封筒のビジネスマナーを覚えよう!封筒の選び方から教えます


メールで仕事の資料等を渡すのが一般的になった現在でも活躍している封筒。一見するとどれも同じに見える封筒ですが、実はこれにも細かいビジネスマナーが設定されています。

このビジネスマナーを守れるかどうかで、自分や会社の評判が決まってしまう事もあるのが、封筒のビジネスマナーが持つ恐ろしい点です。

封筒のビジネスマナーは怖い側面もありますが、実際に行う手順や行動はとっても簡単な事ばかりだったりします。つまり、ちょっとの行動で自分の評価を引き上げる事もできる、とも考えられるマナーでもあるのです。

そこで、封筒のビジネスマナーを集めてみました。就職活動で封筒を扱う方や、マナーに厳しい企業や取引先と仕事をしている人は、ぜひご覧下さい。


封筒の種類にもマナーがある。内容別封筒の選び方

封筒には色や形によって使い方が違い、それによってマナーが生まれています。まずは封筒を選ぶ時点でチェックすべきマナーから解説していきます。

封筒の色について

封筒はデザインや色がたくさんありますが、ビジネスで使用する場合、

  • 白封筒
  • 茶封筒

のどちらかを使用するのが一般的です。

この封筒はそれぞれ役目が決まっており、

  • 白封筒 → 個人情報等の重要書類を送る際に使用する
  • 茶封筒 → 領収証等の重要度の低い書類を送る際に使用する

という役目がそれぞれあるのです。

封筒を選ぶ際は、送る書類によって色を選ぶ必要がある事を覚えておきましょう。

洋封筒(開け口が横長の物)を選ぶべき内容

封筒には色だけでなく開け方による違いもあります。

開け口が横側についており、横書きで住所を書く必要がある封筒は、洋封筒と呼ばれています。

洋封筒は、

  • 招待状
  • 案内状

等を送る時に使用される事が多いです。

  • お客様等を招待したい場合のDMや招待状
  • 華やかな式やイベントの案内

は、洋封筒を使いましょう。

和封筒(開け口が縦長の物)を選ぶべき内容

開け口が封筒の上辺についていて、宛名を縦書きで書く封筒は和封筒と呼ばれています。一般的に、ビジネスに関する内容の書類を送る際は、こちらの封筒を活用します。

  • ビジネスに関連した書類や手紙を送る
  • 就職活動で書類を送る

といった場合には、この和封筒のタイプを活用しましょう。

封筒のあて名書きにもマナーがある。基本マナーを覚えておこう

封筒のあて名書きには、封筒の形によって基本的なマナーが決まっています。間違えないように、このマナーも覚えておきましょう。

洋封筒の場合

洋封筒の場合、基本的に横書きで住所や宛名を記入していきます。

表面の書き方の順序としては、上から

  1. 住所
  2. 会社名
  3. 部署等があれば部署名等
  4. 肩書があればその肩書
  5. 宛名

の順で記入していきます。

宛名が真ん中になるようバランスに気を付けながら記入しましょう。

裏面には下中央か下左側に、

  1. 自分の住所
  2. 会社名
  3. 部署等があれば部署名
  4. 名前

の順に記入をして下さい。

この時、住所等を記入する時数字を書きますが、横書きの場合数字は算用数字で記入するのが一般的です。和封筒の書き方に慣れていると漢数字で書いてしまう場合がありますので、注意して下さい。

切手は右上に貼り付けます。宛名を書く時、切手を貼るスペースが無い、といった事態にならないよう気を付けましょう。

和封筒の場合

ビジネス上、洋封筒よりも触れる機会の多い和封筒は、その分宛名下記のマナーも見られています。注意して記入するようにして下さい。和封筒は縦書きで、数字は漢数字で記入するのがマナーです。

表面は右側から

  1. 住所
  2. 会社名
  3. 部署等があれば部署名
  4. 肩書きがあればその肩書
  5. 宛名

の順に記入していきます。

宛名が封筒の中央に来るよう、バランス良く記入するようにして下さい。

裏面は封筒の左側に

  1. 自分の住所
  2. 会社名
  3. 部署等があれば部署名
  4. 名前

の順に記入します。

切手は左上に貼り付けます。

履歴書等を封筒に入れて送る場合、大きい封筒を選びがちですが、封筒によっては郵便番号を記入する欄が無い場合もあります。そのような場合は右上にハイフンを入れないで記入して下さい。裏面は自分の情報の上部分に記入します。

封筒は入れ方にもマナーがある。意外と分かりにくい折り方マナー

実は、封筒に書類を入れる時にも、入れ方のマナーがあります。注目される事の少ないマナーですが、入れ方のマナーを正しく守ると封筒を開封した時取り出しやすいというメリットがあります。

このメリットを発生させるだけでも、相手に良い印象を持ってもらえる可能性が高くなります。封筒を使う機会の多い書類毎にマナーを解説しますので、封筒に手紙や書類を入れる時のマナーも、しっかり覚えておきましょう。

履歴書

履歴書の基本的な入れ方ですが、顔写真が上に来るように入れましょう。

  • 封筒の形の指定
  • 使用する履歴書用紙の指定

が特になければ、履歴書を折らずに入れられるサイズの封筒に入れるのがおすすめです。

履歴書は人事やその担当者が管理するのですが、折り目が付いているとファイル等で管理する時管理しにくくなる可能性があるのです。

  • 封筒そのもの
  • 履歴書用紙
  • 履歴書の入れ方

等に指定が無い場合は、白封筒の中から履歴書を折らずに入れられるサイズの封筒を選び、それに入れるようにしましょう。

もし、封筒や履歴書用紙等に指定があり、履歴書を折って封筒に入れなくてはならない場合は、三つ折りにして封筒に入れて下さい。この時も、開いてすぐ顔写真が見えるよう、履歴書の上部分を後に折るようにして下さい。

ビジネス文書

一番触れる機会が多いビジネス文書は、基本は履歴書と変わりません。三つ折りでも四つ折りでも、手紙や書類を開いてすぐに文章の書き出しが目に入るよう、手紙の上部分を後に折り、入れるようにして下さい。

複数の書類や手紙を送る際は、上下が逆になっている物等が混ざっていないか必ず確認しましょう。

手紙の封字について

手紙を入れ、封をする時はのりを活用します。
セロハンテープ
マスキングテープ
ホッチキス
等で封をする人もいますが、これらのやり方では郵送中に封が開いてしまう可能性が高く、ビジネスマナーでは不適切とされます。

また、封をした後は封筒の蓋と封筒に文字がまたがるように封字を記入するのがマナーです。これは封をしている事を証明する為に記入したり、押印したりするものです。

封じの一般的な例としては、

等があります。

  • 書類の送付方法に指定がある場合
  • 社内規定で決められた書類送付のルール

等によっては、封字の代わりに自分の印鑑を使う場合もあります。

この封字は和封筒では必ず書かなくてはならないのがマナーです。洋封筒では書いても書かなくても問題がない為、洋封筒を使用していると混乱してしまう場合もあります。忘れやすいマナーなので、気を付けるようにしましょう。

封筒のマナーは複雑。慌てずに内容を確認しながら手紙を作成しよう

封筒のマナーはとても複雑で、選び方から淹れかたまで細かいマナーが決められています。

マナーがたくさんあると混乱してしまったり、慌ててしまったりする人もいるかと思いますが、どれも簡単なマナーばかりです。落ち着いて対応するようにしましょう。

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