事務の仕事内容とは。ラクに思えて実は重要な会社のサポート係!

事務職はただ机に向かっているイメージが強く、一見ラクそうに思えてしまいがち。しかし、事務職とひと言いっても、所属先によって仕事の中身が変わっているのをご存じですか?

この記事では事務職の基本となる5つの仕事内容と、事務職の種類9つをご紹介しています。それぞれ向いている人も紹介しているので、事務職の選び方に悩んでいる方は参考にしてみてください。また、事務職に就く際にオススメの資格や検定なども解説しています。

「事務職をしたいけれど、どんな仕事なのかイマイチ分からない」という方はもちろん、「どんな資格を取れば転職(就職)に役立つのか?」と疑問に思っている方におすすめ。

経理や法務など所属先の担当分野によって自身のスキルアップも期待できるのも、事務職の魅力ですよ。


事務職の基本的な業務内容

事務職の仕事内容は大きく分けて5つあります。どれもなくてはならないもので、経理事務や人事事務などにも適用されます。

事務職を目指すなら、この5つの内容を覚えておいて損はありません。これらだけでなく、コミュニケーション能力も必要になります。

書類作成・処理
会社の書類関係を一手に引き受ける、事務職のメインとなる作業。請求書や見積書、契約書に覚書など、書類がなければ会社は回りません。それらを作成したり、処理をするように手配していきます。
データ入力
パソコンを使用して、主に商品の発送や売上などのデータを入力していきます。ほかにも、顧客の住所、商品の個数・価格といった個人情報を扱うこともあります。人事・労務事務の場合には社員の勤務態度、出勤日数など社員個人の情報を入力します。また、会社によって備品の発注や管理も担うことがあります。
電話・メール・来客への応対
営業などの担当者がその場にいない時に来客や電話があった場合、代わりに出て用件を聞きます。すぐに答えられない場合は、担当者が戻るまでもう一度かけ直して欲しいと相手に頼んだり、来客であれば会議室などに案内します。また、送られてきたメールの対応を行ったり、部署にによってはイベント運営なども行います。
ファイリング・整理
書類を作るだけでなく、あとで他の人が利用しやすいように保管や整理をしたり、ファイリングをするのも事務の大切な仕事。書類の種類を分けたり日付順にしたり、パソコンであればフォルダを作ってアクセスをしやすくさせます。
郵便物の発送と仕分け
会社を運営するための会社契約書、請求書などの書類がたくさん届いたり、他の会社や個人へ発注しなければなりません。大体は締め切りが指定された重要書類のため、指定された部署に渡るように仕分けます。

事務職を選ぶなら取得しておきたい資格3選

ゼロからでも事務職はできますが、資格がないよりも持っていたほうが有利です。各部署の事務職に共通する3つの資格取得からはじめてみましょう。

「日商簿記」:日商簿記2級から強力アピールできる

事務職に役に立つ資格の代表といえば「日商簿記」。簿記は財産の変動を帳簿に記録、計算していく技法で、事務職になくてはならない技術です。「日商簿記検定」で受験ができます。

日商簿記は3級と2級があり、3級は初歩的な経理関係の書類を処理できる能力が得られます。2級は企業の財務管理に役立つ高レベルの知識のため財務事務にピッタリ。2級は3級よりも目を留められやすいため、強力なアピールポイントにもなります。

日商簿記1級もありますが、公認会計士や税理士などの国家資格を目指す方向け。2級よりもかなり高度な技術を要求されます。事務職からスキルアップがしたい場合は目指してみるのも悪くはありません。

「MOS」:WordやExcelなどの技術を証明する資格

パソコン業務がメインとなる場合に持っておくと有利になる資格。MOSとは「マイクロオフィススペシャリスト(Microsoft Office Specialist)」の略で、マイクロソフト社の製品である、

