求人の応募メールにはルールがある。書き方と例文を紹介


就職活動や転職活動では、メールを活用する事が良くあります。最近は応募書類をメールにデータの形で添付するよう指示を出している企業も増えました。

こうした応募メールは、メールを送る時の基本ルール等をちゃんと守れているかといったチェックとしても活用されています。

添付した応募書類の内容がどんなに優れていても、メールのビジネスマナーが守られていなければ、見てもらえない可能性もあるのです。

今回は、そんな応募メールにおける基本ルールや、応募メールの例文を紹介します。求人へ応募メールを送る時や、質問メールを送る時は、以下の内容を参考にメールを作成してみて下さい。


求人に応募メールを送る時の基本ルールを押さえておこう

まずは求人に応募メールや質問メールを送る時の基本的なルールを覚えましょう。メールを作成する時だけでなく、その前から気を付けるべきポイントもまとめてあります。メールを作る前にチェックしてみて下さい。

メールを送る端末に注意

まず、メールを送る端末に関する注意です。

  • 緊急時や指定がない限りは、携帯メールは避ける
  • 現職のパソコンや仕事用メールアドレスは使用しない

メールを送る際は、携帯や現職に関係したパソコン、アドレスは使わないようにしましょう。

携帯からのメールは、企業によっては届かないように設定している場合があります。

  • 携帯サイトからの登録
  • 携帯メールの使用が許可・指定されている
  • 緊急時、どうしても携帯メールでないと送れない

等、携帯メールを使わなくてはいけないような状態でない限りは、携帯から応募や質問メールを送る事は避けましょう。

転職活動中の人は、現職に関連したパソコンや携帯、そのアドレスを使ってはいけません。現職の勤務中に転職活動をするのは論外です。ドメイン名等からそれが分かってしまえば、その時点で不採用扱いとなります。

  • 携帯
  • 現職に関連した端末

以外の連絡先を活用しましょう。

手元にそれ以外の連絡先が無い場合は、フリーメールのアドレスを取得し、それを活用して下さい。

件名は分かりやすく、最後に自分の名前を

求人の応募メールや質問メールは、募集している限りほぼ毎日企業に届いています。

件名の時点で

  • どんな内容のメールなのか
  • 誰が贈ってきたメールなのか

が一目で分かるようにしておきましょう。

例を挙げると

○○の件について 【〇〇 △△】

といった形です。

この様に、一目で内容と送り主が分かるような、シンプルな件名を心がけて下さい。

内容での注意点

メールの内容にもいくつか注意が必要です。

  • 担当採用者の名前を書く
  • ごく簡単に志望動機等も書いておく
  • 長文は避け、質問等は箇条書きで書く

等、分かりやすい文章を心がけて作成して下さい。

募集要項には採用担当者の部署や名前が書いてあります。

文章の書き初めには、

  • 企業の正式名称
  • 採用部署
  • 担当者の個人名(名前が無ければ『人事部採用後担当者様』と記載)

を入力してください。

形式的なあいさつ文の後、すぐに本文に入らず、

  • 簡単な志望動機
  • 簡単な自己PR

等を入れて、自分をアピールしましょう。

メール文でもアピールする事で、採用試験に積極的に取り組もうとしている姿を示す事ができます。

  • 求人について聞きたい事がある場合
  • 応募メールに質問文への答えを入力しておく必要がある場合

は、箇条書きで書きましょう。

何を聞いているのか・答えているのかを分かりやすくする事で、より内容を詳しく読んでもらう事ができます。

メールのビジネスマナーは分かりやすく、読みやすい事です。内容を考える時は、これを第一に考えて文章を作るようにして下さい。

求人メールに応募書類をファイルで添付する場合

求人によっては応募書類をデータの形でメールに添付し、送付する場合もあります。この場合、メールだけでなく、添付するデータにも気を付けなくてはいけません。以下のルールも忘れずに守るようにして下さい。

メールの件名だけでなく、ファイル名にも注意

企業が応募書類をメールで送るよう指示を出している場合、応募書類の管理もデータで行う可能性が高いです。ファイル名は管理しやすいよう、一目で何のデータなのかが分かるような状態にしておきましょう。

ファイルのタイトルは指示がない限り

応募書類の種類 【フルネーム】

という形にしておけば間違いありません。

拡張子やパスワード有無を確認して

応募先のパソコンが古いと、新しい拡張子のデータだと中身を開けない場合があります。データの拡張子には注意して下さい。

古いパソコンでも、

  • Wordなら .doc
  • Excelなら .xls

の拡張子なら開けます。

データが開けなくてはせっかくの応募書類も無駄になってしまいます。拡張子も念の為チェックするようにして下さい。

応募書類は個人情報の塊でもあります。その為、企業によっては、応募書類にパスワードを設けるよう指示を出している場合があるのです。

この様な場合は、データを添付したメールにパスワードを記載してはいけません。データを添付したメールには、データにパスワードをかけている旨を伝えるだけにしておきましょう。

