秘書になるにはどんなことをすればいい?必要な準備や資格まとめ

秘書になるにはどのような資格が必要なのか、どんな準備をしておけば秘書として採用されるのでしょうか。

秘書の仕事は多岐に渡り、スケジュール調整などはもちろんのこと、来客の対応や文書の作成、情報の収集など臨機応変に対応する力が必要です。

ビジネスマナーなどももちろん身につけておく必要がありますよね。

憧れの秘書になるにはどうすればいいのか、秘書として求められる資質や仕事の内容についてまとめました。


あなたは秘書にむいている?秘書になるための適性

秘書になるには、一般事務の仕事とはまた違った適性を求められます。上司との関係をいかに良好に保つか、

細かい気遣いができるか

上司の仕事のやり方を把握するのは当たり前で、プライベートに関わることでも指示されることがあるかもしれません。

そんな場合に、相手の気持ちを察し、細やかな気遣いができるかどうかは非常に重要な秘書の要素です。

先回りをして動けるか

上司に指示をされてから動くようでは秘書は務まりません。

今何が必要なのか、それを判断し、指示される前に自分から動けるくらいの先回りの良さが求められます。

機転が利くこと

仕事にトラブルはつきものです。急なスケジュール変更などは日常茶飯事なので、次に自分が何をすべきか瞬時に判断して動けないと困りますね。

予定外のことが起きた時に、指示されなくても自分で対応するか、上司に指示を仰ぐべきかの判断能力も必要です。

コミュニケーション能力が高いか

上司との信頼関係を築くことはもちろん大切ですし、社内、社外の人とやり取りすることが多いので、コミュニケーション能力は必須です。

仕事に優先順位がつけられるか

秘書の仕事は雑務も含めて多岐に渡ります。それが一つ一つ順番にやってくるわけではなくて、一度にくることもあります。

そんな時に、今何をすることが必要なのか優先順位をつけ、臨機応変に対応できる能力が必要です。

几帳面であるか

書類の整理などの雑務も秘書の仕事には含まれます。一見地味なこれらの仕事もきっちりと的確にこなせる几帳面さも求められます。

おおざっぱな性格だと秘書はむいていないかもしれないですね。

口が軽くないか

秘書に限らずかも知れませんが、会社であったことを食事の席で気軽に友達に話してしまうようでは秘書は務まりません。

秘書には守秘義務が求められますし、仕事に関することは一切口外してはならないのです。

あなたが外でうっかり話したことが会社の事業に関わる重要な情報だった場合、会社に損害を与えてしまう可能性もあるので、口が硬いことは秘書として必須の素質です。

自己管理が出来る人

秘書は自分の都合では休みづらい仕事です。

上司の重要な会議がある日に風邪を引いて休むということがあっては困るわけで、日頃から体調管理などの自己管理の徹底が求められます。

常に身だしなみに気をつける

秘書として重要な会議に同席したり、大きなパーティーに出席する機会などもあります。

役員の秘書にふさわしい、清潔感のある身だしなみが常に求められます。

パーティーに行くとなると、場合によってはいつものビジネススーツでは適さない場合もあるので、服装のセンスなども必要かもしれません。

秘書になるために必要な資格や勉強にはどのようなものがあるか

秘書になるためには、具体的にどのような勉強をすれば良いのでしょうか。

資格もありますが、今のところ公的な資格はなく、いずれも民間資格なので誰でも受験が可能です。

秘書技能検定試験

実務技能検定協会が認定している資格です。3級〜1級まであります。

  • 3級:主に高校生が受験する。基本的な社会人としての知識が問われる
  • 2級:大学生の受験が多い。仕事の仕方なども問われる
  • 準1級:面接試験あり。大学生とともに社会人も受験。中堅秘書を目指す方に
  • 1級:現役秘書も受験する。面接試験あり。高いサポート力を問われる

