社会人である限り人事異動はつきものです。異動といっても、同じ建物内で部署を移動したり、遠方の支店や関連会社に配属になったりと、さまざまなケースが考えられます。
勤め先にもよりますが異動の辞令は突然やってくることもあります。異動の準備や場合によっては引越しなどでバタバタしていると、社内への挨拶を忘れがちになってしまうでしょう。
社内の人にはメールで異動の挨拶をしておくのが社会人としてのマナーです。そこで、社内の人に送る挨拶メールについて、書き方のコツや注意点、文例を紹介していきたいと思います。
Contents
異動の挨拶メールにマナーはある？書き方の注意点は？
社外に送るメールは文面やマナーをよくチェックしたうえで送ると思いますが、社内だとそのあたりもゆるくなりがち。
今までお世話になった方々や、今後も一緒に仕事をする人たちに対してきちんと挨拶するのが常識です。
異動挨拶のメールはなぜ必要？
異動の回数が多いとそのたびに挨拶をするのも面倒に感じますが、それも全て良好な人間関係を保つためです。
今まで一緒に仕事をしていた人が急にいなくなってしまったら、周りの人は心配すると思います。
今後もまた一緒に働く可能性のある人たちですので、スムーズに仕事を進めるためにも人間関係を良好に保つ努力が必要です。そのためにも異動の挨拶メールは欠かせないのです。
異動挨拶メールにまつわるさまざまな疑問
異動の挨拶メールを送るときに、出すタイミングやどこまでの人に挨拶をするのかなどいろいろな疑問が出てくると思います。そこで、よくある疑問について答えをみていきましょう。
- メールを出すタイミング
- いつ挨拶メールを出したらよいのか、そのタイミングに迷う人も少なくありません。基本的には辞令が発令されてから異動日前までに出すのが基本です。
しかし、あまり間際になってしまうとバタバタしてしまいますので、余裕を持って異動する日の数日前までに出しておきましょう。
異動のあいさつメールは送る人全て同じタイミングでなくても構いません。引継ぎなどで業務上早くお知らせする必要がある人には、辞令発令後にすぐにメールを送るようにします。
- メールを出す範囲について
- 大勢の人が在籍している企業の場合、どの範囲まで挨拶メールを出すかで悩むでしょう。
基本的には同じ部署の人は城址を含めて全員、業務上よくやり取りをした他部署の人や、過去の上司、親しかった人などお世話になった方には出しておくといいでしょう。
- まとめて送っていいの？
- メールでは複数の人に相手のアドレスを知らせることなくメールを送ることができるBCC機能があります。
しかし、BCCの場合、多数に送ることからどうしても内容が形式的になってしまいます。
本来、異動のあいさつは一人一人に感謝の気持ちを伝えるのが理想です。送る人に合わせて文面を変えるのが望ましいですが、時間や送る人数の関係でそれが難しいこともあるでしょう。
そのようなときは、文章を簡略化してしまって申し訳ないという内容を添えるようにします。
ただし、社内でも面識のない人は、顔見知り程度の人に送るだけならBCCを使っても構いません。
以上の点に注意しながら、挨拶メールを作成してみましょう。
異動挨拶メールの文例を参考に書き方のポイントを解説！
異動の挨拶メール文例を紹介し、注意点やポイントを合わせて紹介していきます。
異動の挨拶文例と注意点
異動の挨拶の文例を以下に紹介します。
異動のご挨拶 ①
相手の宛名
お疲れ様です。
○○部の○○です。
②
○月○日付で○○部より、○○部（移動先の部署や支店、会社名）へ異動することになりました。
○○部在籍中は、○○さん（贈る相手）さんには、データのとりまとめなどで大変お世話になり、ありがとうございました。
③
○○部でも、今まで培った経験やノウハウを生かして仕事に精進してまいります。
今後も一緒に仕事をする、会議等でお会いする機会もあるかと思いますので、これまでと同じくよろしくお願いいたします。
○○部
○○
①件名について
社内メールでも件名は必ずつけてメールを送信します。その際のタイトルは「異動の御挨拶」といったように短く簡潔にまとめるのがコツです。
②内容について
異動日と異動先の部署は必ず入れるようにします。今までお世話になった人への感謝の気持ちを表現するときは、具体的なエピソードを取り入れることで相手の心に響く文章になります。
③今後の抱負とあいさつ
今までの経験を活かし新しい部署でも頑張っていくという意気込みと、今後一緒に仕事をすることも出てくる人たちとより良い関係を築けるような内容にします。
補足
最後に直接ではなくメールで挨拶することを詫びる文面を入れましょう。また、交流がない、顔見知り程度の人にBCCで送るときは、「まとめての挨拶」を詫びる一言を入れましょう。
以上のポイントに気を付けながら、挨拶メールを作成してみましょう。
立つ鳥跡を濁さず！異動を自分の成長に！
人事異動することになると、引き継ぎなどでいろいろ忙しく周囲への挨拶を忘れがちです。
取引先など社外への挨拶が優先となり、社内への挨拶が遅れてしまうことが出てきます。
社内の人たちは今後も一緒に仕事をする可能性が高いのです。たとえ、支店や関連会社で働くことになったとしても、会議で顔を合わせたり、再び同じ場所で働いたりすることも考えられるでしょう。
仕事をすすめるときは周囲の協力が欠かせません。そのためにも職場の人たちと良好な関係を築けるよう努力することが大切です。
異動の時に適切な挨拶メールを社内に送れるようになると、社会人として成長したことを実感できるでしょう。