  • 文章作成ソフト「Word」
  • 表計算ソフト「Excel」
  • プレゼンテーションソフト「PowerPoint」
  • データベース管理ソフト「Access」
  • 情報管理ソフト「Outlook」

のスキルを証明します。マイクロソフト社認定の国際資格でもあるので、海外でも証明が可能です。勉強をするだけでも技術が磨かれるので、取得を目指して損はありません。

どれか一つを受験するタイプなので、必要になるソフトを選択しましょう。文書作成が多い場合は「Word」。数字を扱うデータ入力が多い場合は「Excel」がオススメです。

MOSには階級があり、基本的な機能を利用できると証明する「スペシャリストレベル(一般)」。高度な機能を利用できる「エキスパートレベル(上級)」があります。

Wordを例に挙げると、文字を揃えたり書式設定できるのがスペシャリスト。文章の暗号化や索引のカスタマイズができるのがエキスパートです。

さらに上の「MOSマスター」の資格は、「Word」「Excel」のエキスパート技術と「PowerPoint」、そして「Access」か「Outlook」のどちらかを受験して、すべて合格することで得られます。

「秘書技能検定」:マナーや基本常識、振る舞い方を学べる

「秘書技能検定」は「秘書検定」とも呼ばれ、言葉遣いやマナー、ビジネス文書作成、経済用語の知識などを「秘書技能」としてまとめ、検定問題として出題するものです。秘書としての勤務に役立つだけでなく事務職にも役立ちます。

3級・2級・準1級・1級と、階級が高くなるにつれて周りの手助けだけでなく、アドバイスを求められた時の判断力なども求めます。準1級からは面接も入り、上司の状況を瞬時に理解し、秘書として立ち振る舞う高度な能力が要求されます。

事務職から秘書を目指すことも可能ですが、他の事務を経験しておくのがベスト。機密文書を扱ったり、上層部に電話対応をしたり、代表者の仲介人になったり、接待の同行などと気苦労が多く責任感がとても重いためです。

多方面に会社をサポートする事務職の種類

ではここから9つの事務職の種類と仕事内容をご紹介していきます。全ての事務職に共通することですが、他の業種と比べ残業もあまりないのが特徴で、デスクワークが中心です。

なんでもこなす事務職の基本「一般事務・OA事務」

一般事務は事務職の基本業務の5つ、

  • 「ファイリング・整理」
  • 「書類作成・処理」
  • 「電話・来客への応対」
  • 「データ入力」
  • 「郵便物の発送と仕分け」

が当てはまる仕事内容です。また、OA事務は「オフィスオートメーション(Office Automation)事務」の略称で、パソコンを使った業務のことを指します。

経理事務や総務事務などに細かく分類できないときや、部署に関係なく幅広く担当している場合にこの言葉を使うことが多いです。

向いている人は、

  • 前線に出るよりも裏方で活躍したいという人
  • 業務を正確に遂行するのが得意の人
  • 細かいことにも気づきやすい人

などが挙げられます。また、電話対応や作成依頼などで、さまざまな部署の人と会話をしなければならないため、コミュニケーションスキルも必要となります。

持っていると有利な資格には、

  • 日商簿記
  • MOS
  • 秘書技能検定

など、別の部署でも活躍できる資格です。本(書類関係)の整理整頓する技能が持てる「図書館司書」も持っていると役に立ちます。

チームで働く喜びと、結果が目に見えやすい「営業事務」

営業部門に配属した事務職。主に、営業職の方のサポート役となり、書類作成・電話応答のほか、顧客管理やスケジュール管理なども任されます。

書類作成の中で特に重要なのは、受発注の手続き。業種によっては「生産計画」、どんな方法で配達するのかの「配送手段」、どのルートで仕入れるのかなどの「ルート調整」なども営業事務が行います。

営業職の人との繋がりが大切になり、顧客の元へ同行する場面もあるかもしれません。裏方であってもチーム一丸となって目標を達成させる喜びが味わえ、商品の売り上げがそのまま利益となる場合は、結果が目に見えて分かりやすいです。

