別に会社に不満は無いんだけど、今とは別のところで働きたい…そう思ったこと、ありませんか？
仕事内容や人間関係、理由は色々ですが、退職を考える前に社内の別の部署に異動するという方法を考えてみてはどうでしょうか。
今の職場環境に悩みがある時、その解決策として「異動を願い出る」という方法もあります。必ずしも希望が聞き入れられるという訳ではありませんが、会社としても新たに人を雇うにはコストや手間がかかりますし、今居る人材を活用出来るのならそれに越したことはありませんので、検討してくれる可能性はあります。
一般的に異動を申し出る際には、書面で「異動願い」を提出します。必要な記入事項や希望が通りやすい理由、提出の仕方など、今回は異動願いの書き方について解説していきます。
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記入事項は？基本の「異動願い」フォーマット
それでは早速異動願いの書き方を見ていきましょう。まず、社内に規定の異動願いの書式がないか確認してみて下さい。もし会社で定められたものがあればそれに従って作成しましょう。
特に会社で決まっている書面などが無い場合は、以下のような形式で作成すると良いでしょう。
- ①日付・宛名・氏名
- 1行目右側に提出日を、2行目左側に提出先上司の氏名や「人事部長殿」などの宛名を、3行目右側に自分の所属部署および氏名を記入し捺印します。
- ②件名と主文
- 4行目中央に大きめの文字で「異動願」と件名を記載し、次の行に移動したい旨を簡潔に記載します。
- ③所属部署と所属期間
- 現在所属している部署とそこに勤めている期間を記入します。
会社によっては一つの部署に社員を長く留まらせることを避ける傾向もありますので、ここに記入した期間が判断材料の一つになることもあります。
- ④希望する異動先
- 「経営企画部」「広報部」など、異動したい部署を記入します。
- ⑤異動希望時期
- 異動したい時期を記入します。
会社の決算期や繁忙期などは避け、人事異動があるタイミングなどを狙うと良いでしょう。
遅くともここに記入した時期の１ヶ月前には異動願を提出するようにしましょう。
⑥については後述します。
受理と却下の分かれ道！？希望理由の書き方
さて、⑥の「異動を希望する理由」の書き方です。人それぞれ様々な事情があると思いますが、包み隠さず正直に書けばいいというものではありません。現在の部署や上司に対する不満など、ネガティブな理由を書くのはNG。本音はどうあれ、あくまでも前向きな理由を書くようにしましょう。
- 仕事内容に関する理由
-
- 現在の部署でやってきたこと、習得したこと
- 今後どんな事をしたいのか
この２つを盛り込んで出来るだけ具体的に書くのがポイント。
キャリアアップを目指しての希望であることや、他部署で経験を積んで会社に貢献したいという意図をアピールします。
本音が「現在の仕事内容が嫌」であったとしても、上記のような前向きに捉えられる理由を書くようにしましょう。
- 人間関係に関する理由
- 今の部署で上司や周囲の人間との折り合いが悪い場合、打ち明けたい辛い思いや憤懣もあるかも知れませんが、決して異動願いには書かないように。
- 会社の印象を悪くする
- 今の部署内の関係性が悪化する
- 自分自身の評価に影響する
…など、書面に残してもデメリットにしかならない理由のため、却下される可能性が高いのです。
この場合、表向きは前述の「仕事内容に関する理由」を装って書くようにして下さい。
パワハラ、セクハラなどの耐えがたい状況に悩んでいる場合は、書面ではなく口頭で上司や人事部などに相談してみましょう。
- 勤務地に関する理由
- 現在の勤務地に通勤するのが困難な場合は、その旨を記入します。
家庭の事情などであれば「やむを得ないこと」と判断され、受理されやすくなります。「この度家庭の事情で転居することとなり、現在の勤務地までの通勤が困難な状況となります」のように書くと良いでしょう。
家族の介護をする事になった、等の理由がある場合はそれも書いておくと考慮される可能性が高いです。
- 体調面での理由
- 体調を崩してしまい現在の仕事を続けるのが困難な場合は、個人的な理由ではありますがやむを得ないものとみなされます。
ただしこの場合は異動願いを出すまでもなく、会社の配慮で異動できる場合がありますので、まずは上司に相談してみましょう。
この時、医師の診断書などを提出出来れば話が進みやすくなるでしょう。
なるべく穏便に！異動願い提出のマナー
