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忘年会の幹事を任されたら?成功させるためのポイントとは?

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年末の会社の一大イベントといえば、忘年会。中には幹事を任される人もいるのではないでしょうか。しかし、気のおけない友人同士とは違い、会社の忘年会となると、色々と気を遣うことも多いと思います。

お店の選定や当日の進行、案内メールや席順など、慣れないとどうすればいいか分からないことも多いのでは?

今回は忘年会の幹事を任された人のために、お店選びから当日の流れまで、気を付けるべきことをご紹介します。

日程の設定は、キーパーソンの予定を優先して調整

忘年会は部署単位など大人数が参加することが多いもの。できるだけ皆の予定を合わせるためには、1ケ月以上前からスケジュールの調整を始める必要があります。
まずは社長や役員、部長や直属の上司など、当日絶対に出席してほしいキーパーソンの予定を聞き、候補日を絞り込みます。その上で他の人の予定も聞き、できるだけ多くの人数が参加できる日に設定しましょう。

お店選びは参加者の年代や男女比を参考に。下見も忘れずに!

幹事として手腕を問われるのがお店選び。お店の雰囲気や料理の味で忘年会の成功が左右されるため、神経を使いますよね。
お店選びの基準として参考になるのが、参加者の年代や男女比。年配の人が多いなら洋食より和食が好まれるでしょう。また、男性が多い場合はボリュームが多いものが、女性が多ければヘルシーでおしゃれな食事が好まれる傾向にあります。

お店選びの際は、必ず下見をするようにしましょう。人数が多い場合は座敷のあるなしも重要なポイントになってきます。個室の有無や駅からの距離、お店の雰囲気や店員の接客態度、料理など事前に確認しておくと当日のシュミレーションがしやすいですね。

料理のコースは飲み放題で4,500円~6,000円が一般的

お店が決まれば、次は料理です。人数が多い場合は、コース料理を事前に人数分予約しておきましょう。価格は参加者の年代や懐事情にもよりますが、飲み放題で4,500円~6,000円が一般的です。
あまり高すぎても負担になりますし、逆に安すぎて料理がお粗末でも、上司が満足できないものになってしまいます。冬は鍋のコースが人気ですが、中には直箸を鍋に入れる人がいたり、女性が取り分けないといけない雰囲気になったりするので、参加者の面子を見て考慮した方がよさそうです。

また、事前に参加者のアレルギーが分かっている場合は、お店に伝えてその食材を避けてもらうようにしましょう。

飲み物は飲み放題が多いかと思いますが、品ぞろえは店それぞれで違います。キーパーソンがワインや日本酒が好きな場合は、それらが入っているかチェックしておいた方がいいでしょう。

会費の集金は事前がスムーズ。釣銭の準備も忘れずに

参加者が大人数になる場合、宴会終了後に会費を集めると時間がかかりますし、皆が酔っている中バタバタするとトラブルにもなりかねません。
できれば会費は当日までか、当日店に着いて宴会が始まる前に集めておくとスムーズです。大きいお金しか持っていない人のために釣銭を準備しておくとよいでしょう。

もし釣銭が準備できない場合は、事前に金額を知らせ、釣銭がないようにと一言付け加えておくとよいでしょう。

案内メールは日時、場所、費用などをもれなく記載

日時とお店が決まれば、参加者にメールや社内回覧板などで詳細を通知します。
文面には日時、お店の名前、場所、費用、集金の方法(いつ集金するのか、お釣りの有無など)、幹事の名前と連絡先をもれなく記載してください。お店の地図や当日の会の内容(ゲームや出し物など)を書いておくとさらに丁寧です。

決定日時をメールで初めて知らせる場合は、念のためあらためて出欠を取り、最終的な人数を確認します。また、もし後でキャンセルする場合、いつまでならばOKなのかといったことも記載しておいてください。

大人数の場合は、どうしても全員都合のいい日を決めることは難しく、中には参加できなくなった人もいるでしょう。その人たちに配慮して、一番多くの人が参加できる日に合わせたこと、全員の希望に添えなくて申し訳ない旨など、一言書き添えておくと印象がよくなります。

会社の忘年会の一般的な進行とはどんなもの?

会社の忘年会は挨拶や余興などがあるのが、仲間内の飲み会とは違うところ。内容は会社により様々ですが、進行の一般的な流れは以下の通りです。

  • 開会宣言(幹事)
  • 初めの挨拶(一番上位の人)
  • 来賓の挨拶(取引先のゲストなどを呼んでいる場合)
  • ご厚志の紹介(会費のほかに、上司などから支援金をいただいている場合は、さりげなく紹介)
  • 乾杯の挨拶(三番目に上位の人)
  • 食事と歓談
  • 余興や参加者の一言スピーチ
  • 締めの挨拶(二番目に上位の人)
  • 閉会宣言(幹事)

以上が一般的な流れですが、少人数の部署や会社だと来賓がいない場合もありますし、挨拶をする立場が上記の通り決まっているわけでもありません。初めの挨拶を飛ばして、一番上位の人がいきなり乾杯の挨拶をする場合もあるでしょう。
ほかに年間MVPの表彰など、会社や部署によって恒例の進行もありますので、幹事が初めての場合は、昨年の幹事に進行で注意する点を聞いておくようにしましょう。

開始と締めの挨拶は通常幹事が行いますが、長い挨拶は嫌われますので、3分以内に収めるようにしましょう。

忘年会を成功させるために!幹事が気を付けるべきこととは?

