが、アナログの手帳に書き記すことで、記憶に留まりやすく、情報も整理しやすくなります。実際、仕事ができて年収の高い人は、ビジネス手帳にこだわる人も多いのだとか。

今回は、あなたの会社生活をサポートしてくれるビジネス手帳の選び方や使い方、人気のビジネス手帳などをご紹介したいと思います。


フォーマットは大きく分けて11種類!目的に合わせて選ぼう!

ビジネス手帳のフォーマットは大きく分けて11種類のタイプがあり、仕事内容により適したものを選ぶことが大切です。

以下に特徴をまとめましたので、参考にしてください。

カレンダー式
見開き2ページに1ヶ月分のカレンダー枠が収まっているフォーマットです。
レフト式
1週間分のスケジュールが左側にフォーマット化され、右側がフリースペースとして使えるタイプ。ビジネス手帳としては最もポピュラーな形です。
見開き2週間
文字通り、ページを開いた時に2週間分の予定を見ることができるフォーマットです。
バーチカル式
1日ごとに縦型の時間枠(12時間が多い)が設けてあるフォーマットです。1枠はだいたい30分か1時間になります。
セパレート式
1冊の手帳の中身が上下段に分かれたもの。例えば上段が月間、下段が週間などのように設定されていて、両方同時に把握しておきたい人にはおすすめです。
1日1ページ
その名の通り、1ページ丸々1日分として使えるフォーマットです。スペースがかなり取れるため、日記のような使い方もできます。
1ページ2日分
1ページを2つに区切って、2日分の予定が書けるフォーマットです。1日1ページでは余白が多いという人におすすめ。
月間横タイプ
月間スケジュールが罫線によって区分されているフォーマットです。月間の予定を一目で把握したい人におすすめです。
ジャバラ式
横に広がるアコーディオンのような様式のフォーマットで、別名「ガンチャート」とも呼ばれています。広く余白が使えるため、たくさん書き込みたい人にはおすすめです。
リンクアップ式
1日分の1コマが上下に分かれたフォーマットです。午前、午後など予定だけを簡素に書き込みたい人におすすめ。
連用式
数年単位で同月同日の内容を併行して見ることができます。数年前の同じ日、自分が何をしていたか分かるため、3年日記や5年日記などダイアリーとしての利用が多いフォーマットです。
1日の仕事のローテーションがだいたい決まっている人ならカレンダー式や月間横タイプ、1日に2~3件会議や打ち合わせが入るような人ならレフト式や見開き2週間、リンクアップ式、時間刻みで細かいスケジュール管理が必要な人には、バーチカル式がおすすめ。たくさん書き込みたい人なら、1日1ページやジャバラ式を選ぶとよいでしょう。

ちなみに筆者が会社員時代は、ビジネス手帳は見開き2週間を使い、仕事の細かいメモには別途ノートを使用していました。スケジュール管理のみか、メモ手帳に記すかによっても、選ぶ種類は変わりそうですね。

持っていてよかった!ビジネス手帳を使うメリットとは?

何でも電子化の現代、スマートフォンやパソコンでスケジュール管理をしているので、わざわざ手帳を持つ必要はない、という人も多いかと思います。しかし、手帳を使うことにはメリットもあります。以下にまとめましたので、参考にしてくださいね。

手帳に書き写すことで、記憶にとどめやすくなる

携帯のスケジュール帳に記入していても、後になって打ち込んでいたこと自体忘れてしまい、うっかり予定を飛ばしてしまいそうになった経験はありませんか?

スケジュール帳は書くことで記録できるだけでなく、自らの手で書き記すことにより、情報が整理されて記憶に留めやすくなります。身体感覚と繋がっているのが、アナログのいいところですね。

携帯の充電が急に切れても大丈夫!

前日に携帯の充電を忘れていて、仕事中に電源が切れてしまったことって、誰でも一度や二度はあるのではないでしょうか?充電器を持ち歩いていれば別ですが、すぐに充電できない環境にいる場合もありますよね。

そんな時、もし携帯の中に大切な仕事のスケジュールまで入れていたら大変です。その点、アナログ手帳なら、携帯の充電が切れても安心ですね。

また、携帯をどこかに落としたり忘れたりしても、仕事の予定が分からなくなることは避けられます。

手帳を持つことで、仕事のモチベーションが上がる

ビジネス手帳は取引先で出す機会もあるので、お金をかけて上質なものを使っている人も多いのではないでしょうか?そうすると、自然とモチベーションも上がるものです。

また、来年の手帳はどれにしよう?とあれこれ考えられるのも、携帯電話にはない楽しみです。

ビジネス手帳を選ぶに当たって、気を付けたいポイント3つ

ビジネス手帳は仕事の場で使うものですので、機能性と見栄えを兼ね備えたものを選ぶことが大切です。では、実際にどのようなことに気を付ければよいのでしょうか。以下にまとめました。

職種や目的に合わせた大きさ、厚さのものを選ぶ

手帳選びで何より大切なポイントは、大きさと厚さです。営業など外回りが多い人は、あまり大きくて分厚い手帳だと移動の邪魔になってしまいますので、機能的でコンパクトな手帳を選ぶとよいでしょう。

一方、デスクで開く機会の多い人や、小さな文字が読みづらい人、書き込みが多い人などは大きめの手帳を使うことをおすすめします。

自分の目的や職種、体質に合った使いやすい手帳を選ぶようにしてくださいね。

手帳のカバーは、派手すぎたり幼稚すぎるものはNG

ビジネス手帳は、取引先などで開く機会も多いため、できればシンプルなデザインのカバーがベストです。

男性だと黒やブラウンを選ぶ人が多いようですが、女性の場合はもう少し華やかな色合いのものや、柄があるものでも構いません。

ただ、キャラクターものやファー素材など、派手すぎたり、幼稚だったり、個性的すぎるものは避けた方が無難です。手帳が目立ちすぎては印象がよくありませんので、TPOをわきまえた手帳選びを心がけましょう。

