職務経歴書にホッチキスはNG!正しい応募書類のまとめ方

就活や転職では、履歴書や職務経歴書といった応募書類を多数使用します。これらの書類の中には、一枚では足りず、数ページ分の量を用意しなくてはならない場合もあります。

特に、記入する内容が多い職務経歴書は、一枚では足りない事が多いです。

数枚分の量を用意するとなると、数枚ある書類を一つにまとめなくてはなりません。このまとめる為の道具の中に、ホッチキスがあります。実はこのホッチキス、応募書類に使ってはいけない道具なのです。

今回は、職務経歴書をはじめとした応募書類にホッチキスを使ってはいけない理由を解説していきます。ホッチキスを使えない理由から、まとめる際どの様な道具を使うべきなのかまで、キッチリとまとめました。

応募書類を用意する時の、参考にして下さい。

職務経歴書にホッチキスは使えない。その理由と例外を押さえておこう

職務経歴書をはじめとした応募書類には、ホッチキスを使うのは良くないとされています。まずはホッチキスが禁止されている理由と、例外ケースを解説していきます。

ホッチキスを使えない理由

職務経歴書や履歴書をまとめる時、ホッチキスは使わない方が良いとされています。それは、贈った先の企業が応募書類を管理する時、ホッチキスで留めた書類は管理の手間を増やしてしまう為です。

応募書類にホッチキスが使ってあると、

  • 応募書類のコピーを取る時
  • 応募書類をファイリングする時

に、ホッチキスが邪魔になってしまうのです。

応募書類は面接等の試験を行う際は、採用担当者全員にコピーが配られます。このコピーを用意する時、書類がホッチキスで留められていると、ホッチキスの針を外す必要があります。

また、ホッチキスで留められた書類を外した後、ページがバラバラになり間違った状態で印刷されてしまう場合もあります。これが枚数の多い職務経歴書で起こるととても面倒です。

ホッチキスで書類が止められていると、試験準備をする採用担当者にかけなくていい迷惑をかけてしまう事になるのです。

また、応募書類の多くは保管の際ファイリングされます。このファイリング作業の時にも、ホッチキス留めが邪魔になる事があります。

実際にホッチキスで留められた書類を見てみると分かるのですが、ホッチキスで留められた部分は、針がある分膨らんでいます。このふくらみはわずかな大きさですが、それが溜まっていくとかなりのスペースを圧迫します。

ファイル内のスペースがいびつな状態になると、周りの書類にも影響が出てしまいます。それを避けるには、一々針を外してクリップ等で留め直さなくてはなりません。

ホッチキスを使う事で、採用担当者がしなくていい作業をする羽目になってしまうのです。

採用担当者はたくさん来る応募書類を管理・チェックしています。いらない手間や迷惑をかけるのはよくありません。その為、ホッチキスは応募書類に使ってはいけないとされているのです。

針なしホッチキスもNG

最近は針を使わず、書類を折り曲げたり、穴を開けたりしてホッチキス留めできるタイプのホッチキスが販売されています。これも針があるタイプ同様、使わない方がいいです。

というのも、針なしホッチキスは書類を折り曲げたり、穴を開けたりして書類を留めます。この折り曲げや穴のせいで、コピーした時の書類が汚くなる場合があるのです。

また、針なしホッチキスは針を使わない分、留める力が弱い事が多いです。郵送の時の衝撃で外れてしまう事も十分考えられます。応募先に届いた時には、書類がバラバラになっている可能性もあるのです。

針があるタイプもないタイプも、応募先の採用担当者に迷惑をかける可能性が高いです。基本的に、応募書類を留める時は別の方法で留めるようにしましょう。

ホッチキスを使っていい、例外ケース

応募書類は基本的にホッチキスを使うのはNGですが、例外もあります。企業からホッチキスを使う事が指示されている場合です。

あまり数は多くありませんが、書類をホッチキスで留めるように指示を出している企業があります。この様な企業に応募する場合は、書類をホッチキスで留めて出しましょう。

こうした指示の中には、全ての応募書類をホチキスでひとまとめにするような指示が出る場合もあります。

その様な場合は、

  1. 添え状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他、応募に必要な書類

の順番にまとめてからホッチキス留めして下さい。

ホッチキスを留める位置は、

  • 横書きの書類 → 左上
  • 縦書きの書類 → 右上

となります。間違えないようにしましょう。

因みに、留める時の角度は開きやすい45度で留めると見やすい書類になります。細かな所に気を配った書類は良い印象を与えられます。応募書類をホッチキスで留める場合は、こうした点にもちゃんと気配りをするようにしましょう。

職務経歴書はホッチキス以外の物で留めよう!おすすめグッズの紹介

職務経歴書等の応募書類をまとめる際は、ホッチキス以外の道具を使うようにしましょう。以下の2つの道具が適切な道具となります。それぞれの使い方やメリットを説明しますので、参考にして下さい。

クリップ

応募書類をまとめる時は、クリップを使うと便利です。

クリップは、

  • 書類をきっちりとまとめられる
  • 書類を外す時の手間が少ない
  • 書類を外してもきれいな状態を保てる

というメリットがあります。

クリップを使う時は、書類の左上にクリップを使うようにして下さい。その際、書類にページ番号を振っておくと、ページがバラバラになっても安心です。採用担当者もそうした部分をよく見ているので、良い印象を与える事ができます。

クリアファイル

クリップ以外の物だと、クリアファイルもおすすめです。

クリアファイルには、

  • 書類の汚損を防げる
  • 書類を取り出しやすい

といったメリットがあります。

応募書類を送るタイミングによっては、郵送の際に書類が汚れたり、折れたりする可能性が高い時もあります。クリアファイルに入れて送れば、そうした郵送時の汚損を避ける事ができます。

また、ホッチキスやクリップの様に書類を留めている訳ではありませんから、ファイルから取り出せばコピーやファイリングも簡単にできます。書類を安全に応募先に届けるだけでなく、応募先の手間を最小限に抑える効果もあるのです。

ファイルの場合、書類を留めませんから、取り出した後に順番がバラバラになってしまう可能性があります。クリップ同様、書類にページ数を振るのを忘れないようにして下さい。

職務経歴書等の応募書類は、ホッチキス以外の物で留めよう

職務経歴書等、枚数が多くなってしまう応募書類は、ホッチキスが使ってあると採用担当者の負担を増やしてしまいます。指示がない限りはクリップやファイルを使って書類をまとめるようにしましょう。

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