では、忘年会を皆が楽しく過ごすために、幹事はどのようなことを心がければよいのでしょうか。以下にまとめました。

忘年会といえども席順は重要!上座と下座を把握しておこう!

忘年会は無礼講で!とよく言いますが、飲みの席とはいえ席順に配慮するのは大切なビジネスマナーです。事前にお店の下見を行い、上座と下座を把握して、席順を頭に描いておくといいですね。
上司が座る上座は、入口から入って一番奥の席になります。奥に3つ以上席がある場合は、一番中央が上座、その両隣に二番目、三番目の人が座ることになります。

対して、下座は入口に一番近い席になります。幹事は通常一番下座に座ります。

当日、準備などでバタバタして案内が難しそうなら、事前に座席表を作ったり、席に名札を置いておくなどしてもいいかもしれません。会社によってはそこまで厳密ではなく、当日にマナーとして上司に上座をすすめる程度のところもあります。

挨拶をしてほしい人には、事前にお願いしておく

会で挨拶をしてほしい来賓や上司の方には、事前にその旨を伝えておくようにしましょう。当日になっていきなり挨拶してくださいと頼むのは失礼です。
ただし、途中の一言スピーチ程度なら、そこまで厳密でなくてもいいかもしれません。

開始20分前には、お店に入っておくこと

当日、参加者が先に着いて座っているようではいけません。開始20分前ぐらいにはお店に入って、参加者を迎える準備を整えておきましょう。

余興で使うものの準備や、乾杯の際のお酒を注ぐタイミングなど、お店の人と打ち合わせることなどがあれば、この時間にしておくといいですね。

忘年会の時間は2時間~2時間半がベスト!

一次会はあまり長くなっても場がだらけてしまいます。挨拶や余興など盛りだくさんの内容で、2時間から2時間半に収めるのがベストです。まだ楽しみ足りない人もいると思いますので、散会後は有志の二次会を設定しましょう。

忘年会で盛り上がる、鉄板の余興やゲームはこれ!

忘年会で一番盛り上がるのは、やはり余興の時間。余興が成功するか否かに、忘年会の命運がかかっていると言っても過言ではなく、幹事の力量が試されるところです。
では、忘年会ではどんな余興が盛り上がるのでしょうか。以下にまとめました。

ゲーム
誰でもルールを知っていて、皆で参加できるゲームが盛り上がります。定番はビンゴやじゃんけんゲーム、ジェスチャーゲームなど。商品券や食事券といった景品を出すと、さらに盛り上がること間違いなしです。
クイズ
○×クイズといったオーソドックスなものもいいですが、社内カルトクイズなど、会社がらみのクイズも盛り上がりそうです。こちらも勝者に景品を出すと喜ばれるでしょう。
カラオケやダンス
少し前なら恋ダンス、ダンシングヒーローなど、その年に流行った振り付きの歌を歌うと盛り上がりますね。歌やダンスが得意な人が参加者の中に一人はいると思いますので、事前にお願いしておくのもいいでしょう。一人だと恥ずかしい場合は、グループでお願いしてもいいですね。
マジック
技術が必要になりますが、上手くできれば盛り上がります。最近は100均などでも宴会用のマジックグッズが売られていますので、そうしたものを使えば手軽にマジックをすることができます。ただ、練習や道具の準備が必要ですので、披露してほしい人には時間の余裕を持って事前にお願いしておきましょう。
その年流行った芸人のネタ
記憶に新しいところだとアキラ100%やブルゾンちえみなど、毎年流行る芸人のネタというのはありますよね。誰もが知っているネタを披露すると盛り上がることでしょう。こちらも練習や道具の準備が必要になりますので、時期的に余裕を持ってお願いするようにしましょう。

会計は会が終わる15分前には済ませておく

締めの挨拶が終わってから会計では、段取りが悪く皆を待たせることになってしまいます。会が終わる15分ほど前にはこっそり席を立ち、レジで会計を済ませておくようにしましょう。

お店を去る時は、忘れ物などがないかしっかりチェック

会計が終わり、閉会宣言をしたら会はお開きになりますが、お店を去る前にいま一度忘れ物がないか確認するようにしましょう。

また、来賓や上司でタクシーで帰る人がいる場合は、事前にルートを聞いておき、予約しておくとよいでしょう。当日だとなかなかつかまらない場合もあります。

会が終わっても、まだ飲み足りない人もいると思いますので、店を出たら希望者をすみやかに二次会に誘導しましょう。
これらのことを一人で並行して行うのが難しい場合は、同僚などに協力してもらい、分担して進めましょう。

二次会の場所は事前におさえておこう

忘年会の時期は、二次会にぴったりの場所は予約が埋まっていることが多いもの。寒い中お店を探して上司を連れ回すのは、段取りが悪いと思われても仕方がありません。
二次会の場所は事前に予約をするなどしておさえておくのが鉄則です。カラオケやバーなどが一般的ですが、上司や先輩と相談して決めるといいでしょう。一次会の出欠と同時に、二次会の参加の有無も聞いておくといいですね。

忘年会の幹事は腕の見せどころ!評価アップのチャンスも!

いかがでしたか?忘年会の幹事なんて気を遣うし面倒だと思うかもしれませんが、もし忘年会が盛り上がった暁には、上司や同僚からのあなたの評価も上がります。

企画力や段取りを組む力が問われるのは、仕事と同じ。あなたの腕の見せどころです。皆が楽しんで盛り上がれる忘年会にできるよう、しっかり心を配ってくださいね。

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