履歴書は返却してもらえる?返却できない理由と返却を希望する方法

履歴書を企業に提出したら返してもらえない。なぜ返却がされないのかを疑問に思ったことはありませんか?

この記事では履歴書を返却できない理由と、履歴書の扱われ方、返却希望をする方法についてご紹介していきます。

返却出来ない理由がコスト以外にもあったり、反対に返却している企業にも理由があります。また、企業側が受け取った履歴書の取り扱い方では、履歴書の保管方法、処分の仕方なども取り上げています。

ほかにも、履歴書の返却を希望する方法では、承諾してもらった後の返信の仕方を紹介しています。

「履歴書に書いた個人情報がどこにいってるのか不安」という方や、「履歴書を参考にしたいけど、どんなに頼んでも返してくれないのはなぜ?」といった疑問を持つ方にも読んでいただきたい記事です。


企業によって変わる、履歴書を返却しない理由とする理由

募集要項に「履歴書返却不可」というような注意書きが書かれている一方、履歴書の返却に応じてくれるところもあります。なぜ企業によって対応が異なってくるのでしょうか。理由をみていきます。

履歴書を返却しない理由。費用コストと紛失防止のため

たとえば履歴書を1000枚返送するとなると、どれくらいの人件費が必要でしょうか。履歴書を入れる封筒代、応募者の住所記入など人件費、郵送代などあらゆるコストがかかるために、返却をしない(返却できない)大きな理由の一つです。

郵送する最中に履歴書が紛失、または住所名の書き間違いによる誤送、履歴書の入れ間違いなどの人為的なミスが起こりえる可能性もありえるので、自社で履歴書を破棄という選択を取ります。

また、処分という方針ではなく「データーベース化して永久保存」という方針をとる企業もあり、不採用の人が再応募していないかというのを見分けたりしています。

ほかにも面接や書類選考の時、採用担当者がメモを書き込むため返却できないという理由です。

メモは応募者の評価や採用・不採用の理由以外にも、容姿の印象を書きこむことあります。もしもその状態で返却されても、採用担当者のメモがネガティブなことばかりだったら、会社の印象も下がってしまいますよね。

履歴書を返却する理由。トラブルの防止と情報保護の負担を減らすため

返却しない一方で履歴書を返却する企業もあります。それは、応募者とのトラブルを防止するためです。

たとえば、「履歴書は責任をもって処分します」と求人情報に書いても、「履歴書はどうなるんですか?」「返却して欲しいのですが」という質問メールや郵便が届くと、返答のやりとりをしなければならない手間があります。

なので、「不採用者には履歴書を返却します」「履歴書の返却希望者の方はお伝えください」といった方針にしている場合が多いです。

また、応募者とのトラブル以外にも情報保護の負担を減らす意味もあるのです。採用担当者は常に履歴書を管理し、情報漏洩をしないために細心の注意を払って業務をしています。

募集期間が終了しても保管期間を経て、最終的に処分するまで情報漏洩のリスクが常に存在します。保管者の精神的負担以外にも、人為的ミスの可能性を減らすために返却している企業があるのです。

送付した履歴書の行方と扱われ方

不採用になったら返して欲しいと思いますが、実は企業側には履歴書の返却義務はありません。これは履歴書の所有権が、送った時点(企業側から見れば受け取った時点で)企業のものになり、扱いは企業に任されます。

そこで疑問に感じるのが、履歴書に書かれた個人情報の行方。氏名や住所に電話番号、容姿や学歴・経歴など個人情報が盛りだくさんな一枚ですが、個人情報保護法に基づいて慎重な扱い方をしています。

厚生労働省の指針では、履歴書は採用活動以外の目的には使われず、採用担当者などの権限を持った人が厳重に管理、他の人の目に触れないように扱います。

たとえば、採用担当者がデスクの上に履歴書を広げたまま、デスクトップ上に表示させまま席を立つなどは違反となります。

必要のなくなった時点で履歴書は必ず破棄、削除します。保管期間・処理方法は企業によって異なり、1ヵ月から2ヵ月程度保管した後、履歴書をシュレッダー、または熔解処理の機械にかけて判別・復元不可能になるまで処理されます。

このように送付した履歴書の個人情報がどう扱われて、どのように処理されるのかが分かればひと安心しますよね。

履歴書の返却を希望する場合。返却されても再利用厳禁!

「それでも個人情報がたくさん書かれているから、自分で処理しないと気がすまない」などの理由で履歴書の返却を希望する場合、どのように返してもらうのが良いのでしょうか。

「また書くのが面倒だから使い回したい」という理由は問題外。再利用された履歴書は担当者に見抜かれます。

「履歴書作りの参考にしたいから返してもらいたい」という理由の場合は、企業に履歴書を送る前にコピーを取った方が無難です

ただ、履歴書の中身をそのまま書き写しして別の企業に送るという行為も厳禁。志望理由や自己PRの仕方に違いが出るかもしれないので、参考程度にして改めて書き直しましょう。

求人情報に「履歴書の返却はできません」と書かれている場合は、返却希望の旨をどんなに伝えても大半は「NO」と返ってくると思いますが、履歴書の処分ついての記載がなければ少しチャンスがあるかもしれません。

採用担当者に返却のお願いの旨を詳しく明確に伝え、OKであれば返信用封筒を同封した手紙を送付します。もちろん、返信用の封筒に住所を書き、切手を貼ったものです。

無事に返却されても再利用はしないよう、コピーを取ったりして処分してください。

その後、履歴書を返送してくれた企業にお礼状を送りましょう。返却予定のなかった企業に対し、負担をかけたことをお詫びしたり、感謝の意を込めます。なお、不採用の理由から返却された場合はお礼状は不要です。

基本的に履歴書は返してもらえないと考えよう

ここまで履歴書の行方や返却しない理由、返却希望の仕方などをご紹介してきましたが参考になりましたか?

履歴書を返すのにコストがかかることを覚えていただければと思います。履歴書は基本的に返ってこないと想定し、コピーを取っておきましょうね。

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