効率的でスマートな会議の進め方のコツ。時間を無駄にしない方法

ダラダラ続く会議ほど無駄なものはありません。時間は有限なのですから、せっかく集まっている時間を有効に使いたいですよね。

そのためには、何よりも準備が大切です。効率的に会議を進められるかどうかは、準備の段階ですでに決まっているといっても過言ではありません。

では具体的にはどのように準備をすればいいのか、レジュメの作り方などとあわせてご紹介します。

これでもう、だらだらと時間を無駄にすることはありません。

初めてでも安心、効率的な会議の進め方のコツ:準備編

初めて会議を任されてしまった!という方でも大丈夫。効率的に会議を進めるためにはどうすればいいか、ポイントを絞って解説します。

まずは準備から!会議は当日だけなんとかすれば良いわけではないのです。

会議の目的を明確にする

会議には目的があります。

  • 報告や連絡をする
  • 意見を出す
  • 物事を決める
その目的によって進め方が違ってくるので、まずはその会議で何をしたいのか、目的を明確に定めます。

会議の種類については後ほど解説しますが、最終的にどうしたいのかというゴール地点を最初に決めるのです。

会議の人数を絞る

あの人も関係するかな、この人も呼んでおいたほうがいいかな、と迷ってたくさん呼んでしまうことが一番良くないことなのです。

例えば、前回出た意見を元にして決定をしなければいけない会議に、決定権のない人が出ても仕方ないですよね。

また、意見出しの会議で、発言しそうにない人も呼んではいけません。無駄に人数が多い会議は話が停滞し、長引く原因になるからです。

ですから、ゴール地点にたどり着くために必要最低限の人だけを呼ぶようにします。

また、会議の進行に必要な役割を果たす人も剪定します。

  • 議事進行係(司会進行)
  • 書記(議事録作成)
  • タイムキーパー

議事進行係は主催者がかねる場合もあります。

会議の流れを決めておく

会議の流れを簡単に決めておきます。

  • 全体にかける時間
  • いくつの議題を扱うか
  • 一つの議題にどのくらいの時間をかけるか
  • どんな意見を出して欲しいのか
  • どこまで決定するのか

時間の割り振り(スケジュール)も決めておいて、当日はその流れに沿って話を進めるようにします。

事前に参加者と情報を共有する

どんなことをどうやって話し合うのかが決まったら、レジュメを作って参加者に事前に配布しておきます。

当日に発言して欲しいこと、報告して欲しいことがあれば当然根回ししておかなくてはなりません。

全員が同じ着地点を目指して話を進められるように情報を共有しておくことはとても大切です。

会議は設定日時も大事!

会議をいつ開催するか、というタイミングも結構大事なポイントです。

例えば週明けの月曜日の朝や週末の午後などはみんなバタバタしていますよね。

特に週明けなんて、みんなやる気がない。そんな時に会議を開催しても、活発な意見が出にくいでしょう。

それぞれの部署の繁忙期も避けつつ、なるべく忙しくない時間帯を選んで開催するようにしましょう。

初めてでも安心、効率的な会議の進め方のコツ:当日編

準備が整ったら、いよいよ会議の当日です。時間を無駄にしないためにも、みんなが集中しては話を進められるようにしていきましょう。

ホワイトボードなどに必要事項を書いておく

会議が始まる前に、ホワイトボードなどに今日の会議の進行について書いておきます。

これがあれば、議事進行に関するレジュメを持ってくる必要がなくなりますし、みんなで同じ情報を共有しやすくなります。

  • 会議の開始時間と終了時間
  • 議題
  • タイムスケジュール

ざっとこのようなことを書いておきます。

何を順番に話していくかがわかりやすく書いてあれば、「まずは、○時○分までAという議題について話し合います。現在は3つの案が出ていますが、メリット、デメリットについて議論します」と、進めやすくなるでしょう。