異動願いが書けたらいよいよ提出ですが、出し方にも気をつけたい点がありますので確認しておきましょう。基本的に異動願いの提出先は直属の上司になります。ただし、何の予兆も見せずある日突然「お願いします」と言って上司に異動願いを差し出すのはNG。
突然そんな事をされたら上司の立場からしてみれば決していい気はしないものです。されても全く嬉しくない、寧ろ不愉快な部類のサプライズはしないこと。今後も同じ会社で働くつもりなのですから、今居る部署の上司にもしっかり納得して貰った方が良いでしょう。
その為にはまず、しっかりと上司と話をすることです。いきなり異動願いを突きつけるのではなく、「ご相談したい事があります」と言って話をする時間を作ってもらいましょう。定期的に個人面談などがある場合は是非そのタイミングで前もってほのめかしておいて下さい。
そして、上司の合意を得たら異動願いを提出する、この流れが最も理想的です。ですがあまりにも関係が険悪過ぎて、どうしても直属の上司に話す事が難しい場合は、更に上の上司に相談したり、人事部に直接提出するという方法もあります。
しかしこの場合、どうしても角が立つことは避けられなくなります。今居る部署に多少の遺恨を残す事になるでしょうから、覚悟をしておく必要があります。仮に異動が受理されたとしても、社内で顔を合わせることもあるでしょうから、極力穏便に事を進めたいものです。
異動を叶える為にやっておきたいこと、気を付けること
異動願いの書き方と出し方についてご説明しました。他にも異動願いを出すにあたり気をつけておきたいことが幾つかありますので、確認しておきましょう。
普段から真面目に働く
異動願いを受け取った上司および会社の最大の判断材料…それはズバリ、日頃のあなたの仕事ぶりです。普段から真面目にしっかりと仕事をして、評価を得ておくことが何よりも大切です。「コイツは普段から頑張っているな」という印象を持たれれば、異動の希望を聞き入れてもらえる可能性も高くなるでしょう。
その為にも日頃から仕事は手を抜かず、ベストを尽くしてやりましょう。胸を張って異動願いに書き込めるよう、頑張って実績を積み上げておく必要があります。人事評価シートなどを活用し、査定の時にはしっかり自己アピールもしておきたいものです。
人脈・信頼関係を築く
人脈を作っておくこともプラスになります。異動したい部署の状況や仕事内容などを把握し、繋がりをもっておくと良いでしょう。普段から仕事内容に興味がある事などをほのめかしておくと、あなたの意欲が伝わるかも。
そして今居る部署の人間関係も大切です。その時が来たら快く送り出して貰えるよう、上司だけでなく同僚、先輩後輩とも信頼関係を築いておきたいですね。
口は災いのもと！
職場で仕事や社員に対する文句や愚痴、陰口を言うのはタブーです。一時的にスカッとするかも知れませんが結局はあなたの評価が下がるだけです。
また、上司に話す前に異動を望んでいるという事が漏れてしまわないよう十分に気をつけて。上司の面目を潰すことになりますし、あなた自信も信頼を失いかねません。
行動に移す前に誰かの意見を聞きたいと思っても、社内の人には相談しないようにしましょう。
引き継ぎの準備をしておく
異動願いが受理された時の為に、異動の準備をしておきます。自分が今居る部署を去っても残る社員が困らないよう、しっかりと業務を引き継いでおくのはあなたの義務です。
口頭で説明するだけではなく、わからない事が出てきた時にいつでもすぐ確認出来るようマニュアルを作っておきましょう。必要事項を漏れなく洗い出し、やるべきこと・注意点なども記しておきます。
取引先の担当者との橋渡しなどもしっかりしておく必要があります。
- 先方の部署
- 肩書き
- 連絡先
- 商談を進める際のポイント
- 連絡がつきやすい時間帯
などを伝えておくと、今後の取引も安心です。
上司の理解が得られるように、異動願いでアプローチを！
いかがでしたか？一般的に会社が求めるのは、どんな部署でもその場のやり方に順応して働ける対応力と協調性のある人材です。ですので異動したいと思っても言い出すのをためらってしまったり、部下から異動願いを出されるといい顔をしない上司も実際に存在すると思います。
ですので異動願いでは、「前向きな気持ちで他の部署で働いてみたいんです！」という思いをアピールする必要があります。キャリアを積みたい、スキルを磨きたい、そんな「社会人として成長したい」という思いを部下から示されれば、上司も理解してくれるのではないでしょうか？
あなたの気持ちがポジティブに受け止めてもらえるよう、そして希望する部署で働けるよう、お祈りしております。
