誠意が大事!相手に失礼にならない内定辞退の理由の内容と伝え方

せっかく内定をもらったものの、もっといい条件のところから内定をもらったとか、もう一度冷静に考えてみるとイメージとちょっとちがったとか、内定を辞退したい状況になることはよくあることです。

その際、内定辞退の理由をどう伝えるべきなのか、悩んでしまいますよね。

何も連絡しないというのはいけませんが、正直に理由を話すのもためらわれてと伝え方をどうすればいいのか困ってしまうと思います。

内定辞退の理由はどうやって伝えればいいのか、せっかく内定をくれたと企業に失礼にならないように伝えるにはどうすればいいか、伝え方のマナーについてまとめました。

もし複数の企業から内定をもらって迷った時には参考にしてみてください。

内定辞退の連絡方法は?相手に失礼にならないように

内定の辞退を伝える時、

  • 電話
  • メール

のどちらがいいのか迷うと思います。

基本的には電話で、自分の口で伝えましょう。

今はメールで何でもやり取りする人が増えていますが、このような大事な話は電話で伝えるのが礼儀です。

ただ、電話で伝えるにしても、「本来であればお詫びに伺うところを電話での連絡となり申し訳ございません」というひと言を添えましょう。

出来るだけ早く電話をする

もし辞退すると決めたら、出来るだけ早く連絡をしましょう。

相手は内定を出してから、すぐに入社の準備を始めます。相手も辞退が出ることは想定していますが、迷惑を最小限におさえるためにも早めの連絡が大切です。

電話をしてもいい時間帯を考える

相手は仕事をしています。暇なわけではないので、電話をかける時間帯も考えましょう

  • お昼休み
  • 始業すぐの時間帯(9時〜10時)
  • 終業間際(17時〜18時)

は忙しい時間帯なので避けた方が無難です。

必ず感謝の言葉を

まず電話をかけた時に、面接の機会を作ってもらったことに対する御礼を伝えます。

それから内定辞退の旨を伝え、謝罪と感謝を改めて伝えて電話を切るようにします。

理由は聞かれなければいわなくてもよい

「今回内定を頂きましたが、大変申し訳ございませんが辞退させて頂たくご連絡をいたしました。」と伝えた時に、「ああそうですか」と特に理由やどこに決まったのかなどを聞かれなければ、あえて答える必要はありません。

電話は相手が切ってから自分が切る

電話を切る時は相手が切るまで待ってくださいね。内定辞退を申し出ておいて、自分から切ったらとても失礼です。

どうしても相手に連絡がつかない時には

電話をして面接の担当者等、辞退を伝えるべき相手に取次をお願いしたけれど、出張などで相手が捕まらない場合もあります。

基本的にはこちらから再度電話をし、つながるまで待ちたいのですが、時間がかかりそうならやむを得ずメールという方法もあります。

その際は、

  • 辞退する旨
  • メールを送る旨

を伝言してもらうようにしましょう。

その上で、その人の代わりになる担当者に電話できちんと感謝と謝罪を伝えましょう。

メールも電話も基本は同じ

メールでも電話でも、伝える内容は基本的に同じです。

  • 自分の名前
  • 面接の時間をとってもらったこと、内定を頂いたことへのお礼
  • 内定を辞退する旨
  • メールで連絡することの非礼を詫びる
  • 最後にもう一度感謝

意外と自分の名前を忘れていきなり要件に入ってしまう人がいますので、注意してくださいね。

簡潔に伝えること。内定辞退の理由の伝え方

それでは、もし内定辞退を申し出た時に理由を聞かれたらどうするか、スムーズに答えられるように、事前に練習しておくことが大事です。

違う職種での内定をもらったため

本来やりたかった職種での内定をもらったため、というと説明しやすいですね。

「御社でせっかく△△職での内定を頂いたのですが、並行して面接を受けていた会社で、○○職での内定を頂きました。大変迷ったのですが、○○職は私がとてもやりたかった仕事でもあるので、今回は辞退させて頂くことを決断いたしました。」

