事務の志望動機の書き方〜履歴書が目にとまるためのポイント

履歴書を書いていて、志望動機をどのように書けばいいのか迷ってしまうということはよくあります。

特に未経験で事務の仕事に応募する場合はどう書いたらいいのか迷いますよね。

でも大丈夫です。企業が求めている人物像をひも解き、それをあなたのスキルと結びつけていけば、簡単に志望動機を書くことが出来ますよ。

あなたの強みを活かしてしっかりアピールするための書き方のポイントについてご紹介します。


事務職に求められる人物像やスキルを知っておく

仕事というのはそれぞれの職種によって、求められる人物像もスキルも違います。

人と接することが苦手な人が営業職に向いていないように、あまりおおざっぱな人は事務職に向いていないかもしれません。

どのような人が事務職に適しているのか、求められる人物像とあなたの性格は一致しているでしょうか。

細かいミスをしない正確性

事務の仕事は細かい仕事です。求められた書類作成などを、ミスなく、正確にこなす必要があります。そこにスピードがあるとなお良いですね。

間違いがないか自分できちんとチェックをし、いわれた通りの仕事をきっちりこなす正確性が必要です。

コミュニケーション能力

事務職=一人でコツコツやる仕事、ではありません。

自分が何を求められているのか、指示を的確に掴むにはコミュニケーション能力が必須です。

事務職はいわばスタッフの仲の縁の下の力持ちです。直接表に出ることはないにしても、書類作成など地道な仕事があってこそ、他のスタッフも思い通りの仕事ができるというもの。