また、1年間使うものですので、できれば合皮や牛革など丈夫な素材を選ぶとよいでしょう。

目的に合ったレイアウトを選ぶ

先にも述べましたが、用途に合った中身のレイアウトを選ぶことも重要です。会議の時間などざっくりとした予定だけ分かればいいのか、詳細なスケジュールを書き込みたいのか、月間・週間単位で見たいのか、余白が多い方がいいのかなど、自分が何を重視するかを把握しておくことが大切です。

また、職種によりあると便利なオプションというのもあります。例えば冠婚葬祭に携わる仕事の場合、吉日などの記載があると便利ですし、移動が多い人は電車の路線図が付いていると重宝します。リング式の手帳を買って、足りないものはプラスして、自分用にカスタマイズするのもいいですね。

ビジネスパーソンに人気の、定番ビジネス手帳8選

では、実際にビジネスパーソンは、どのような手帳を使っているのでしょうか。人気のブランドをまとめましたので、参考にしてください。

高橋書店
「手帳は高橋」で知られる、ビジネス手帳の定番ブランド。日本人の使いやすさを追求した、シンプルな手帳が人気で、老若男女問わず愛されています。
能率手帳「NOLTY(ノルティ)」
1949年からビジネスパーソンに選ばれてきた伝統あるビジネス手帳。選択肢が豊富で、就職活動の学生から管理職まで幅広く使われています。
KNOX(ノックス)
元々はバッグブランドとして東京の南青山で誕生。日本製として初めてバイブルサイズのシステム手帳を発表しました。ビジネススタイルを美しくデザインする手帳を数多く手がけています。
MOLESKINE(モレスキン)
豊富な種類のノートやダイアリーを手がけるイタリア発のブランド。各種コラボアイテムも人気の秘密です。
フランクリンプランナー
自己啓発の名著「7つの習慣」の著者、スティーブン・R・コヴィー博士の原則を元に作られたビジネス手帳。考え方や行動の起こし方のアドバイス付きで、上昇志向のビジネスマンに人気です。
クオバディス
フランス・マルセイユ生まれのダイアリーブランド。バーチカル式の元祖、アジェンダプランニングダイアリーのフォーマットは、誕生から半世紀以上経つ今も世界中で愛されています。
MARK’S(マークス)
日本発のスタイリッシュなステーショナリーブランド。可愛いデザインと機能性を両立した、女性にもおすすめのビジネス手帳を豊富に揃えています。
ダ・ヴィンチ
老舗の文具メーカー「レイメイ藤井」が手掛けるシステム手帳の中でも、特に人気のシリーズ。リーズなブルな価格のものから、上質な牛革を使った手帳まで、幅広く種類を揃えています。

ビジネス手帳を使いこなすための、基本テクニック3ヶ条

ビジネス手帳はただ漫然と書き連ねているだけだと、雑然として読みづらく、結局書いても開かないという結果になりかねません。

手帳を使いこなすには、見やすくするための工夫が必要になります。以下にアイディアをまとめましたので、参考にしてください。

マンスリーとウィークリーをうまく使い分けよう!

ビジネス手帳はだいたい、マンスリーとウィークリーなど、2つ以上のフォーマットが入っていることが多いと思います。どちらか一方だけでなく、2つをうまく使い分けるようにすると、情報が整理されやすくなります。

例えば、マンスリーには「○○社プレゼン」など大まかな予定だけ書いておき、時間や場所など詳しいことはウィークリーに記入しておくと、マンスリーのマスがごちゃごちゃすることなく、見やすくなりますよ。

ペンを色分けして、すっきりと見やすく!

手帳のマスの中に全部黒で書いてしまうと、たくさん書き込んだ時に読みづらく、大切な情報を見落としてしまいかねません。

特に重要度が高い情報は赤、日頃のルーティーンのスケジュールは緑、その他は黒など、色分けして記入するとすっきり見やすくなります。

同じ理由で、重要度の高い情報には蛍光ペンでマーキングするという方法もあります。いずれにせよ、自分でルールを決めて情報を整理するとよいでしょう。

付箋を活用して、より使いやすく!

さらに細かく情報を整理したいなら、付箋を活用する方法もあります。手帳に直接書き込んだ場合は消すことができませんが、付箋の場合は剥がせるのがいいところ。

例えば、やらなければいけないことを1つずつ付箋に書いて貼っておき、済ませたら剥がすという使い方もできます。色も種類が豊富ですので、緊急度によって色分けするなどすると、さらに見やすくなりますよ。

ビジネス手帳を使いこなして、スマートなオフィスライフを!

いかがでしたか?最近は何でも電子化の世の中ですが、仕事の効率を高める上では、アナログの手帳も利点が多いのではないでしょうか。

よく机の上が片付いている人は仕事ができると言いますが、手帳をうまく使いこなせている人も、仕事ができる人が多いように筆者は思います。

というのも、結局仕事の能力って、いかに効率的に仕事をこなせるかにかかってくることが多いからです。仕事の優先度を決めるなど、情報処理能力が高い人は、たいてい無駄な労力を使わず、効率よく仕事を進めることができています。

手帳に書き記すことは、必要な情報をピックアップし、情報を整理するいい訓練になります。ぜひ手帳を使いこなして、できるビジネスパーソンを目指してくださいね。

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