パスワードは応募メールを送った後すぐに、別のメールで送ります。書き方はメールの基本ルールに沿った文章を作成し、かぎかっこ等でパスワードを囲い、分かりやすくしておけば問題ありません。

パスワードでデータを守って送る場合は、合計で2通のメールを送る事になると覚えておきましょう。

この様に、データで応募書類を送る場合は

  • データを添付したメール
  • パスワードを伝える為のメール

の2通のメールを送る為、応募先の手間もその分増えます。

企業によってはこれを面倒だと感じる場合もあります。メールに応募書類を添付して送る場合、パスワードの有無は応募先の企業によって設定するかどうかを決めて下さい。

目安としては、

  • 個人情報の扱いに力を入れている企業
  • ITやそれに関係した業種の企業

はパスワードを設定して送った方が良い企業といえます。

求人へ送る応募メールの例文集。これを参考に作成しよう

最後に、送る機会の多い応募メールの例文集を紹介します。文章の作成に困った時は、こちらを参考にして作成してみて下さい。

初めて応募先へ送るメール

【件名】

採用応募について【フルネーム】

【本文】

●●株式会社
人事部 ご採用担当者様

始めてご連絡させて頂きます。
○○ △△(フルネーム)と申します。

▲▲(求人票を見かけた媒体等)にて貴社の求人を拝見いたしました。
貴社の事業内容を確認し、私の経歴が活かせるのではないかと思い応募させて頂きました。

ぜひ、書類選考もしくは面接の機会を頂きたく思います。
お忙しいかとは思いますが、よろしくお願い致します。

*******************************************
○○ △△(フルネーム)
〒123-1234
○○県△△市□□1-1-1
電話:03-1234-1234
e-mail:marumaru@com.com
*******************************************

応募メールを作成する時は、この様な形で作成していきます。アピール文等は自分のない様に作り変えるようにして下さい。

履歴書等を添付する場合のメール

【件名】

履歴書等送付の件について【フルネーム】

【本文】

●●株式会社
人事部 ご採用担当者様

お世話になっております。
○○ △△(フルネーム)と申します。
ご連絡を頂き、ありがとうございました。

ご指示を頂いた履歴書と職務経歴書を本メールに添付させて頂きました。
ご査収頂ければ幸いです。

お忙しい所恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。

*******************************************
○○ △△(フルネーム)
〒123-1234
○○県△△市□□1-1-1
電話:03-1234-1234
e-mail:marumaru@com.com
*******************************************

応募書類を添付するメールの場合、応募メールの返信に送る場合が多い為、この様な文章となっています。最初から応募メールに添付して送る場合は、最初の例文を参考にして下さい。

なお、パスワードを付けた場合は、データを添付したメールを送った後に、パスワードを記載したメールを送って下さい。

【件名】

パスワードの件について【フルネーム】

【本文】

●●株式会社
人事部 ご採用担当者様

お世話になっております。
○○ △△(フルネーム)と申します。

先程送信させて頂きました履歴書のパスワードをお送り申し上げます。

「△△△△△△△△」

お忙しい所お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。

*******************************************
○○ △△(フルネーム)
〒123-1234
○○県△△市□□1-1-1
電話:03-1234-1234
e-mail:marumaru@com.com
*******************************************

質問や問い合わせをしたい内容がある場合のメール

最後に、質問や問い合わせをしたい内容がある場合の文面を紹介します。

【件名】

採用応募の件について【フルネーム】

【本文】

●●株式会社
人事部 ご採用担当者様

始めてご連絡いたします。
○○ △△(フルネーム)と申します。

▲▲(求人票を見かけた媒体等)にて貴社の求人を拝見いたしました。
貴社の事業内容を確認し、私の経歴が活かせるのではないかと思い応募させて頂きました。

書類選考、または面接の機会を頂ければ幸いでございます。

また、こちらから連絡をしている所大変恐縮ですが、1点確認したい事がございます。
求人情報に勤務地が複数あると記述されていましたが、配属について希望を考慮して頂ける制度はございますでしょうか。

お忙しい中、大変恐縮ではありますが、ご回答をお待ちしております。
お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。

*******************************************
○○ △△(フルネーム)
〒123-1234
○○県△△市□□1-1-1
電話:03-1234-1234
e-mail:marumaru@com.com
*******************************************

質問の内容や数によって書き方は微妙に違っていきますが、基本はこの様な書き方になります。

求人へ送るメールは内容が細かく違う。間違いがないようにしよう

求人メールはメールにおけるビジネスマナーをチェックされています。書き方が内容によって細かく違いますが、間違いの内容丁寧に作成するようにしましょう。

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