営業事務とはどんな仕事?業務内容や一般事務との違いを知りたい

一口に事務職といっても色々な種類があります。その中で営業事務という仕事がありますが、この仕事は一般事務とどのような違いがあるのかご存知ですか?

ひと言でいうと営業職のサポート役のような仕事です。

具体的にはどのような仕事をするのか、一般事務の仕事とどう違うのか、資格は必要なのかなど、営業事務という仕事について詳しくご紹介します。

今後営業事務に応募してみたいと考えている方の参考になれば幸いです。


営業事務とは?一般事務との仕事の違い

事務職と一口にいっても色々な種類があります。営業事務もその一つです。

お客様のところを回る営業職をサポートする仕事ですが、書類を作るだけでなく、電話やメールでお客様対応をするなど、仕事は多岐に渡ります。

具体的にどのような仕事をするのか見てみましょう。

営業担当者をサポート

営業担当者がお客様のところに行って説明する時に話がしやすいように見やすい書類を作れるセンスが必要ですね。

この業務は誰の担当か、この人にはこの資料を用意しないと、など営業担当によって今何が必要なのかということを常に把握していないといけません。

また、例えば業界の最新ニュースをまとめて営業チームに情報提供するなど、チームの一員として売上にどう貢献していくかということを考える必要もあります。

直接ものを売りにいくわけではありませんが、チームの縁の下の力持ちとして、営業担当者をサポートします。

営業関係の書類を作る

営業に関わる書類といいますと、

  • 契約書
  • 発注書、注文書
  • 納品書
  • 受領書
  • 請求書

などがあります。これらの書類を迅速に作ることが求められます。

ものを売るということは、お客様と契約し、注文を受け、お金を払ってもらって初めて利益になりますよね。

売るまでの仕事は営業担当の人ががんばって話をしてくるわけですが、いったん売ることが決まったら後は粛々とその手続きを進めることが必要になります。

そのための書類作りを営業事務が行うのです。

紙ベースではなく電子媒体で手続きを行っているところも増えていますが、それも営業事務の人が作成をします。

顧客対応も大事な仕事

ビジネスは一度買ってもらったら終わり、ではないですよね。

ものを売るということは、その後に問い合わせがくることもありますし、営業の人あてに連絡がくることもあるでしょう。

その顧客対応も大事な仕事です。

外回りをしていることが多い営業担当者にスムーズに連絡を取り次いだり、もしくは簡単なことであれば、自分が答える場合もあります。

どうすることが一番いいのかということをその場で判断する力も必要とされますね。

問い合わせだけでなくクレームに対応する場合もあるので、真摯に話を聞くことが出来る人柄であることも求められます。

書類の整理や管理

営業に関わる書類を整理し、適宜ファイリングするなど書類の管理も大事な仕事です。

地味な仕事ではありますが、これができているからこそ「これを確認したい」と思った時に必要な書類が出てくるわけで、資料を使う人の立場に立って考えられることも必要ですね。

その他、営業に関わる雑務は全て担当

営業に関わる事務仕事は全て営業事務の担当だと思った方がいいでしょう。

  • 営業会議の資料の準備
  • 顧客情報の登録、管理
  • 納期の調整
  • データの入力、集計
  • 在庫の管理、発注作業

今これをやろうと思っていたのに、「急ぎでこれやって!」なんて頼まれることも多々ありますから、タスクを管理する能力に長けていないとあたふたしてしまいそうです。

仕事は営業担当者次第なところも

仕事のスケジュールはどうなっているでしょうか。残業が多いのか、土日は休めるのかなど、気になることが多いですよね。

営業事務の仕事の忙しさは、営業担当者次第というところもあります。

営業の人が大きな取引をまとめてきたときなどは突発的に残業が発生する可能性は十分にありますし、日中は顧客対応に終われて生類仕事ができなかった、なんて日もあるでしょう。

自分だけで仕事の量をコントロールしづらいので、次々飛び込んでくる仕事をテキパキさばく臨機応変さが必要だとも言えます。

土日は休みの場合が多いようですが、土日も営業している会社の場合はシフト制になっていることも。

転職を考えるなら、事前にリサーチが必要ですね。

時給はやや高め

時給は、一般事務と比べるとやや高めの傾向にあります。

1,400〜1,500円くらいですが、パソコンにスキルをアピールできるか、営業職の経験もあるかなど、プラスαの要素によって変わってきそうです。

営業事務になるにはどうすればいいか。資格は?

営業事務にチャレンジしたい!と思った場合、資格などは必要なのか、どうすれば営業事務職につけるのでしょうか。

営業事務は何か資格が必要?

営業事務職につくために、特別な資格はいりません。実際、「未経験可」として採用の募集をかけているところもたくさんあります。

とはいえ、パソコンのスキルは必須です。

ワードやエクセルの技術の高さを証明するMOS検定をとっておくとアピール材料になりますね。

営業事務は短時間でさくさくと資料を作れる能力が必要なので、パソコンの技術を証明できる資格は役に立ちます。

また、直接の書類仕事とは関係ありませんが、秘書検定などを持っていると、顧客対応がスムーズにできるというアピールになります。

気配りできることは必須

営業事務は、書類を的確に作成する能力だけでなく、

  • 営業担当者とのコミュニケーション
  • 次々に飛び込んでくる仕事の優先順位をつけること
  • 顧客対応(電話、メールなど)

など、社内だけでなく社外の人ともやり取りが発生します。

営業チームのサポートをするには、臨機応変に対応できる細やかさと、様々な人とコミュニケーションを取ることが必須。

ですから、周りに気配りできる人でないと務まらないでしょう。

今後はAIに取って代わられないような努力も必要

今後、AI(人工知能)が発達し、今ある仕事の半分はなくなるとも言われています。

営業事務とて、例外ではありません。すでに営業アシスタントを自動化するというサービスを提供している会社もあるくらいです。

ですから、これから営業事務としてキャリアを積んで生き残ろうと思うのならば、「自分にしかできない仕事は何か?」ということを考えていかなくてはいけないでしょう。

営業事務の将来性

営業事務が全て機械化されるとは思いませんが、今より数が減っていくことはたしかです。

5年後、10年後でも生き残るためには、

  • 営業事務兼秘書もできる
  • 商品やサービスの企画も出せる
  • 新入社員にビジネスマナーも研修もできる
  • 英語などの語学が堪能

など、書類作り以外の仕事がどれだけこなせるか、というところにかかっていると思います。

この人、色々なことができるから助かるなと思ってもらえたら、大事なチームの戦力ですよね。

多方面の仕事が出来るので、そこから営業職や企画部門への転職を果たす人もいます。

語学ができれば、英文事務へも仕事を広げていけますよね。

営業事務にとどまらず、将来性を自分で広げていけるのも、この仕事のメリットでしょう。

営業事務でビジネスパーソンとしての力を蓄えよう

営業事務は「ものを売っている人」の近くで仕事が出来るので、一般事務と比べるとビジネス感覚を磨ける仕事でもあります。

パソコンのスキルも上がりますし、コミュニケーション力も高まる素晴らしい仕事だと思います。

営業チームをサポートし、人の役に立っているという実感も持てる仕事なので、仕事にやりがいを求める人にも向いていますね。

やる気さえあれば未経験でもチャレンジできますから、興味のある方は是非応募してみてください。

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