後から読んでも分かりやすいメモの取り方。疑問点を持つことも大事

大切な話をメモする時、聞いた事は全部メモしなければという思いはありませんか?この記事では、後から読んでも分かるメモの取り方をご紹介しています。

メモの取り方が難しいという方やゴチャゴチャして分かりづらくなるという方も、これを読んで解決できればと思います。また、メモをして質問する段階になって、何を聞いたら良いのかわからない、という方にもおすすめの方法があります。

会議などはICレコーダーやスマホで録音してしまいがちですが、聞いて書き起こす作業は大変です。充電などの準備が必要であったり、その場にないこともあります。

一方、紙のメモの場合は電源いらずですぐ書き込みができ、メモを取る姿は印象が良く見えます。メモ取りは聞き上手の第一歩です。コミュニケーションを円滑にしていきましょう。


要点を押さえて簡潔に。メモだけで内容が分かる書き方!

この項目では主にメモの取り方について紹介しています。今からでにも始められるテクニックです。

文章ではなく単語でメモ。漢字はカタカナにして省略

見聞きした文章をただ紙に書くだけでは、録音機や写真と同じです。メモを取る際は何度も出てくる単語や、話題の要点をメモをしましょう。

また、自分が内容を思い出せるキーワードを書くことも大切。単語だけでなくその場で書き込んだ図や絵なども思い出せるきっかけの一つにもなります。

ほかにも、略語を使って書く手間を減らしてみることや、画数が多い漢字やすぐに出てこない漢字はカタカナで省略することでスピードを上げることができます。

疑問やそのとき思ったことはコメントとして残しておく

セミナーなどの質問できる場面で、メモを見返しただけでは質問内容が浮かばないということもあると思います。この問題を解決するには、話の中で疑問に思ったことをすぐにメモするというやり方です。

例えば、疑問に思った項目に二重線を引いて、そばに自分のコメントを書き込みます。どんなに些細な疑問でも残しておくと、相手も答えやすく、話をしっかり聞いてくれていたと安心します。疑問が解決されたらしっかり追記しておきましょう。

分割して書く場所を決める。1ページを存分に有効活用しよう!

メモ帳がもったいないと思って1ページの中に過去のメモがたくさん書き残されていたり、メモを取ってもいつの話かを書いていなかったり。何が重要だったのかが読んでも分からないということはありますか?

改善の方法この2つ。1ページを丸々つかって、

  • ページを3分の2に分割するように線を引いて、狭い枠にコメントを書き込む
  • 話題別に1ページを大胆に使う

という方法があります。分割法は罫線の引かれたメモ用紙で、きっちりとメモを取りたいという方におすすめ。整然としているので、見た目がとてもキレイになります。

1ページを丸ごと使う方法は、形式に囚われずに自由にメモをしたいという方におすすめ。メモを取る話題が変わったら、ページも変えるというやり方なので、スペースが広く使えて話の移り変わりも分かりやすくなります。

重要なことは「5W1H」でスッキリまとめる

大切な連絡事項をメモする時はしっかり書き取りたいですよすね。その時は、状況説明の基本「5W1H」に収めてメモを取ってみるのがおすすめ。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(だれが)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

という6つの項目は忘れがち。ぜひ覚えておきましょう。連絡メモ以外に議事録のまとめにも使えます。聞いたことをそのまま書かずに、単語で書くとさらに分かりやすいです。

必要であれば、

  • How many(どれくらいか)
  • How much(いくらか)

を含めた、「5W3H」も覚えておくとベンリです。書き取ったメモは不足がないように、相手に内容を確認してもらうとさらに良いですね。

聞きたい内容とは関係のない雑談は省く

本題とは関係のない世間話でも、メモを取らなければと思っていませんか?雑談もメモに書き込んでしまうと、本当に必要なことが分からなくなってしまいます。

商談などお相手一人一人を大切にする場面では、別枠に補足として「雑談:最近の趣味」などと書いて、ワードを拾ってみても良いですね。話のタネとして覚えておくと、お相手の好感度も上がります。

読みやすいメモを作るために、用意したい文房具

ここではメモを取るために用意しておきたい筆記類を補足的に紹介しています。メモ帳も自分の手に馴染むもの、書きやすいものを選択してましょう。

3色ボールペンでメモ内容を分別。視覚的に分かりやすい!

使っている筆記具が黒ボールペンのみだとどれが大切かがわかりにくくなってしまいます。赤や青インクが付いた3色ボールペンを使って、メモの内容を分けてみましょう。

例えば、赤インクで書いた内容は最重要事項。青インクで書いたメモは次に大切な作業。黒はそれ以外のメモ。と分けることで、視覚的に何が重要かが見えてきます。

また、会話をメモする際には、強調する単語を赤で囲ったり、自分のコメントを青で書いたりなど、色分けすると内容が分かりやすくなりますよ。

細かく色分けをすると書いている最中に混乱してしまったり、逆に分かりづらくなってしまうので注意。誰が読んでも重要なことが分かる色使いにしてみましょう。

急なメモ取りにベンリ!付箋などを手元に置いておく

いつもどこかに忍ばせておきたいメモ帳ですが、書きたいのにすぐ出せないということはありませんか?焦って取り出して、ヘンなところにメモをしてしまったということも起こらないようにしたいですね。

このとき手元に付箋などを置いておくと、とてもベンリです。記入したあとに見える所やメモ帳に張ったりできるので、見た目にも分かりやすくなります。

付箋がない場合でも、裏がなにも書かれていない用紙にするのもOK。ただし、重要書類などが混じってしまわないように、置き場所を決めたり目印を付けたりしてみて。

メモの取り方を変えて聞き上手になろう

ここまでメモの取り方をご紹介してきました。大切なのは、相手が伝えたいことをしっかりメモすること。

メモは誰にも見せなかったり後で清書したりする場合は、自分が読める字であれば大丈夫。自分なりのメモの取り方を掴んでいきましょう!

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