メリットたくさん!?秘書検定は多くの職業で活きるスキル

就職や転職をする時、少しでも多く資格を持っている方が有利と言われています。

しかし、資格には様々なものがあり、実際に仕事に結びつくのか分からないものもあります。

そんな数多い資格の中で、持っている人は多いけれど本当に役立つのか分からないという資格が「秘書検定」です。

秘書検定を持っていても、就職や転職時に履歴書には記入しないという人も時々見かけます。

秘書検定は、普通に就職や転職する時に有利になるような資格なのでしょうか。

また、秘書検定を持っていることでメリットと感じられることや、実際に仕事で秘書検定が活かされたことなど、実体験を交えて紹介します。


知らなかった!?秘書検定は秘書になるためだけが目的の資格ではない

秘書検定というと、秘書になる人が取得する資格と思われています。

そのため、秘書になるわけではないから、この資格は必要ないと思われているところもあります。

しかし、秘書検定は秘書になりたい人だけが取得する資格ではありません。

秘書検定とは、いったいどういったものなのでしょうか。

秘書検定は秘書に必要な知識や技能を検定する資格

そもそも秘書検定とはどういうものなのでしょうか?

秘書検定とは名前の通り、秘書として必要なマナーや技能、知識を検定する資格です。

秘書になるためには、最低限知っておかないといけないものを学びます。

その他、秘書以外でも使える次のようなものに関する知識などについても問われます。

  • ビジネスマナー、ビジネス文書
  • 敬語の使い方や電話対応
  • 名刺整理や書類のファイリング機能
  • 接客対応、マナー

上記のようなものは、仕事でもでも使うため学生時代に取得する人も多くいます。

合格率は2・3級に関しては60%程度、準1級・1級は40%程度になります。

また、秘書検定は級によって、必要な技術も違ってきます。

3級
1番基礎的な知識が問われる。敬語やビジネス文書などの知識が必要となります。
基本的な知識が必要な級のため、高校生などが受験することが多い級でもあります。
2級
接客対応や電話対応など、この場面ではこういった対応が必要という応用が必要となります。また、秘書としていかに効率よく仕事をするかなども必要となります。
専門学校や大学で受験することが多いです。また、就職前に資格を取得するという人もいます。
準1級
判断力や対応力など、上司などから相談をされた時にどうすればいいかなど、さらに実用的な技術力が必要な級です。
2・3級と違い、筆記試験以外に二次試験では面接もあるので、喋り方などをチェックされます。
面接を受けて合格が発表されるため、準1級以上の秘書検定を持っていると、かなり注目をされます。
1級
職場のマナーだけではなく、上司などをサポートして仕事をいかにこなすことができるのかといった技術力が必要とされます。
そのため、本当に秘書になりたい人などは1級までを取得している人が多いようです。

2・3級は、本を購入して自分で勉強することもできます。そして、自分で受験をすれば資格取得もできます。

準1級や1級はある程度社会経験がある人や、専門学校や大学でビジネスマナーを学んだ人が受けています。

秘書検定は持っていても意味がない?そう言われている理由

人によっては、秘書検定を持っていても意味がないし就職や転職に有利に働くことはないと言っています。それは本当なのでしょうか?

秘書検定を持っているからといって、必ず秘書になれるかというとそうではありません。

また、秘書検定を持っているから人間として出来ているという保証がされているわけでもありません。

そういう面だけを見ると、秘書検定を持っていても意味がありません。

しかし、実際就職や転職をする時は、「この資格を持っているということは、最低限このマナーや仕事はこなせるだろう」というところも見られます。

秘書検定は、ビジネスマナーなども踏まえた資格です。そのため、秘書検定を持っていると最低限のビジネスマナーは備えていると相手は把握します。

一部の職業では、秘書検定にあるビジネスマナーが必要ないところもあります。しかし、持っていて意味がないという資格ではありません。

就職や転職に有利!?秘書検定を持っていることで得られるメリット

上記にも記載しましたが、秘書検定は就職や転職に有利と言っている人もいれば、全く必要ないと言っている人もいます。

会社や職種によっては、秘書検定は全く必要のないところもあります。

しかし、電話を使ったり書類を作成したりする仕事をする場合は、秘書検定を持っていると役立つことはたくさんあります。

秘書検定を持っていると得られるメリットには、次のようなものがあります。

その1.社会人として必要なマナーを身に着けることができる

秘書検定で1番のメリットは、社会人として必要なマナーを身に着けることができるということです。

特に、敬語に関しては上手に使えているようで間違った使い方をしている人がいます。

秘書検定では敬語(丁寧語・謙譲語など)の使い分けも学ぶため、社会人として正しい敬語を使えるようになるのはメリットとなります。

また、会社での立ち振る舞いなども学ぶことができるので、どういう態度が上司や先輩に失礼に当たるのかなども分かります。

「敬語なんて働いているうちに慣れてくる」という人もいますが、急に何かを頼まれた時など、ちゃんとした敬語を知らないと間違った言い方をしたり、ついため口になったりしてしまうこともあるのでとても重要です。