最初に目的を再度話す

会議の冒頭では、この会議の目的について宣言をしておきます。

スケジュールを決めても、その通りには進まないことが多いので、「今日はこの議題について話し、こういう結論を出したいです」と改めて宣言することが必要なのです。

参加者の意識を一つにまとめるためです。

時間を守る

基本的には最初に決めたスケジュール通りに進めるようにします。

議論が白熱してなかなか結論が出ないという場合には、一旦保留にして次の議題に移りましょう。頭の切り替えにもなります。

会議はあくまでも時間内に終わらせるのだということを定着させるためにも、時間は厳守するのです。

もう少し話したほうがいいかな、と時間を延長させてしまうと、スケジュールを立てた意味がありません。

そんなことを繰り返すことで、結局はだらだら続く会議の習慣から抜け出せなくなるのです。

会議というのは参加している人の人件費がかかっているのだということを忘れてはいけません。

議題は具体的に設定する

議題はなるべく具体的に、何を決めればいいのかわかりやすく設定します。

  • 今月の課題について→何をどうすればいいのかわかりづらい
  • 今月の課題についての対策案を出し、どれを実行するか決定する→着地点がわかりやすい

最終的に何がゴールなのかがわかりやすい議題を設定するようにしてください。

誰も話し始めないときは質問する

いざ会議が始まった時に、誰も発言しなくてシーンとなってしまうことがあります。

とても時間が無駄なので、その議題に関係している人に対して質問をし、話を進めるようにしてください。

  • 「○○さん、課題に対する案として3つ提案されていますが、それぞれについて簡単に説明してください」
  • 「○○さん、前回の提案に対してA案を支持されていますが、その理由を説明してください」
最初に発言してほしい人がいるなら、根回ししておくことも必要です。事前に声をかけておけば、スムーズに会議が進められるでしょう。

アイディア出しの時は発言しやすい雰囲気を作る

アイディア出しの会議では、どんどん意見を出してくださいと言っても「こんなことを言ってもいいのかな」と躊躇してしまう人がいます。

そうならないように、どんな意見でもいいですよと言い、発言していない人にも水を向けるようにしてください。

そしてどんな意見が出ても前向きに捉えて全てホワイトボードに書いていく(もしくは付箋に書いて貼る)ようにすると、発言しづらかった人からも手が上がるようになるでしょう。

