会社を休む時、メールで連絡したい!メールのやり方と注意点

最近はメールやSNSを社内で利用する企業が増えてきました。企業によっては、専用のアプリを活用しているような所もあります。メールやSNSは、社会の幅広い所に浸透するようになりました。

そんなメールやSNSですが、使い所に悩んでしまうシーンもあります。その一つが、会社を休む連絡をする時です。企業によってルールが微妙に違う分、メールで連絡してもいいのか分からない、という人の声をよく聞きます。

今回は、そんな方達の為に、会社に休む連絡をメールでする時の注意点や、マナーを解説していきます。メールの例文も紹介していきますので、いざという時に備えたい人はもちろん、今まさに悩んでいる人も是非ご活用ください。

会社を休む連絡をメールで送る前に確認しておいてほしい注意点

会社によってメールやSNSを活用する時のルールは違います。これを守らないで使ってしまうと、トラブルを生む原因になってしまうのです。メールを送る前に、以下の注意点やマナーを確認しておきましょう。

まず、メールでの連絡がOKであるかどうかを確認して

会社は様々なルールが取り決められていますが、これはメールを使った連絡も例外ではありません。企業によっては、メールでの連絡自体がNGとなっている場合もあるのです。

メールで連絡を送る前に、就業規則でメールの使用が禁止されていないかを確認しましょう。就業規則にその旨が記載されていない場合は、上司に確認を取って下さい。

休みたい時にこれらの確認をする事は難しいです。あらかじめ、仕事をしている時等に確認するようにしておきましょう。

休みの連絡はできるだけ早く連絡するのがマナー

メールに限った事ではありませんが、休みの連絡はできるだけ早く連絡をするのがマナーです。

メールで欠勤の連絡ができる場合でも、出来るだけ早くメールを送るようにしましょう。

最低でも、始業時間から1時間以内には直属の上司がメールに目を通せるようにしておきましょう。特別な事情が無い限りは、就業時間前にメールを送るようにして下さい。

メールの後、病院に行く場合はその旨を伝えておきましょう。症状やその時流行している病気によっては、診断書等が必要になるケースもあります。上司から支持をもらえたら、それに従って行動するようにして下さい。

会社に休むメールを送る時の書き方を覚えよう

会社に休む事をメールで伝える場合は、メールを活用する時のビジネスマナーにのっとってメールを作成しましょう。ここをおろそかにしてしまうと、必要以上に迷惑をかける事になります。

メールの例文も一緒に紹介しますので、メールを作成する時はそれも参考として活用して下さい。

休む理由は簡潔に

メールの内容は誰が見てもすぐに分かる位、簡潔に作成しましょう。

  • 朝から38度の熱が出ていて動けない
  • 昨日からひどい腹痛が続いているので、病院に行きたい

等、症状が具体的に分かるような内容を心がけて下さい。

最低限でも、

  • 会社で仕事をするのが難しい症状の内容
  • それをどうするかの具体的な対策

を伝えるようにして下さい。

これは、体調不良だけでなく、

  • 災害や事故に巻き込まれ、出勤が難しい場合
  • 家族の急病やトラブルの対処で休む場合

も同じです。

企業にはほぼ毎日の様にメールが届きます。メールの内容をすぐに確認できるようにするのは、社会人としてのマナーです。具体的で、分かりやすい内容でメールを作成するようにしましょう。

最低限の引き継ぎやお詫びも忘れずに

仕事の内容や状態によっては、当日すべきだった仕事を引き継がなくてはならない場合もあります。そういった場合は、最低限の指示や引き継ぎもメールの中に組み込んでおきましょう。

指示や引き継ぎの内容が複雑だったり、複数あったりする場合は、

  • 休む連絡をするメール
  • 指示や引き継ぎをするメール

と、それぞれ別の内容でメールを作成・送信するようにすると伝え漏れを防げます。

複数メールを送る場合は、別のメールにその内容がある事を必ず入力してください。

また、指示や引き継ぎの内容によっては、休んでいる間に対応しなくてはならない事が発生する場合もあります。その時についても伝えておくと親切です。

  • 連絡する場合はメールか電話、どちらがいいか
  • どこまでの内容なら対応が可能か

といった内容を、引き継ぎメールの内容に盛り込んでおきましょう。

指示や引き継ぎをする必要が無い場合でも、仕事を休んだ事のお詫びは必要です。自分が休んでいる間、フォローしてくれた人達にしっかりお礼とお詫びを伝えるようにしましょう。

お礼とお詫びは、

  • 連絡を入れる為のメールで伝える
  • 会社に出勤してきた時に対面で伝える

といった形で、メールと対面、両方で伝えるようにして下さい。

休む連絡を会社に伝える時に使えるメールの例文

最後に、会社を休む胸を伝えるメール例文を紹介します。実際にメールで連絡したい時の参考にして下さい。

当日休む場合

件名:欠勤届

○○部○○係長

おはようございます。△△です。
朝起きた時から38度の熱が出ており、出勤するのが難しい状態です。
突然の連絡で申し訳ありませんが、本日お休みを頂きます。
この後病院に行き、診察が終わったら改めてご連絡します。

ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ありません。
よろしくお願い致します。

△△

当日、体調不良等で急に休む場合のメール文章です。この様に、内容は簡単にまとめておきましょう。引き継ぎや指示がある場合は、その旨を文章に組み込む事を忘れないようにして下さい。

引き継ぎがある場合の指示メール

引き継ぎや指示がある場合は、先程のメールに加えて、引き継ぎや指示メールを送っておきましょう。その例文もご紹介します。

件名:担当している●●について

おはようございます。△△です。
本日、体調不良の為、お休みを頂いています。
私が担当している○○の件についてメールでお伝えさせて頂きます。

●●ですが、現在お客様の連絡をお待ちしている状態です。
もし、連絡が来た場合は、お客様の資料がファイルの中に入っていますので、それを使って対応して下さい。
もし何かありましたら、メールでご連絡下さい。

△△

この様に、引き継ぎやすべき対応を簡潔にまとめた内容を作るようにして下さい。何買った時の為に、連絡手段も忘れずに教えておくようにしましょう。

会社を休む連絡をメールでする時は、メールのルールや注意点を守って送ろう

会社に休む連絡をメールでするには、まずはそれが禁止されていないかを確認する必要があります。また、メールで伝えようとする場合は、メールで連絡をする時のビジネスマナーも守らなくてはなりません。

守る事が多いですが、正しく使うことが出来ればメールはとても便利なものです。使い方のルールを守って、正しく活用するようにして下さい。

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