退職や転職の際、辞表や退職届、退職願を提出することになりますが、それはどのような封筒に入れればいいかご存知でしょうか。
履歴書は封筒とセットになっていることが多いですが、辞表や退職届けは自分で準備しなければいけないので悩みますよね。会社に正式に提出する書類なので、失礼のないようにしたいものです。
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辞表を入れる封筒は白色で、中身が透けないものを
まず、辞表や退職届を入れる封筒の色ですが、白色のものを選ぶようにしてください。茶色い封筒は領収書など事務的な書類を入れるものと考えられているため、適しません。
できれば中身が透けないよう、裏地がついているものを選ぶとベストです。
封筒のサイズは用紙の大きさに合わせて選ぼう！
封筒のサイズは、辞表や退職届の用紙のサイズに合わせて選びます。用紙は３つ折りにして入れることが多いので、３つ折りにした時にぴったり入るサイズが適しています。
具体的には用紙がA４サイズの場合は封筒は長形３号（120×235㎜）、B5サイズなら長形４号（90×205㎜）になります。
辞表を入れる封筒の表書きや裏書きはどうすればいい？
次に封筒の書き方ですが、表は封筒の中央よりやや上の方に縦書きで「辞表」と記載します。「退職届」や「退職願」の場合も同様です。
筆記用具は黒のボールペンや万年筆を使うとよいでしょう。サインペンや筆ペンは、文字が目立ちすぎるのでよくありません。
辞表は３つ折りで入れるのが基本！向きなどにも気を付けて
用紙は３つ折りにして封筒に入れるのが基本です。折り方の順番は以下を参考にしてください。
- 封筒の下３分の１を上側に折り上げる。
- そこに重ねるように、上３分の１を折り畳む。
- 左に90度回転させて縦にし、用紙の右上裏側が封筒の右上に来るように入れる。
上記のような入れ方にするのは、封を開けて用紙を出した時に、冒頭部が最初に目に入るようにするため。用紙の入れ方ひとつでも、配慮がきいていると印象がよくなります。
用紙を綺麗に三つ折りにするには、どうすればいい？
三つ折りは二つ折りと違って、幅を均等に三等分して折るのは難しいですよね。うっかり折り方を間違えると、封筒に入らないなんてことにもなりかねません。
用紙を均等に三つ折りにしたいなら、まず用紙と同じ大きさの紙を用意し、それを横向きにして、上辺を揃えるようにして上に置いてみてください。
封筒にのり付けは不要。封をする場合は〆マークを
基本的に社内で提出する場合は、開封しやすいようのり付けは不要です。
ただ、封筒に元々シールやのりが付いている場合は、見栄えをよくするため封をした方がよいでしょう。
郵送で辞表を送る場合は、封筒を二つ用意する
辞表は会社で上司に手渡しする人がほとんどだと思いますが、中には急病などで出社できず、郵送で送らなければいけないこともまれにあります。
その場合、辞表を入れる封筒と、その封筒を入れる郵送用の封筒の二種類を用意してください。
色は同じ白色で揃えましょう。ただし、郵送用の封筒は郵便番号を記入する欄があるものにしてください。
郵送で辞表を送る場合の、封筒の書き方のポイントは？
郵送で送る場合、封筒の書き方にいくつか気をつけるポイントがあります。詳しくは以下の通りです。
- 赤い四角の囲み文字で「親展」と記す
- 宛名は直属の上司か、人事部の担当者宛に
- 封筒はしっかり封をし、「〆」印を忘れない
- 差出人の住所と名前も忘れず記載
郵送で送る場合、差し出した相手以外の目にも触れる可能性がありますが、「親展」と記すことで、他の人が開封することを防ぐことができます。
立つ鳥あとをにごさず。辞表もマナーを守って円満退職
いかがでしたか？辞表を提出する機会というのはさほど頻繁にあるものではないので、詳しいマナーはよくご存知ない方も多いかもしれません。
しかし、辞めるからこそ立つ鳥あとをにごさずで、マナーを守り気持ちよく退社することが大切です。辞表の提出の仕方だけでなく、様々なビジネスマナーを身に着けることは、社会人として経験値をアップさせることにも繋がります