そのためには、スタッフの意図を汲み取り、書類の用途なども考え、的確な仕事が要求されます。

コミュニケーション能力がないと「言ったことと違う」と指示と違う書類を作ってしまうことも(これはよくあることです)。

不安な点は確認しながら作業を進めるなど、質問しながら仕事をしていくことも時には必要です。

また、電話対応や来客対応など人と接する業務も意外と多いものです。事務職とは意外と「笑顔」が大事な仕事なのです。

気配りが出来るかどうか

事務職は気配りも欠かせないですね。自分のことだけやっていればいいのではなく、仕事を頼まれた相手の状況なども見ながら、仕事を進めていかなくてはなりません。

備品の管理などの庶務的な仕事全般もまかされることがあります。周りの状況をよく見て配慮が出来るきめ細やかさも求められるでしょう。

複数の仕事を同時に要領よくこなせるか

事務の仕事は、一つ終わったら次の仕事、というように自分が好きなように進められるわけではありません。

昨日頼まれた仕事が終わっていないのに、今朝また新しく仕事を頼まれるということもよくあることです。

仕事に優先順位はつけるにしても、複数の仕事を同時進行でこなしていく要領の良さも必要になります。

パソコンスキルはあって当然

今は手書きで作成する書類はどんどん減ってきていますので、パソコンスキルは必須です。

たまに、事務職をやりたいと言いながら「パソコンが苦手」という女性がいますが、正直それでは話になりません。

エクセルやワードといったソフトを使いこなせることはもちろん、資料作成のためにはパワーポイント、統計にはアクセスなども使えるといいですね。

エクセルはグラフの作成や関数も使えるとポイントが高いです。

MOS検定などを受けておくと、スキルの目安になると思います。ただ「パソコンが使えます」とアピールするより説得力があるでしょう。

事務職と一口にいっても色々ある

事務職といっても種類が色々あります。幅広く業務をこなす一般事務もあれば、

  • 営業スタッフのサポートをする営業事務
  • 経理専門の経理事務
  • 貿易会社の貿易事務

など、専門が別れています。自分の持っているスキルがどの事務職に使えるのかも考えなくてはいけません。

事務職に適した志望動機の書き方のポイント

それでは具体的にどうやって志望動機を書いていくか、抑えておくべきポイントについてお話しします。

企業の研究は欠かせない

これは事務職に限ったことではないのですが、応募する企業の研究は必須です。それは、企業の理念によって求められる人物像は違うからです。

その求められている人物像に自分がピッタリです、というアピールが出来なければ、いくらその企業に入りたいといっても採用はしてもらえません。

この企業ではどのような人材を求めているのか、ウェブサイトを隅から隅まで読むことはもちろんのこと、パンフレットなどがあれば取り寄せて、徹底的に研究しましょう。

その企業を選ぶ必要性

たくさんある会社の中でなぜその企業でなければならないのか、事務職なんてどこの会社にもあるのになぜその会社の事務職である必要があるのか、その企業を選ぶ必要性も考えてください。

事務という仕事の適性ばかりアピールしてしまうと、事務をやりたいだけであって別にどこの会社でもいいんじゃないの?と思われてしまうからです。

説得力のある志望動機を書くためには、この会社のここに魅力を感じるなど「選んだ理由」が明確であることが大切です。

自分の持っているスキルをアピール

ここまできたら、最後は自分が持っているスキルを存分にアピールしましょう。

実績があればそれも書いて、どのように会社の役に立てるのかということをアピールします。

こんな風に書いてみよう。志望動機の例文9つ

その会社の魅力、仕事に対する熱意とともに、あなたのスキルもアピールできるような志望動機に仕上げてきましょう。

パターン別に例文をご紹介しますので、是非参考にしてみてください。

1.事務職未経験の場合は

社会人経験はあるものの、事務職は未経験という場合です。

<例文>
これまで販売員として接客業を主にして参りましたので、お客様対応が得意です。書類の作成などは未経験ですが、電話対応や来客対応などには自信がありますので、事務の中でもお客様対応の即戦力として仕事が出来る思い、応募いたしました。

事務の仕事は書類作成だけではないので、これまでの経験で事務に役立ちそうな部分をどんどんアピールしましょう。

2.人をサポートすることが好き

事務職は縁の下の力持ちですから、サポート力をアピールするのもいいと思います。

<例文>
私は人のサポートなど裏方の仕事が好きで、性格的にも向いていると思っています。前職でも書類作成だけでなく、電話対応や会議の準備などの庶務的な仕事も幅広くこなしてきましたので、チームのサポート役としてお役に立てると思っています。

人がやりたがらない地味な仕事や雑務も仕事のひとつとして確実にこなすことが出来ますとアピールしましょう。

3.コミュニケーション能力をアピール

スタッフとの連絡のやり取りや周りとのコミュニケーションは必須になりますので、そのスキルをアピールしてみましょう。

その1
前職では営業事務をしておりましたが、営業スタッフがストレスなく業務に集中できるよう気配りを欠かさず、常にコミュニケーションをとるよう心がけていました。また、足りない備品はないか、何か困っていることはないかなど、心地よく働けるオフィス環境を作るための気配りもしておりました。
その2
前職では資料作成だけでなく来客対応もしておりました。常に笑顔で対応し、会社のイメージアップに貢献できるよう心がけて参りました。

コミュニケーション能力とは内部だけでなく、お客様対応などももちろん含まれます。人と接することも得意としている、というのは大きなアピールポイントになります。

自分が具体的にどんなことをしたのかというエピソードを加えると説得力が増します。

4.明るい性格をアピール

オフィスを明るい雰囲気にするのもサポートの一つです。

その人がいると楽しくし仕事ができる、というのも能力の一つなので、明るい性格をアピールするのもいいでしょう。

<例文>
私は常に周りの人たちが楽しく、気持ちよく働けるようにと心がけて参りました。とても明るい性格なので、常に笑顔で人に接することをポリシーとしています。皆さんが気持ちよく仕事が出来る環境づくりに貢献できると思っています。