また、言葉遣いが悪いと、「この人に仕事を頼んでも大丈夫なんだろうか」と相手を不安にさせてしまうこともあります。

その2.会社に好印象を与えキャリアアップに繋がることもある

秘書検定を持っていると、社会人としてのマナーを身に着けているため、会社に好印象を与えます。

それ以外にも、次のようなことに注目をされます。

  • 判断力
  • 対応力

特に、判断力などは重要視されます。

万が一、何か失敗をした時に「どうにかなるだろう」と誤魔化してしまうと、会社に損害を与えることもあります。

ここで、社会人としての正しい判断力を持っていると、「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」といった行動に瞬時に移ることができます。

正しい判断力や対応力を持っていると、こういんしょうだけではなくキャリアアップにも繋がります。

その3.文書作成や電話対応といった仕事に必要な技術が身に付く

就職すると、自分がしたい仕事だけをするというわけではありません。そこに文書作成や電話対応、メール作成といったものが含まれてきます。

最近では、メールやSNSで済ませる人が多いせいか、電話対応や文書を書くことができないという人も増えています。

また、メールも友達同士で送っているようなメールは仕事では使うことができません。

正しいビジネス文書を作れたり、電話対応ができると会社としても印象が良くなります。

また、秘書検定には書類のまとめ方や郵便についても学ぶことがあります。

こういった仕事ですぐにつかえるような技術力を身に着けることができるのが秘書検定です。

その資格を持っていると、就職に有利と言ってもおかしくはありません。

その4.冠婚葬祭などのマナーを身に着けることができる

職場で冠婚葬祭のマナーはあまり必要ないように感じますが、冠婚葬祭に全く出席しないということはありません。

特に、職場の人の冠婚葬祭に参列する場合は、マナーができていないとイメージが悪くなります。

その他、急に冠婚葬祭の出席を依頼された時もマナーを知っている人と知らない人では、知っている人に頼みたくなります。

【実体験】秘書だけじゃない!就職時に秘書検定が活かされた

秘書検定を持っているから仕事が有利になると言われても、どういうところで実際に活かされたか分からないということもあります。

筆者も秘書検定を持っていますが、当初はあまり役立っていないのでは?と思うこともありました。

しかし、働き始めて上司に「やっぱり秘書検定持っていると違う」と言われたことがいくつかありました。

ここでは、実体験を踏まえて、実際に秘書検定が仕事で活かされた例を紹介します。

その1.お客様に送る手紙の文面を作成するのを任される

秘書検定を持っていて、1番役立ったと感じたのは文書を作成する時です。

取引先の会社やお客様に送る手紙を作る時、書き方や使う文言など慎重に選ぶ必要があります。

手紙を書く習慣がないと文面を考えるのも大変ですし、構成を考えるのが意外に大変です。

秘書検定の試験の中には、ビジネス文書に関するものもあります。そのため、お客様に送る文手紙の構成は、それを基にすると問題なく作成することができます。

また、ビジネス文書の知識があるため、上司などにも文書作りを頼まれることも多々ありました。

その2.電話対応の方法や敬語を知っているため電話対応を依頼される

秘書検定には、電話応対や敬語の使い方なども出てきます。

敬語といっても、文字に起こすものだけでなく、電話ではこういった敬語を使って対応するのが適切というものも秘書検定では問われます。

そのため、取引先への電話をお願いされることもありました。

マニュアル的ではなく、聞かれたことに即座に対応できるというのは、仕事をしていく上で欠かせないスキルなので秘書検定を持っていると重宝されます。

その3.書類や名刺のファイリングを依頼される

秘書検定では、書類のまとめ方なども問われる問題があります。

書類をまとめる時、何気なくファイリングやステープラでまとめていますが、ステープラを打つところやファイリングの仕方で仕事がしにくくなることもあります。

  • どうしたら書類を見やすくできるか
  • 名刺はどういったまとめ方をした方が確認しやすいか

こういったものも秘書検定を取得する際に勉強するので、就職した時にはかなり重宝されました。

秘書検定はいらない資格ではない!持っていれば役立つことはたくさんある

ネットなどを見ると、秘書検定は就職や転職にはいらない資格なので取得する必要はないと言われています。

しかし、秘書検定はビジネスに必要なマナーや文書作成、電話対応など仕事で活かせるものをたくさん学んでいないと取得できます。

必ず持っていないと就職に影響が出るという資格ではありません。

しかし、持っていると「この人は文書作成もできるのか」「敬語もしっかりできるのか」と目に留まります。

秘書検定は秘書になるためだけに必要な資格ではありません。

もし、就職や転職をする時に秘書検定を取得するか悩んでいる人は、1度勉強をしてみてください。

「こんなこと知らなかった」というものも出てきます。また、それは働く上で必要な知識でもあります。

気になる人は躊躇せず、資格を取ってみましょう。就職や転職に有利にならなくても、自分が仕事をする上では必要なことばかりなので損はしませんよ。

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