履歴書を送る時に送付状は必要?工夫次第では自己アピールに

転職の応募の際、履歴書は面接当日に持参する場合と先に郵送する場合があると思います。場合によってはメールで送ることもあるでしょう。

先に送っておくパターンの場合、履歴書に送付状は必要なのでしょうか。

必ず同封するのがマナーなのか、入れるとすれば送付状にはどのようなことを書けばいいのか、迷ってしまっている方もいると思います。

合否に関わるなら入れた方がいいと思いますが、他の人はどうしてるんだろう?と疑問ですよね。

そこで、送付状がどのような役割を果たすのか、また、書き方はどうすればいいのかということについて解説します。


履歴書に送付状を入れた方がいい4つの理由

送付状は、

  • 添え状
  • カバーレター

と呼ばれることもあります。

どのような書類が入っているかを示すための、挨拶状のようなものです。

入れるかどうしようか迷っているなら、入れておいた方がいいでしょう。

1.社会人としての心配りをアピールできる

履歴書を事前に郵送する場合は、封筒に「履歴書在中」と書いてあれば履歴書が送られて来たんだなということはわかります。

ただ、職務経歴書なども入れてあると思いますので、全部で何枚の書類があるのか、どういったものを入れているのかということを書いた送付状が入っていれば、封筒を開けた人もわかりやすいですよね。

そして、書類だけを送りつけるよりも、「履歴書をお送りするのでよろしくお願いします」という挨拶があった方が、社会人としての心配りが感じられます。

メールでもいきなり用件には入らず、時候の挨拶などを入れてから本題に入りますよね。

それと同じだと思えば、郵送であっても挨拶はした方がいいでしょう。

2.書き方次第であなたにもっと興味がわく

合否に関わるのはあくまでも履歴書など中身の書類です。

しかし、送付状に一工夫することで、たくさんある応募書類の中から「ん?これはどんな人なのかな?」とあなたに興味がわくかもしれません。

アピールするにしても、まずは大事な書類を丹念に読んでもらわないといけないのですから、そこにつなげる方法の一つとして、送付状を見やすく作成しましょう。

3.履歴書の内容を補足できる

あくまで補足であり、ここに書くことが合否を左右するわけではありませんが、あなたの意欲をさらっと書くことで熱意が担当者に伝わりやすくなるかもしれません。

例えば結婚や出産などで仕事を辞めてしばらくブランクのある人は、ちょっとひと言「休んでいる間にスキルアップのために資格を取りました」などちょっと足しておくと、どんな資格を取ったのかな?と履歴書をよく見てもらえるかもしれないですよね。

補足ではありますが、さらっと書くことで少しでも目に留まりやすくなるかもしれません。

4.応募企業への思いをアピールできる

履歴書の志望動機欄は小さい!ということで、その企業にどうしても入りたい!その企業が大好き!という思いがあるなら、しつこくならない程度にアピールすることも可能です。