また、営業事務は、

  • 計画を立てたりするのが得意
  • 課題を解決しようとするのが好き
  • マニュアルに従うだけでなく臨機応変に行動ができる

という方にも向いています。これらは受発注の手続きの際に必要になる能力で、特に必要とされているのが、臨機応変に物事に対応できること。営業職は顧客相手となるためマニュアルどおりには対応できない場面が多いからです。

持っていると有利なのは、

  • 日商簿記
  • MOS
  • 秘書技能検定

など。「MOS」ではExcelやWord以外にも、営業資料を作るPowerPointも取得しているとさらに有利です。

お金の動きを正確に処理していく「経理事務」

会社に入るお金、出て行くお金を管理していく事務職です。業務は帳簿の作成や現金の出納管理、伝票の仕分け。社員の給与計算なども行います。

また、年末調整月次決算など予算作成や財務資料の作成などもあるため、専門職としても位置づけられます。月始、月末に仕事が一気に忙しくなるのも特徴です。

経理事務は会社のお金を扱うため、コミュニケーションスキル以外に、

  • 責任感を強く持てる人
  • 正確な事務処理ができる人

が向いています。経理事務は専門性を求められることもあり、資格も、

  • 日商簿記
  • MOS
  • 秘書技能検定

という事務職に有利な資格だけでなく、

  • ビジネス会計検定(3級以上)
  • 給与計算検定(2級以上)
  • 電子会計実務検定(2級以上)
  • 経理・財務スキル検定

などの会計や手続きに関する資格があると、業務を円滑にしたり転職で有利になります。

会社で働く人すべてをサポートする「人事事務・労務事務」

会社を構成するヒト・モノ・カネの大事な部分「ヒト」に関わる人事部で働く事務職です。人事事務と呼んだり、労務事務と呼んだりします。

業務内容は、

  • 社員の採用や退職、異動の手続き
  • 新入社員の社会保険の手続き
  • 社員名簿の整備
  • 社員の勤務態度などの情報管理

を行います。その他にも、

  • 給与計算
  • 結婚祝いのお祝い金支払い

などお金に関する業務も行います。また、社員が仕事中にケガや病気になった際の労災保険の手続きも行うのも人事事務の仕事です。

裏方以外にも表での活躍が多く、

  • 会社の魅力を伝える説明会などの広報活動
  • 新人研修での教育、育成
  • 社内の環境や制度の整備

があります。とにかく人と接することが多いですが、事務職が始めてでもチャレンジがしやすい部類。

向いている人は、

  • 初対面の人でも仲良く接せられる人
  • 単純作業が得意な人
  • 社員や働く環境の小さな変化にも気づきやすい人
  • 誰かの相談役になりたい人

です。仕事の悩みなど周りには言えない相談を社員さんに持ちかけられたりするので、秘密を絶対に守れる人が求められます。他人にしつこく聞かれて「ここだけの話」とポロッと言ってしまう人は、人事事務はやめておいたほうが良いでしょう。

資格は「MOS」があれば十分な即戦力となります。また、人事事務からのステップアップがしやすいのも魅力です。

労務管理に興味があれば、

  • 社会保険労務士資格
  • 衛生管理師

の国家資格取得に役に立ちます。人事のスペシャリストを目指すなら、

  • キャリアコンサルタント(国家資格)
  • メンタルヘルス・マネジメント検定

を取得することでスキルアップが可能です。

サポート面に特化した縁の下の力持ち「総務事務」

総務事務の主な仕事は、クリップやファイル、コピー用紙などの備品管理や発注。または、電球や空調、インクジェットの取り替えなどのオフィスの整備をします。

イメージはとても地味で目立ちませんが、この総務事務がなければ、他の部署は業務に集中して取り組むことができません。会社にとって欠かせない存在です。

総務の仕事はほかにも、どの部署にも当てはまらない、

  • 社内イベントの企画や運営
  • 取引先も含む社員の冠婚葬祭への応対

などの業務を担当します。また、会社によって人事事務のサポートをする場合もあります。

めったにありませんが、会社の移転するための業務も総務が引き受けます。PCなどのオフィス用品の運び方や置き場、移転先の住所を取引先に案内したり、移転するために業務を止める日を決めたりなどを全てを担います。