明るい、常に笑顔でいるというのはそれだけでも印象がいいものです。

やろうと思ってなかなか出来ないことなので、明るい性格の人はそれも十分武器になりますよ。

5.自分のスキルが活かせるから

パソコンスキルがある人は、それを前面に押し出しましょう。

<例文>
ワードとエクセルの資格を取得しています。表やグラフの作成はもちろんのこと、関数も使えるので高度な表計算なども得意です。経理事務としてより使いやすい資料の作成などに貢献できるのではと思い応募いたしました。

女性でパソコンを使いこなせる人は重宝されると思います。資格を持っているならなお有利ですね。

6.過去の実績をアピール

事務職だった人もそうでない人も、過去の実績はしっかりアピールしていきましょう。

<例文>
前職は事務職として資料作成などの仕事の他、備品の購入などの庶務的な業務もまかされておりました。エクセルなどを駆使して出来るだけ手作業をなくし業務の効率化をはかるとともに、無駄をなくして経費を削減することにも注力して参りました。

事務職でなかった場合もこれまでにどのような実績があるのかを書いておけば、即戦力として役に立つというアピールが出来るでしょう。

7.その企業の理念に共感したから

企業の理念や姿勢に共感し、ぜひともここで仕事をしたい!と思ったことは割と素直にそのままの気持ちをかけるのでアピールしやすいポイントでしょう。

<例文>
貴社が女性の活躍の場を広げることで社会に貢献しようとされていることは、女性の一人としてとても共感できるとともに、私も貴社の一員として女性の社会進出のために役立ちたいと強く思いました。貴社の業務の中で私が最も貢献できるものが事務職であると考え、応募いたしました。

その会社がどんなことを目指しているのか、企業の姿勢などを盛り込んでいくと説得力のある志望動機になります。

8.コツコツと仕事をこなすのが好きだから

性格的に事務職に向いている、というのもアピールできるポイントです。

<例文>
前職でも経理関係の仕事をしておりましたが、もっとスキルアップしたいと思い日商簿記2級を取得いたしました。コツコツと地道な作業を慎重に行うのが性格に合っているのか、データの入力から資料の作成などの細かい仕事がとても楽しく感じます。正確かつ迅速に仕事をこなせるという評価も頂いておりました。

1日数字を目で追っていると飽きてしまいそうな経理の仕事でも、それが自分の性格に合っていて、なおかつ評価も高かったなら、即戦力と見なされるでしょう。

9.企業研究できていることのアピール

企業の特徴などを盛り込んでいくと、よく研究しているなと思われるでしょう。

<例文>
貴社の製品を以前から愛用しておりましたが、貴社のもの作りにかける熱い思いに非常に魅力を感じました。品質の高さはいうまでもないことですが、この製品を生み出した背景にはそのような思いがあったのかということを知り、私も貴社の一員となり素晴らしい製品を世に広めていくために一番適性があると思う事務職で貢献したいと思いました。

ウェブサイトをよく読まないとわからない、普通の人があまり知らないような情報が盛り込んであるといいですね。

これはやってはいけない、志望動機に書いてはいけないこと

志望動機にはその会社に入りたいという熱意を書ければいいのですが、入りたい理由はあまり正直に書かない方がいい場合があります。

面接でも言ってはいけないことですが、

  • 休暇が多い
  • 給料が他の事務職よりいい
  • 残業が少ない

など、福利厚生面や待遇面だけを書くのはNGです。

待遇さえ良ければ別に他の会社でなくてもいいんじゃないの?ということになってしまいますので、その会社に入る必要性が志望動機からは見えて来ないためです。

志望動機は「働きたい」という気持ちを書くところですから、あなたの熱意を伝えたいですね。

何を書くべきか、志望動機の重要性を把握しておこう

志望動機は履歴書の中でも最も大事な部分です。特技や資格などよりもずっと大事です。

たとえ資格など必要なスキルを持っていなくても、ここで熱意が伝われば面接にこぎ着けることもあるのです。

迷った時は

  • なぜその会社に入りたいのか
  • なぜそこで働きたいのか
  • その会社で自分が出来ることは何か

ということを徹底的に考えてみてください。

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