志望動機は基本的に履歴書に書くものですが、「大好きだ!」というような思いは書きづらいですよね。

そこで、応募できる機会に恵まれたことが嬉しい、というような思いをひと言添えておくと、ちょっとした自己PRになるでしょう。

ただし、過度な期待はしない

送付状は入れた方がプラスになる可能性はあるけれども、入れなくてもマイナスにはならないという程度のものです。

担当者によっては、送付状など中身を確認するためにしか見ない、すぐに捨ててしまうという人もいるくらいですから、過度な期待は禁物ですよ。

基本的には送付状の有無が合否に関係することはないので、仮に入れ忘れたとしてもあまり気にしなくて大丈夫です。

アピールの機会を逃さない、効果的な送付状の書き方

では具体的にどのように送付状を作成すればいいのでしょうか。

見やすい基本構成こそがアピールになる

このようなビジネス文書は見やすさが何より大事です。

手書きで書いたり、レイアウトがなってなかったりするととても見づらく、それだけで逆効果になってしまう可能性も。

実は中身というよりは「見やすさ」こそが最大のアピールポイント。こういったビジネス文書もさくっと作れます、というアピールになるからです。

書く内容は、

  • 送付日
  • 宛先(担当者名)
  • 自分の氏名、住所等
  • タイトル(「履歴書の送付について」など)
  • 時候の挨拶

などです。当たり前のことが出来るということは、社会人経験をアピールする大事な材料になります。

送付年月日

履歴書を送付する日を書きます。明日送るなら明日の日付を書きます。

履歴書にも日付などが入っていると思いますが、同じ日付にしてください。

西暦でも元号でもどちらでも良いですが、履歴書に書いているものと統一するようにしてください。

宛先

誰あてに送るのか、担当者の名前を書きます。氏名がわからなければ、「担当者様」でいいですし、人事部など部署あてに送る場合は「御中」を使います。

いずれにしても、「株式会社」から正式名称で書いてくださいね。

署名

自分の名前など、送り主についての情報を記載します。

  • 郵便番号、住所
  • 氏名
  • 電話番号
  • メールアドレス

などを書いておきましょう。電話番号は日中連絡のつきやすい番号を書くようにしてください。携帯電話やスマホの電話番号がいいと思います。

タイトル

何の送付状かわかるように、タイトルを付けておいてください。

  • 応募書類の送付について
  • 履歴書の送付について

など、何が入っているかわかるようにすればOKです。

頭語と時候の挨拶

ビジネス文書ですから、頭語と時候の挨拶は必須。「拝啓」(結語は「敬具」)を入れます。

応募書類を送っているのですから「前略」(挨拶を省略するという意味)はNGです。

「貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」などの挨拶文が続きます。季節の挨拶はビジネス文書の雛型を見れば、その時期にあったものが見つかると思います。

用件

いよいよここから本文です。

「貴社の採用情報を拝見しましたので、下記の応募書類をお送りいたします。」と、この書類の用件を書きます。

ちなみに「お送りさせていただきます」と書きたくなりそうですが、この「〜させていただく」は誤用も多いので注意してください。

「〜させていただく」は、

  • 相手の許可を得て行動すること
  • そのことで自分が恩恵を受けることに対する感謝の気持ちがあること

という場合に使う言葉とされています。

応募書類を送るという行為は別に許可を得てやっていることではないので、普通に「送付いたします」といえばいいのです。

ちなみに、

  • お休みさせていただきます。
  • ご一緒させていただきます。

などは正しい使い方です。

ごく簡単な自己アピール

本格的な自己PRは履歴書ですることなので、ここではさらっと簡潔に済ませます。

  • 今回応募した仕事の実務経験はありませんが、関連した資格を取得するなど研鑽を積んでおります。
  • 大学時代○○を専攻しておりましたので、△△という仕事に携わりたいと長年思っておりました。

など、あなたの思い、熱意、スキルなどをひと言でまとめます。

面接のお願い

以上を踏まえ、是非面接の機会を設けて欲しい旨のお願いを書いておきます。

「ぜひお目にかかってお話しする機会を設けていたければ幸いでございます。」などの一文を付け加えておきましょう。

結語

最初に「拝啓」を書いているので、最後に「敬具」をお忘れなく。

同封書類について

送付状は挨拶をするとともに、どんな書類が入っているのかを示すために書くものです。

書類に内容についても忘れず記載してください。

  • 記(中央寄せで)
  • 履歴書 1枚
  • 職務経歴書 2枚

など、中身と枚数を記載しておきます。

そして最後に「以上」と加えてください。

入れる時の順番も注意して

送付状ですから、書類の最初に入れてください。

  • 送付状
  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • その他必要書類

の順番でクリアファイルなどに入れるか、クリップなどでひとまとめにして入れてから封筒に入れます。

これはダメ!逆効果になってしまう送付状の書き方

そうか、送付状が自己アピールになるのか!とあまり意気込んではいけません。やり過ぎは逆効果です。

アピールし過ぎ

送付状はあくまでも送付状。キレイに見やすく書くことで印象は良くなるかもしれませんが、直接合否には影響しません。

ですから、ここであまりに自己アピールをしすぎると、「この人は送付状の意味をはき違えているのでは?」と思われてしまいます。

本格的な自己アピールは別紙で書くようにしましょう。

言い訳し過ぎ

ブランクが長いなどの不利になりそうな理由についてちょっと記載しておきたいと思う時、あまりにたくさん記載してしまうと言い訳じみてしまいます。

そこはさらっと、ひと言で済ませるようにしましょう。

簡潔で見やすい送付状を作ることが最大のアピール

送付状の好感度が高ければ、履歴書を丹念に見て「この人に会ってみようか」と思ってもらえるかもしれません。

そのためには「見やすい送付状」を作ることが大事です。ぱっと見て何が書いてあるのかが端的にわかる書類を作れるということは、例えば事務職などを希望する場合は大きなアピールになると思います。

そのためにも、レイアウトなどを工夫して、見やすい送付状を作ってください。

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