向いている人は、几帳面な性格の人だけなく、

  • 目立たなくても誰かのためになりたいという人
  • 社員が不備を知らせる前に細かいことに気づく人
  • 臨機応変にスケジュール管理や対応ができる人
  • 企画力がある人

が向いています。

また、総務が独立していない場合、部署が関わる分野(人事であれば労務管理など)のオフィスワークに触れることができるので、初めての事務職でもやりやすい事務です。

資格は「MOS」があれば十分で、業務を遂行する傍ら他の部署を見て回ってキャリアアップを目指してみましょう。

契約書類だけでなく法律も関係する「法務事務」

法務事務は、会社や個人と結んだ契約書類をチェックしたり、管理したりする事務職です。

ほかにも、業務はあり、

  • 特許や知的財産権の管理
  • 法律に関する社員からの問い合わせ
  • 顧問弁護士への取り次ぎ

なども行います。大量に必要な契約書をいちから作成するのは大変な労力がかかるため、テンプレートを用意してカスタマイズしたり、書き換えたりするのも法務事務の仕事です。

また、外国との取引がある場合は英文で契約書を作成できるスキルも必須となります。その場合「TOEIC」も必要です。

業務をしていると必ず法律関係に触れるため、法律の知識を得なければなりません。また、事務未経験では難しいことばかりなので、他の事務を経験した人が向いています。

強い責任感と契約書管理の正確さ、処理のスピードが高い人が向いています。「MOS」以外に持っておくと良い資格は、

  • ビジネス実務法務検定(2級以上)
  • 社会保険労務士資格

です。事務職からキャリアアップして、法律のエキスパートを目指すなら取得しておくと良いでしょう。

海外との取引がメイン。専門性はかなり高い「貿易事務」

事務職の中でも難易度が高い貿易関係の事務職。基本は書類の作成や手続き、申請など一般事務と似ていますが、輸出入に関わるためサポート係ではなく最前線で活躍します。

輸出入に関わる書類を「貿易書類」と呼びます。代表的な書類は3つで、

  • 品名や代金支払い方法などが書かれた商業送り状「インボイス(Invoice)」
  • 貨物に乗せる品物の個数や重量などを記載した梱包明細書「パッキングリスト(Packing list)」
  • 貨物の引き渡しに必須の「船荷証券(B/L Bill of Lading)」

ほかにも、代金の支払いや回収に関連する書類もあり、全て英語で書かれています。

これらをしっかり理解して確認し、英文で送付を行わなければいけないため、高度な読解力と英文作成力があることが大前提です

ほかにも、輸出入に関わることであれば、出荷や輸送などにも携わります。たとえば、

  • 出荷するものを乗せたトラックを手配
  • 出荷した在庫をチェックするデータ入力
  • スケジュール管理
  • 来客対応

など営業事務を発展させたような業務を行います。英語力が高ければ就ける可能性の高い事務職なので、

  • 英語力に絶対の自信がある人
  • 培ってきた英語スキルを活かしたい人

に向いています。また、さまざまな業務を担うのでコミュニケーションスキルの向上と同時に臨機応変できるスキルが身につくのも貿易事務ならではです。

必ず持っておきたい資格は、

  • TOEIC(650点以上)
  • 日商ビジネス英語検定(3級以上)

「MOS」も必須で、ExcelやWordはエキスパートレベル(上級)を目指しておくと手堅いです。貿易事務の仕事に慣れたら、貿易の実務能力や知識量を測る「貿易実務検定」でスキルアップを目指しましょう。

