内定辞退は電話で伝える!マナーと伝え方を覚えよう!

就活や転職をしていると、複数の企業に応募する事も珍しくありません。実力を認められれば、複数の企業から内定をもらえる事もありますね。

嬉しい事ですが、就職できる企業は一つだけですから、それ以外の企業には内定辞退の連絡を入れなくてはなりません。

この内定辞退の連絡も、ちゃんとマナーを守って行わなくてはなりません。連絡が遅れたり、マナーを破るような形で連絡したりしてしまうと、相手に迷惑をかけ、自分も嫌な思いをしてしまう可能性があります。

内定辞退の連絡は、電話で連絡するのが一般的です。なぜ電話で連絡しなくてはならないのか、といった基本的な疑問から、内定辞退をする場合のマナーについて解説していきます。


内定辞退は電話で伝えるのがマナー。正しい伝え方を押さえよう

内定辞退は電話で伝えるのが正式なマナーです。ただ電話で連絡すればいい、という訳でもなく、正しい伝え方で伝えなくてはなりません。まずは電話で連絡すべき理由と、基本マナーを押さえましょう。

内定辞退はメールではなく、電話で

内定辞退は特別な理由がない限り、電話で行って下さい。内定通知を受け取ってから、最低でも1週間以内に連絡するようにしましょう。

電話連絡する理由ですが、これはメールだと採用担当者のチェックからこぼれてしまう可能性を防ぐ為です。採用担当者はたくさんの応募者をチェックしています。その中にはメールでの連絡も含まれています。

メールだけの簡潔な連絡だと、採用担当者が見落としてしまう可能性が高いのです。連絡の見落としがあると、採用担当者が内定辞退に気が付かずに採用の準備を進めてしまう可能性もあります。

また、せっかく内定をもらったのですから、誠意ある対応をしなくてはなりません。社会人として、自分の声でしっかりと内定辞退の旨を伝えるようにしましょう。

内定辞退の電話は、誠意ある対応を、毅然と行おう

内定辞退の電話で気を付けて欲しいのが、

  • 誠意ある対応
  • 毅然とした態度

の2つです。

まずは、内定を頂けた事に対してお礼を述べましょう。

その後、

  • 内定辞退の旨
  • 内定を頂いたのに、辞退してしまう事に対するお詫び

を伝えます。

この時、おどおどした態度を取らないようにしましょう。内定辞退は揺るがない、という気持ちで、毅然とした態度をとる事も忘れないで下さい。

企業によっては、

  • 内定辞退は法律違反である
  • 貴方の学校からはもう採用しない

といった暴言を言ってくる場合もあります。

内定辞退は法律違反ではありませんし、就活をしている以上、仕方のない事です。この様な事を言われても折れてその企業の内定を受け入れないようにして下さい。

内定辞退の理由や内定先について聞かれた場合

  • 内定辞退の電話をすると、
  • 内定辞退の理由
  • 就職する予定の内定先

について聞かれる場合もあります。

この様な質問を受けた場合でも、答える必要はありません。行き過ぎた質問等をされた場合は、これ以上答える義務はない事を伝え、きっぱりと断ってもいいのです。

伝える場合も、

  • 「検討の結果、辞退する事にしました」
  • 「他社の内定を受ける事にしました」

程度で構いません。特に、就職先やほかの内定先の社名等は伝えない方が無難です。

基本的には内定辞退の理由は伝えなくてもいいのですが、例外も存在します。

  • 家庭の事情で内定の企業で働く事が難しくなった
  • 大きな病気や怪我をしてしまい、就職が困難な状態になった

この様な場合は事情を説明し、機械があればまた改めて選考に挑戦したい旨を伝えておきましょう。

自分だけではどうしようもない理由で内定を辞退する事を伝えておけば、就職活動を再開できるようになった時に、再度応募できる可能性が生まれます。

企業側も事情を考慮してくれる場合がありますので、この様な場合はしっかり自分の状況を伝えておきましょう。

電話だけでなく、お詫び状も忘れずに

内定辞退の連絡をした後は、お詫び状を作成し、辞退した企業に送付しましょう。これも社会人としてのマナーになります。内定辞退の電話同様、出来るだけ早く送付するようにしましょう。

お詫び状の例文を紹介しますので、作成時の参考にして下さい。

拝啓 貴社ますますご清栄の事お慶び申し上げます。
この度は内定のご連絡を頂き、ありがとうございました。

大変光栄なお話でしたが、この度の内定は自体させて頂きたいと考え、ご連絡致しました。

内定を頂いたのに辞退を申し上げるのは、わたくし自身として大変心苦しく、悩みました。
貴社に多大なご迷惑をかける結果になってしまい、本当に申し訳なく思っております。
誠に無礼とは存じますが、どうかご容赦下さいませ。

今後とも、貴社のご発展を、心よりお祈り申し上げております。

敬具

内定辞退を伝える時はこう伝えよう!伝え方例

内定辞退を伝える際に使える、具体的な伝え方例も合わせて紹介します。実際に企業へ内定辞退の連絡をする時は、こちらの例を参考にして下さい。

伝え方例 1

お世話になります。内定の通知を頂いた ○○ ▲▲と申します。
採用担当者の■■様はいらっしゃいますでしょうか。

※採用担当者がいない場合は、いる時間を聞きその時間にかけ直す。いる場合は変わってもらい次第、内定辞退の旨を伝える

この度は内定の連絡を頂き、ありがとうございます。

大変申し上げにくい事なのですが、検討の結果、この度は御社より頂いた内定を辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。

本来なら直接お詫びにお伺いすべきですが、取り急ぎ電話でご連絡を差し上げました。御社にご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ありませんでした。

基本的な流れはこの様な形になります。内定辞退の旨を伝えている時に、辞退の理由等を聞かれたら、簡潔に答える程度にしておきましょう。

伝え方例 2

お世話になっております。私、●●大学(等、学校名)の○○ ▲▲です。先日は内定のご連絡を下さり、ありがとうございました。

自分の適性や将来の事等を検討した結果、内定を辞退させて頂きたく思い、お電話致しました。

御社の皆様には大変ご迷惑をおかけしてしまう形になってしまい、本当に申し訳ありません。

※この後、内定辞退の理由等を聞かれたら正直に答える。他社の内定について、特に社名等は出さないように注意

本当に申し訳ありませんでした。それでは失礼致します。

  • 新卒での就職
  • 採用担当者がすぐに電話に出た

といった場合に使える伝え方です。

この伝え方は、自分の伝えたい最低限の事を伝えた後に質問等を受ける形になります。その為、自分の会話を遮られると慌ててしまう人にもおすすめです。

内定辞退は電話が一般的。ルールを守って伝えよう

内定辞退の連絡を怠ると、相手の企業にも迷惑をかけてしまいます。確実に内定辞退の旨を伝えられるように、電話での連絡を心がけましょう。ただ伝えるのではなく、マナーを守って、正しく伝える事を意識して下さい。

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