どの様な仕事にも、ルーチンワークや事務作業は付き物です。意外と時間を取られる事も多い事務作業は、仕事の能率にも深く関わる仕事でもあります。この事務作業をスムーズに終わらせたい、と感じている方も多いのではないでしょうか。
面倒くさい事が多い事務作業ですが、少しの工夫や見直しで作業時間を短縮できる場合があります。工夫自体は小さい物ですが、それを一つ一つ重ねて行っていく事で、結果的に作業時間を短く済ませる事ができるのです。
今回は、事務作業やルーチンワークを効率化するためのヒントを紹介します。普段の業務を見直しながら、自分にできる工夫はないか、考えながらご覧下さい。
Contents
事務作業は面倒くさい事が多い。定期的な対策を
事務作業はよくあるありふれた仕事ですが、面倒くさい事が多いです。この面倒くささを最小限に抑えるには、効率化する対策をしなくてはなりません。ルーチンワークの問題点と、対策の大切さから解説していきます。
ルーチンワークは意外と時間を圧迫する
毎日やらなくてはならない事務作業やルーチンワークは、私達が思っている以上に時間を圧迫します。
- メールの送信
- 報告書等の書類作成
- データ入力
- 備品や道具の手入れ
この様なレベルの事務作業は、業務や仕事内容に関係なく行っている場合が多いです。一つ一つは小さな仕事ばかりですが、それがまとまると結構な時間を圧迫している事が分かります。
仕事を効率化するには、こうした小さな事務作業やルーチンワークにかける時間を最小限に抑える必要があるのです。
普段から、効率的なやり方を探しておこう
事務作業やルーチンワークは、毎日同じ事を繰り返して行っているように思っている人が大半だと思います。しかし、仕事の仕方や内容によって、小さな変更点が発生している場合が多いのです。
事務作業やルーチンワークをより効率的に済ませたい場合、ただ作業を簡略化できるテクニックを習慣化して行うだけでは上手くいきません。
普段から作業を定期的に見直して、
- 無駄な作業は無いか
- 作業内容が重なっている仕事は無いか
- やり方をより効率化できる作業は無いか
といった点を確認し、必要があれば改善していく事が、大切になります。
事務作業はこれで効率化しよう！お役立ちヒント集
事務作業はちょっとした工夫で簡単に効率化が可能な仕事です。ここでは多くの事務作業で使える、仕事を効率化できるヒントを紹介します。普段の仕事にぜひご活用下さい。
良く使う文章は定型文として登録
- 会社名
- 電話番号
- 住所
- 挨拶やお礼
等、普段メール等で文章を作成していると、必ず入力している文章があるかと思います。
こうした良く使う文章は、定型文に登録してしまいましょう。パソコンの「単語の登録」機能を活用すれば、簡単に定型文を登録できます。
具体的な例では、
- でんわ → TEL:○○○-○○○-○○○
- いつ → いつもお世話になっております。
といった形になります。
短い文章を入力すれば、定型文が自動で出て来るようにしてしまうのです。これにより、文字を入力する時間を短縮できます。入力する文字が少なくて済むので、キーボード操作が苦手な人にもおすすめです。
パソコンの機能だけでなく、アプリやツールにも自動的に言葉を覚えてくれる機能が搭載されている場合があります。こうしたショートカット機能は積極的に使いこなしましょう。
重複している作業はまとめてしまおう
仕事の中には、
- 同時進行が可能な作業
- 他の作業の流れにくみ込んでも問題のない作業
が発生している場合があります。このような仕事を見つけた時は、まとめてこなしてしまいましょう。
- 書類をまとめる時に、ついでに書類整理もやってしまう
- 同じ場所で行う作業や、同じツールを使う作業は全てまとめて一気にできるようにする
といった形で作業自体をまとめてしまえば、作業時間を短縮できます。
また、事務作業やルーチンワークの中には、
- 書類や道具の整理・メンテナンス
- 仕事をする場所の掃除
といった、面倒くさいけどやらないと後で困るような作業も多いです。
こうした作業は他の作業を行う時に同時にやるようにすれば、簡単に済ませられるようになります。こまめに整理や掃除をするようになるので、常に使いやすい、きれいな状態の職場を維持できるのもうれしいポイントです。
作業をある程度整理し、まとめておくと、一つの作業で複数の仕事を終わらせられるようになります。複数の仕事を効率的に回せるように、やり方にも工夫をすればより効果的です。
頼れる所はしっかり頼る
事務作業やルーチンワークの中には、
- 必ず自分がやらなくてはならない仕事
- 他の人がやっても問題無い仕事
画存在しています。
まずは自分が現在やっている仕事がどちらなのかを確認しましょう。その上で、周りの人に任せても問題無い仕事があれば、その仕事は他の人に任せてしまうのです。
仕事を他の人に任せる、という事に抵抗を感じる人もいるかと思います。しかし、あれもこれもと仕事を抱えていると、その分事務作業やルーチンワークに割かなくてはいけない時間が増えてしまいます。
事務作業やルーチンワークを抱え込んでいると、その分仕事に割ける時間が短くなり、効率の悪い状態になってしまうのです。結果的に仕事が遅くなり、周りに迷惑をかけてしまいます。
他の人に任せても問題のない仕事は、抱え込まずに周りの人に協力してもらいましょう。もちろん、自分の仕事に余裕がある時は、困っている人を助けてあげるようにして下さい。
定期的に作業の無駄を見直そう
先程も少し触れましたが、仕事は細かい部分が絶えず変化していきます。ただ習慣の様に簡略化するテクニックを使うのではなく、定期的に仕事内容の見直しを行いましょう。
仕事内容が変化した時は、以下の内容を見直して改善する必要が無いかを確認して下さい。
- 必要のない作業や仕事はないか
- やらないと困る仕事はどれか
- 他の作業よりも時間がかかっている作業は無いか
- 簡略化できる作業は無いか
- 組み合わせて行える作業は無いか
- 自分以外の人に任せても問題のない作業は無いか
このチェックポイントを確認し、問題点があればそれを改善していきます。
確認作業を行う際は、現在抱えている仕事や、それに関連する作業をリストアップして行うと効率的に行えます。出来るだけ細かく仕事や作業を分類し、それぞれのチェック項目に当てはまるものは無いか、点検していくのです。
この作業を定期的に行うと、事務作業やルーチンワークを効率化できる上に、普段の仕事内容を把握した状態で仕事ができるようになります。事務作業やルーチンワークはもちろん、それ以外の仕事を効率化するのにも役立つのです。
事務作業は効率重視でこなしていこう
事務作業やルーチンワークは意外と時間がかかる作業です。定期的に作業を見直し、効率化する習慣を身につけておきましょう。