関税に興味を持ったら「通関士試験」に挑戦してみるのもおすすめ。合格率10パーセント未満の高難易度の国家資格ですが、資格を得ると「通関士」に就くことができます。

医療の現場を陰で支える「医療事務」

事務職があるのは企業だけではありません。病院で働く事務職「医療事務」があります。

主な業務は、病院の受付と会計業務。カルテの準備など、医療スタッフと患者を円滑に繋げる「クラーク業務」です。病院の顔となるため、親身な姿勢が大切になります。

特に医療事務は「レセプト業務」が代表的で、医療の現場を陰で支えています。

レセプトとは診療報酬明細書のことで、患者の自己負担ではない金額を「審査支払機関(たとえば国民健康保険団体連合会)」に請求するものです。

これを作成し、処方内容や薬の種類が合っているかをチェックしたりします。記載漏れがあった場合に気づけるよう医療の知識が必要なこともあります。

レセプトを作るのには専用のソフトがあり「レセコン(レセプトコンピューター)」と呼ばれています。診療内容や処方する薬はすべて英数字(コード)で入力します。

いちいちコードと処方内容を照らし合わせていると遅くなってしまうため、病院内でよく扱われる診療内容や薬のコードを覚えられる、記憶力の高い人に向いています。

受付業務やクラーク業務もあるため、患者さんとの距離が近いです。そのため医療事務は、

  • 誰に対しても平等に接することができる人
  • 感謝される仕事をしてみたい人

に向いています。また、患者さんの個人情報も扱うので口が堅い人も求められます。

医療事務というのだがら、医療関係の資格が必要な気がしますが、無資格でも大丈夫です。

  • レセプト関係の処理を正確にこなせる証明「診療報酬請求事務能力認定」
  • クラーク業務を円滑にこなせる証明「医療事務技能審査認定」

などを選んで、自分の能力を示すために取得してみましょう。また、医療事務として長期に活躍する場合は「医療事務管理士」の資格を得るのがおすすめです。

規模によってサポート内容が変化する「学校・大学事務」

小中学校、高校、大学、予備校などの教育機関で日常を送る子ども達、学生達を多方面にサポートする事務職です。代表としては、

  • 子ども、保護者の相談対応
  • 入学・転校の手続き
  • 奨学金の手続きや相談
  • 住居の紹介

などの窓口業務を行います。医療事務の受付と同様、施設の顔となる仕事です。

他の事務職との違いは、業務内容が学校の規模によって大きく変化することです。たとえば小規模の学校(予備校など)では、生徒の入学・転校手続き以外にも、

  • 教師の人事や給料などの経理
  • 備品を管理する総務
  • 広報の業務や生徒名簿などの管理
  • 生徒の生活面のサポート

などが事務に回ってきます。反対に大規模な学校(大学など)は事務職が、教務課・経理課と企業のように細分化します。たとえば、大学の学生課に所属されたなら、

  • 就職のサポート
  • 奨学金の手続き

など。人事課では業務内容が企業の人事事務とあまり変わらず、教員の給料や経費の管理などを行います。

学校事務は、

  • 子どもや学生の悩みに寄り添い問題を解決したい(力になりたい)という人
  • 教育に携わりたいという人

に向いています。またポスターなどで学校の広報活動も行う場合があるので、そういったことが得意だという人にも向いています。

オフィスワークの経験がなくても選べる事務職ですが、基本的なWordやExcel、PowerPointの使い方を覚えておくと良いです。

覚えておきたいのは、公立の小中学校で学校事務をしたい場合、地方公務員試験に合格していることが前提となります。

自分に合う事務職を探そう!

ここまで事務職の基本的な業務内容や種類をご紹介してきました。事務職と言っても、これだけの数があるのです。複数の事務職を渡り歩いたり、自分の個性に合った事務職を極めるなどして、スキルアップを目指してみてくださいね。

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