誠意をもって内定辞退!円満辞退にはメールと電話、どっちがベスト?

厳しい就活を勝ち抜いて、やっと勝ち取った内定。そんな幸運を、複数の会社からいただいた場合、嬉しい反面、第一希望の企業以外はお断りしなくてはならない辛さもあります。

そんなとき、できるだけ失礼にならない内定辞退の伝え方を知っておきたいですよね。デハ、辞退を連絡する手段として、メールか電話、どちらのほうがトラブルになりにくいのでしょうか?

相手にきちんと伝わって失礼にならないかどうか、誠意を伝えられるかなどをふまえながら、内定辞退のマナーを解説していきます。

内定辞退の連絡は電話でするのが基本!メールはNGと心得ておいて

基本的に、内定辞退については「電話で」行うことが基本となっています。電話で伝えるというのは、相手の反応がダイレクトに伝わってくるだけに、辛いことを言われる可能性もありますし、キツイこともあります。

ですが、その分、貴女の誠意も伝わります。

それに加えて、メール・手紙は相手が読んだか確認できないと言うのが難点です。LINEなど、既読のつくものならともかく、さすがに内定の連絡をLINEで行う企業はいないでしょうから……。

あとから、「断ってない」などと言われないように、確実性で言うと、電話が一番です。貴女も忙しいのはよくわかりますが、よほどの事情がない限りは電話にしましょう。

ちなみに、それ以外の「確実に相手に伝えなければならない」であっても(たとえば、遅刻の連絡や、休みの連絡、日程変更など)、電話でするのがビジネスマナーです。

電話での内定辞退連絡は、なるべく早いタイミングでするのが最も円満に進む

内定辞退の連絡をすることになってしまったら、いつころのタイミングでするのがベストなのでしょうか。それは、「できるだけ早く」連絡することが大切となります。

貴女にとっては「面倒なこと」「嫌なこと」「心が痛むこと」なのはよくわかります。私も同じような、「断る」経験がありますから。ですが、あなたが辞退するという事は、ほかに誰かを選ばないといけないということなのです。

辞退する連絡ではありますが、今後先方にかける迷惑を出来るだけ少なくするために、そして、何よりもそれにともなって、貴女が被るかもしれない迷惑を少なくするために、できるだけ早めの連絡を心がけましょう。

内定辞退の電話連絡の際は、何を言えばいいの?メールはどういう文面がベスト?

トラブルになる可能性もある内定辞退の電話連絡。どういう風に人事担当にお伝えすれば、スムーズな内定辞退ができるのでしょうか。また、どうしても電話ではなくメールにしなくてはならない場合は、どういった文面がいいのでしょうか。

トラブル回避のため、聞かれない限りは基本的に内定辞退理由は言わなくてOK

  • 内定辞退理由
  • 内定先の企業

等に関しては、自分から言う必要はありません。

もし内定辞退理由を聞かれた場合は、素直に「他社から◯◯職で内定をいただき、◯◯職の仕事が自分のやりたいことに近いと感じて」などと別の企業に決まった、とお伝えするのも効果的。

もしくは当たり障りのないように「急な引っ越しに伴って御社に入社ができない」「地元の企業から内定をいただき、郷土へ貢献したいという想いが捨て切れず」とお伝えするなどしてください。

「待遇が他社の方が良いから」という理由が本当のことだったとしても、基本的にはポジティブな理由をチョイスするのが大切です。余計なトラブルを招いてしまわないようにしておけば、後々楽になるのは貴女ですから。

ちなみに、引っ越しで入社できないというお伝えをした場合は、相手方の企業の支店や分社がないかはしっかり確認しておかないと、「そっちでもうちはありますよ」と言われてしまう可能性もありますので、要注意です。

忙しくて電話ができない!メールで内定辞退をせざるを得ない時、文面に入れておくべき文章

ここまで電話がベスト、と申し上げてきました。それは、貴女にとっての内定辞退の確実性を高めるため。担当者にとっては、実はメールというのが一番負担が少ない場合もあります。

メールでも内定辞退の知らせはできるだけ早く、丁寧な文面で送るようにしましょう。

まず一番大事なのは「件名」。「内定辞退」のメールであること、そしてあなた自身の氏名、学生の場合は学校名を明記してください。そうすることで、手間を省くことができます。

内定をもらったことに関する感謝の言葉を述べるのが一番最初。そのあと、内定を辞退したいということを述べます。そして、辞退することにした理由は、真剣に考えた結果であることも伝えなくてはなりません。

さらに、最後はお詫びの言葉で結ぶようにしましょう。できるだけ簡潔に、失礼がないような文面を心がけてください。あなた一人では不安なら、送信する前にほかの人に見てもらうのもいいでしょう。

内定辞退後、改めて手紙でお詫びするアフターケアをすれば完璧!

電話連絡やメール連絡で内定辞退を告げることで、内定辞退は完了します。とくに手続きなどは必要ありません。ですが、最後に念押しとして、「手紙」によるアフターケアをすることも大事です。

面接の後、お礼のメールをすることがありますよね。それの、内定辞退バージョンだと考えてください。そのように、より丁寧な気持ちを伝えるために手紙を送ります。それで、貴女の内定辞退は終了となります。

気持ちよく、貴女の掴んだ内定企業へ入社しましょう!

基本は電話、メールではより丁寧に!誠意を持った電話で円満辞退が完遂する

確かに大変なことや、辛いことではありますが、内定辞退をすることは何の問題もありません。貴女にとってより良い企業へいくという選択なのですから。

ですから、もし内定を辞退しなくてはいけない場合になっても、遠慮したりせずに連絡しましょうね。

その際には、できるだけメールではなくて電話で。そして、お礼のお手紙も忘れないようにしましょう。これから就活をする方も、いまもう決まって内定辞退に困っている方も、いい就職活動になるように願っています!

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