休日に上司にメールを送ってもいいものでしょうか。
本来なら出社してから話せばいいことかもしれないけれど、出来るだけ早く伝えておいた方がいい、と思うこともありますよね。
どうしても上司に連絡しなければいけない時には、どのようにしてメールを送れば失礼にならないか、マナーや注意して欲しいことについてまとめました。
休日は、誰でも仕事のことなんて考えたくないものですから、出来るだけ気分を損ねないよう、「緊急です」というニュアンスが伝わるようにしたいものです。
Contents
休日に上司にメールを送っていいもの？送ってもいい事例
休日にはよほどのことがない限り、職場の人間から連絡なんてもらいたくないものです。
上司だってお休みモードになっているのでメールが来たと思っただけでげんなりしてしまうかも。
しかし、お礼のメールと緊急の仕事のメールだけは送っても差し支えありません。
お礼のメール
例えば金曜日の夜に食事をごちそうになった場合など、夜遅くにメールをするよりも、翌日に送った方がいいこともあります。
そんな時は週明けまで待つよりも土曜日にメールを送った方がいいでしょう。
感謝の気持ちを伝えるだけのメールですから、上司にも迷惑にはなりません。
緊急の仕事のメール
仕事に関するメールは、基本的に急を要するもののみです。
土日が休みの会社であればそれほど緊急の事態はないと思いますが、取引先が仕事をしていることもありますよね。
特にサービス業などは、本社は土日お休みでも店舗は土日も仕事をしていて、何かしら緊急の事案が出てくる可能性があります。
- 土曜日中にどうしても確認しないといけない
- 上司のOKをもらわないと先に進めない
- 月曜日に報告したのでは遅い
と判断した場合は、休日なのに申し訳ないと断りつつ、要件を簡潔に送ります。
休日に上司にメールを送る際のマナーと例文
どうしてもメールを送らなければいけないと判断したら、出来るだけ不快にさせないよう気をつけながらメールを送りましょう。
気をつけて欲しいマナーと例文をまとめました。
件名をわかりやすくする
何のメールだかわからないと「せっかくの休みなのに…」と不愉快になってしまうかもしれません。
件名に要件を入れて、何のメールなのかわかるようにしましょう。
- 昨日の食事のお礼
- 【緊急】○○についての確認
- 【報告】○○の進捗状況
- 【連絡事項】会議の日時変更について
例えば、月曜日の朝一で会議の予定があったけれど、別の案件が持ち上がってそれが後回しになったなど、出社してから報告したのでは間に合わないこともありますよね。
お詫びから始めるのが礼儀
お礼のメールであっても、本来仕事が休みの日に職場の人間からメールを送るという事実は変わりません。
ですから、必ず「お休みのところ申し訳ありません」というお詫びの言葉から入ることを忘れないようにしましょう。
田中課長
お休みのところ大変失礼いたします。
昨日はお食事をごちそうしていただきありがとうございました。
仕事で色々迷いがありましたが、課長の経験談などを聞くことができて大変参考になりました。
週明けからまた心機一転、頑張りたいと思います。
週末はご家族とゆっくりなさってください。
メールで大変恐縮ですが、取り急ぎ食事のお礼を申し上げます。
本当にありがとうございました。
末尾で相手を気遣う分を入れることもお忘れなく。
いつもより「丁寧」を心がける
メールの文というのは相手の表情などがわからないため、必要事項だけだととても冷たく感じるものです。
- お休みのところ大変申し訳ございません
- ご多用のところ恐縮でございます
- お忙しいところ恐れ入りますが
というように、色々とスケジュールがある中、メールを読んで対応してもらうことに対して相手を気遣う表現を必ず入れてください。
そして、仕事のメールであれば、
- 何故それを今日伝えなければいけないのか
- いつまでに何を確認したいのか
- 上司に何をして欲しいのか
ということが一度読んで明確に伝わるよう、簡潔明瞭な表現になっているか、何度も読み返してください。
佐藤課長
お疲れさまです。
お休みのところ大変申し訳ございません。
本日は緊急のご連絡がありメールをお送りいたしました。
水曜日に予定していたプレゼンですが、先方の都合で急遽月曜日に日程が変更されました。
つきましては、日曜日中に資料を完成させる必要がございます。
勝手なお願いで大変恐縮ですが、日曜日のお昼までに添付した資料を確認していただけないでしょうか。
休日に無理を申し上げていることは重々承知しておりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- ○日までに
- ○時までに
と、期日を入れることを忘れないようにしてください。
上司に「これはいつまで何をすればいいの？」なんて確認の手間を取らせないようにすることが大事です。
対応のお礼も忘れずに
あなたが送ったメールに対して何らかの対応が必要だった場合、上司から連絡が来るでしょう。
休み中に、しかも色々とスケジュールがある中で対応していただいたのですから、お礼のメールは忘れずに送ってください。
佐藤課長
お疲れさまです。
本日はお休みにも関わらず早急な対応に感謝いたします。
おかげさまで無事に資料が完成いたしました。本当にありがとうございました。
来週のプレゼンは何としても成功させたいと思っております。
今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
お願いする時だけ丁寧でも、お礼を忘れたら何にもなりません。
もちろん、顔を合わせた時にもお詫びとお礼をお忘れなく。
こんな場合は注意！メールは送らない方がいい事例
休日のメールは、どうしても休日に知らせなければいけない緊急の用事のみ。
ですから、以下のような内容の場合は送らない方がいいですね。
- 単なる業務連絡
- 月曜日に確認しても間に合うこと
- 急ぎの報告は求められていない案件
例えば「あの資料はどこにありますか？」というような質問。
どうしても週末にしなければいけない仕事でない限り、「月曜日に聞けばいいんじゃない？」となってしまいます。
相手のスケジュールを気遣うことが何より大事
メールは電話をかけるより手軽で、ついつい時間や曜日を考えずに送ってしまうクセがついていないでしょうか。
友達ならそれでもいいですが、相手は上司です。
最近ではオンとオフをしっかり切り分け、休日を大事に過ごしている人も増えてきています。
休日なのにうっとうしい！と思われないように、どうしても送る必要のあるメールに留め、送る場合には細心の注意を払って、相手への気遣いを忘れないようにしてください。