とにかく発言しやすい雰囲気を作ることが大事です。

議論が行き詰まったら話を整理する

議論は時に堂々巡りになってしまうことがあります。そんな時は一旦話を区切って、整理してみます。

「A案にはこのようなメリット、デメリットがありますが、B案にはこのようなメリット、デメリットがあります。それを踏まえて、他にご意見はありませんか?」

話しながらみんながわかりやすいように、ホワイトボードにポイントを書いて整理していくといいですね。

視覚化すると、意見が出やすくなるでしょう。

脱線したら話を戻す

議論が白熱してくると、時に話が脱線してしまうことがあります。そんな時は早急に話を戻しましょう。

  • 「少々本題から逸れてしまいましたので、話を元に戻します」
  • 「ご意見が十分出たと思いますので、そろそろ次の議題に移りたいと思います」

話が逸れたまま戻せないと時間が無駄になってしまいます。

こういう時に「時間がないので」と説明しやすくするためにも、最初にホワイトボードの書いたタイムスケジュールが生きてきますよ。

全体を要約する

話がまとまってきたら、「それでは今月の課題に対しては、A案を採用するということでよろしいでしょうか」など、これまで話してきたことをまとめます。

最後にまとめておかないと、認識がずれている人がたまにいるからです。

「これでよろしいですか?」と声に出して確認することが大切なのです。

次回はどうするのかを告知して終了

もう一つ大事なことが、次回どうするのかということを決めることです。

今回決まったこと、話し合ったことを踏まえて、

  • どこの部署の誰が
  • いつまでに何をするのか

ということをきっちりと決めておきましょう。

また、もし今回の会議で時間が足りなくて決めきれないことがあった場合には、次の会議の時に何をするのかということも合わせて認識を合わせておくことが大切です。

会議を短時間で終わらせる工夫

効率的な会議の進め方についてはお分りいただけたと思います。もう一つ、ちょっとした工夫なのですが、会議を短時間で終わらせるための方法もご紹介します。

立って会議を行う

最近増えてきている会議のやり方ですが、スタンディングテーブルを取り入れて、立ったまま会議をするという方法です。

座ったままだとどうしてもだらだらしてしまうので、あえて疲れる方法で話し合いをするのです。

立ったままだとやっぱり「早く終わらせたい」と思いますよね。しかも参加者の距離が近くなるので発言しやすい雰囲気づくりにも一役買っているのだとか。

椅子がなければ場所も取らないし、短時間で効率的な会議ができるのではないでしょうか。

スクリーンにタイマーを

スクリーンがある会議室であれば、そこにタイマーを映し出すというのもいいでしょう。

会議の残り時間があとどのくらいなのかということを、いやでも意識してしまいますから、だらだらと話すことがありません。

スクリーンがない場合は、大きな時計をかけておくだけでもいいと思います。

参加者全員が常に時間を意識するということが大切なのです。

余計なものを持ち込ませない

会議中にスマホが鳴って出て行く、という人がたまにいますが、その人の意見がないと進まないとか、その人が決定権を持っているというような場合は、会議が停滞する原因となります。

会議なんて何時間もやるものではないので、よほどの緊急事態でない限り、スマホなどには出ない、持ち込まないというルールにしてみましょう。

また、パソコンやタブレットも、会議で発言する人のみに限るなど、出来るだけ無駄なものを持ち込まないというようにするのも、会議を効率的に進める工夫の一つです。

無駄なものを持っているとついついそちらに意識が向いて、注意が散漫になるからです。

翌日には議事録を共有し、内容の確認を

会議の議事録はとても大切です。同じ場所にいて、同じ話を聞いていたにも関わらず、人の認識にはずれが生じることがあるからです。

事細かに書く必要はありませんが、以下のようなことについて記載した議事録を作りましょう。

  • 議題
  • 主な意見
  • 決定事項
  • 次回までにすること

フォーマットを決めておくと作成が楽になります。

議事録を作成したら翌日には参加者にメールで送るなどして確認してもらうようにします。

もし認識が違っていれば早めに言ってもらう必要があるので、時間をおかずに作成するようにしましょう。

会議の種類に応じて資料を用意しておくこと

会議には種類があるので、それによって準備の仕方にも少し違いが出てきます。

報告や連絡のための会議

営業職の人が今月の成果などを報告するような会議ですね。報告した内容を元に、来月どうするのかということを話し合ったりします。

報告をダラダラすることのないように、タイムスケジュールを事前にしっかりと決めて、時間内にコンパクトに報告できるよう内容を整理してもらうようにしましょう。

また、その報告を受けて最終的にどうするのかという決定権のある人にも参加してもらうようにしてください。

ブレインストーミング、意見出しの会議

とにかくアイディアを出す、という会議もあります。

役職など上下関係に関わらず積極的に意見を出すことが目的なので、だいたいどのようなことを話したいか、事前にヒアリングをしておくのもおすすめです。

また、よく発言する人が固まって座らないように、席順をばらけさせるという配慮も必要です。

こんなことを言ってもいいんだろうかと少数意見の人が萎縮しないような工夫をすれば、活発な意見交換の場にできるでしょう。

問題解決、意思決定の会議

意見が出尽くしたら、最終的には物事を決めていかないといけないですね。そのためには、担当の部署で決定権を持っている責任者に出席してもらわなくてはいけません。

また、問題解決の場にするためには、問題を起こした部署を責めるのではなく、前向きな意見を出して「今後どうすればいいのか」という方向性で話を進めていくことが大切です。

そのためには、建設的な意見を出してくれる人に根回しをするなどして、当日の話し合いがスムーズに進むような雰囲気づくりをしてくことも必要でしょう。

一方的に責めたり糾弾したりすることのないように、集まって話し合う目的を改めて周知して、目標達成のためにどうすることがベストなのかという話し合いの場にしたいですね。

効率的に会議を進めるには目的を持って準備をすることが大事!

会議がスムーズに進み、目的を達成できるかどうかは、準備の段階で決まっていると言っても過言ではありません。

ぶっつけ本番ではなかなかうまくいきませんので、時間を無駄遣いしないためにも準備はしっかりしたいものです。

そして当日も参加者全員が「時は金なり」という意識を持って、効率的な会議運営をしていきたいですね。

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