秘書として本格的に仕事をしたいなら、準1級以上を目指したいところです。

CBS(国際秘書)検定

日本秘書協会が認定している資格です。外資系企業で仕事をしたい人は持っていると非常に有利になる資格です。

CBSとは「Certified Bilingual Secretary」の略です。

級ではなく、プライマリーとファイナルという区分があります。

  • プライマリー:ビジネス実務、ビジネス英語(筆記)
  • ファイナル:プライマリー合格者が受験可能。オフィス業務管理、経営管理、英語による面接

英語力を活かして秘書の仕事がしたいという人は取得しておくと良いと思います。

ビジネス実務マナー検定

実務技能検定協会が認定している資格です。3級〜1級まであります。1級は筆記試験に合格後、面接があります。

ビジネスの場で適切な行動が出来るか、人間関係を円滑にしていくことが出来るかなどに知識に加え、話し方を理解できているかなど、多岐にわたって出題されます。

一通りの電話対応や対人スキルを身につけているというアピールが出来るでしょう。

TOEICスコア

語学力を活かしたい、外資系の企業で秘書として働きたいという場合は、TOEICで高いスコアをとっておけば、それもアピールポイントになります。

どのくらいのスコアが必要かは企業によって違ってきますが、秘書として海外の企業とのやり取りをするなら、700〜800点くらいは欲しいところです。

MOS検定

MOS検定とは、「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の略で、

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint

などを使いこなすパソコンスキルを認定する試験です。

持っていなくてももちろんパソコンが使えれば良いのですが、国際資格なので持っているとパソコンスキルのアピールにはなります。

日商簿記検定

商工会議所が実施している検定試験です。簿記検定は4級〜1級まであります。

直接秘書の仕事に関わる仕事というよりも社会人として持っていると有利な資格です。

財務諸表を見ることができますし、経理関係の書類の作成などが出来るようになりますから、秘書を目指す人は経理事務もできる3級を持っているといいでしょう。

学歴よりもスキル、経験が重要

ビジネスマナーと学歴は関係ないので、他の仕事ほど学歴が重視されない仕事だと思います。

それよりも、

  • ビジネススキル
  • 経験
  • 人柄

が重視されます。

一般常識やビジネスマナーを身につけていることは当たり前で、それ以外にどのくらいのスキルを持っているのか、ということが重視されます。

もしも社会人経験が少ない、まだビジネススキルが足りないと思ったら、いきなり秘書として転職するのではなく、営業職や一般事務で経験を積み、秘書課を希望するというルートもあります。

事務職として仕事をしているうちに秘書検定などの資格取得をしておけば、秘書としての仕事がしたいと異動希望も出しやすくなりますよね。

ある程度の社会人経験がある人の方が有利になる

一般的に転職というと年齢が若い方が有利ですが、秘書に限ってはそうでもありません。

というのも、一般的なビジネスマナー以上ものが求められますから、新卒で出来る仕事ではないからです。

社会人経験があることはもちろんのこと、秘書経験がなくても

  • 来客対応
  • 文書作成
  • 上司のスケジュール管理
  • 情報収集

など、秘書がやるような仕事をやっていました、というのはアピールポイントになります。

資格があった方が応募する際には有利にはなりますが、これまでの社会人経験を活かしていくことはできるでしょう。

気配り上手を目指せ!秘書は縁の下の力持ち

秘書という仕事は、自分が直接誰かを指導したり、チームをまとめるということではなく、秘書としてついた人が以下に気持ちよくスムーズに仕事ができるかということを考えることが大事です。

そういった意味では、まさに会社の縁の下の力持ちですね。重役クラスが思う存分仕事が出来るのも、秘書のサポートがあってこそです。

自分が前面に出るわけではありませんが高い能力を求められる仕事ですし、非常にやりがいもあります。

秘書を目指してみたいと思っている人は、今回まとめたことを参考にぜひチャレンジしてみてください。

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