希望していた職種が違うなら仕方ない、と相手も納得してくれると思います。

違う業界から内定をもらったため

これも職種と同様、違う業界から内定をもらった場合は説明しやすいと思います。

「このたび御社で内定を頂きましたが、並行して面接を受けていた別業種の会社から内定を頂きました。
非常に悩みましたが、別業種の仕事の方が私が本来やりたかった仕事に近いと思い、大変申し訳ございませんが今回は辞退させて頂くことを決断いたしました。」

もしどんな業種で、どんな会社かと聞かれたら、「○○業界です」と答えれば十分です。

適性を理由に断る

はっきりと言いにくい理由の時は「適性」を理由にすると角が立ちません。

「御社から内定を頂きましたが、並行して面接を受けていた会社からも内定を頂きました。自分の適性を考えた時にそちらの会社の方がより自分に合っているのではと思いましたので、最後まで悩んだものの、今回は辞退させて頂くことにいたしました。」

自分の適性がその会社に合っていないと判断したことが理由なので、相手の顔を潰すこともありません。

地元に戻るため

転職活動をするにあたり、地元企業も視野に入れていた人もいるでしょう。そちらから内定をもらったので辞退するというのはよくあることです。

「地元の企業から内定を頂きました。せっかく御社からも内定を頂いたのですが、やはり地元に戻って貢献したいという思いが強くなり、辞退させていただくことにいたしました。」

ここは正直に話をすればいいでしょう。

第一志望だと言ってしまっていた時は

採用の担当者も、就職活動をしている人が複数の会社を受けていることくらいわかっています。

しかし「御社が第一志望です」と言っていたのに内定を断られたらいい気はしないでしょう。

もしも第一志望だと言ってしまっていた場合は、

  • 内定をもらった後に他社の業務内容をさらに詳しく聞いたところ、そちらの方が自分に合っていると思った。
  • 業務内容を詳しく聞いたら、自分がやりたい仕事により近いと思った。

このような理由で、「最初は御社が第一志望だったのですが、より詳しく聞いたところ、他社の方が自分の適正に合っているということがわかったため」という理由を説明すればいいでしょう。

時にはオブラートに包んで

基本的には嘘をつかない方がいいです。嘘はばれますし、いくらそこで働かないとはいえ、自分の印象が悪くなるのも、相手に不快な思いをさせるのはよくないです。

何でも正直に言えばいいというものでもありません。

「第一志望の会社から内定をもらいましたので」なんて言われると、ちょっとむっと来ませんか。

それなら「自分の適性を考えた時に、もう一つの会社の方が合っていると判断しました」とした方が角が立ちません。

もしくは、

  • 一身上の都合で
  • 家族との折り合いがつかず

などの理由が無難です。

内定承諾書を出してしまった後は

内定承諾書を出してしまったのでもう断れない、なにか損害賠償のようなことを請求されたらどうしようと心配している人もいるようです。

法律的には、「入社の2週間前まで」なら辞退は可能です。

というのも、民法では「契約期間の定めのない労働契約においては、労働者は2週間の予告期間を置けば、特段の理由を必要とせずに労働契約を一方的に解除できる」という規定があるからです。(627条)

労働者側から2週間以上前であれば労働契約を結んでいたとしても「やめます」ということが出来る、ということです。

ただ、法律的には問題ありませんが、会社として採用しようとしていた人間が一人減るのですから、色々と不都合が出てきます。

よほどの事情がない限り、内定辞退はなるべく早く伝えた方がいいでしょう。それが社会人としてのマナーだと思います。

誠実に伝えるのが円満に内定辞退をするポイント

聞かれなければ答えなくてもいい辞退の理由ですが、もし聞かれたら「相手に失礼の無いように」ということを最大限心がけ、誠実に対応しましょう。

一度はご縁があって内定を出してくれた会社ですし、今後何らかの形でかかわり合わないとも限りません。

今は勤めないからと適当に対応することだけは避けましょう。

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