催促メールにもマナーがある。相手を不快にさせない文章とは?

「忙しい相手に仕事の依頼をすると、返事が中々来ない。」なんてこと、ありますよね。忘れられているのかもしれないし、こちらも次の工程に進めずヤキモキ。困ってしまいます。

こういう時は迷わず、催促をしましょう。催促は、緊急を要するものであれば電話で伝えることが一番ですが、まだ時間に余裕がある場合は、メールで送った方が記録として残せるので便利です。

一方で、催促メールは記録として残る分、その内容を間違うと相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。ちなみに、メールに「催促」という文字を入れるものNGです。今回は、催促をメールで送る際のマナーと注意点をまとめました。


催促はしても問題なし。でも相手に不快感を与えないように注意!

相手の返事が来なくて仕事の進捗に影響が出る場合、相手に催促をしても問題ありません。ただし、お互いが気持ち良く仕事ができるよう、配慮が必要です。特に、否定的、攻撃的な内容のメールにならないように注意しましょう。

相手が1日200通のメールが来るような方であれば、送られてきたメールを他意なく読み飛ばしてしまっていたかもしれません。また、運悪く迷惑メールボックスに入っている可能性も。そんな時に「なんで対応してくれないの!」という感情のままメールを送ってしまったら、相手はイラッとしてしまうかもしれません。

催促メールの書き方のポイントは、事実に基づいて書くこと

催促メールは、以下の内容を盛り込んでおくと相手に伝わりやすくなります。ビジネスメール同様、事実に基づいて、簡潔かつ読みやすく書くことが重要です。

  1. 依頼した内容(いつ、どのような内容をいつまでにお願いしていたか)
  2. 現在の状況(未達、未入金、未対応など具体的に)
  3. やってほしいこと(いつまでに何をしてほしいか)

また、メールで送っているものの催促の場合は、送ったメールを「転送」にしておくりましょう。催促の文章の後に、すでに送っているメールが参照できるようにしておくと、相手がメールを探す手間が省けて親切です。

否定的、攻撃的な催促の文章は相手をイラっとさせる!

催促メールを受けた時に相手をイラっとさせるのは、否定的、攻撃的な文章です。
いくら丁寧な文章にしていても、

  • まだご対応いただけないでしょうか
  • 再三のお願いでございますが
  • そろそろ返信をお願いいたします
  • 早急にご対応ください

といったフレーズは、相手を急かす印象を受けてしまいます。「自分に非があるのは分かっているけど・・・。」と、気持ち良く仕事ができない、釈然としない気持ちにさせてしまいます。

なお、「ください」は、受け手によっては命令調と捉える人もいます。特に、目上の人にメールを送る時は注意しましょう。この場合は、「ご対応いただけますようお願いします」と依頼調でお願いしましょう。

仕事でよくあるシーンの、催促メール例文を5つ紹介!

ビジネスで想定される催促のシーンごとにメール例文を紹介しています。是非、参考にしてみてくださいね。

メール例文1:入金の催促

支払期限が過ぎても入金の確認ができていない場合の例文です。

件名:お振り込みについてのご確認

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。○○の田中です。

□□の件につきまして、○/○までに振り込みのお願いをしておりましたが、
○/○時点でまだご入金が確認できておりません。

恐れ入りますがご確認をお願いいたします。

なお、本メールと行き違いで、すでにご入金いただいておりましたら、
大変お手数でございますが、その旨ご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

メール例文2:請求書送付の催促

取引先からの請求書がまだ届いていない場合の例文です。

件名:【ご確認】12月分の請求書について

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。○○の田中です。

12月分の請求書についてですが、
○/○時点で、まだ手元に届いておりません。

恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

また、すでに郵送いただいている場合は、
大変お手数でございますが、その旨ご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

メール例文3:メールで依頼したことへの催促

取引先に、メールで仕事の依頼をしていた場合の例文です。

件名:○○について

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。○○の田中です。

先日、○○について、以下のメールをお送りいたしましたが、
届いておりますでしょうか。

もし、お手元に届いていない場合はご確認の上、
お手数ですがご返信いただけますと幸いです。

何卒、宜しくお願いいたします。

-(催促メールの後に、前回送ったメールを引用する)-

メール例文4:打ち合わせ日程の催促

お客様からの、打ち合わせ日程の連絡を待っている場合の例文です。

件名:【日程のお伺い】□□の打ち合わせの件

○○株式会社
○○様

いつも大変お世話になっております。○○の田中です。

□□のお打ち合わせの日程について、ご調整いただけるとのことでしたが
その後ご都合はいかがでしょうか。

お忙しい中と存じますが、ご連絡お待ちしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

メール例文5:出欠確認の催促

社内の歓迎会や送別会などの出欠確認の例文です。

件名:【ご確認】〇/〇(金) ○○の出欠について

○○さん

お疲れ様です。営業部の田中です。
先日メールにてご案内した新入社員歓迎会について、出欠の確認です。

〇/〇(金)の19時より、会社近くのお店で歓迎会を予定しておりますが
ご参加いただけそうでしょうか?

お店に人数の連絡をするため、○/○(水)18時までに
ご返信いただけると助かります。

お忙しい中お手数ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

-(催促メールの後に、前回送ったメールを引用する)-

催促メールで注意したい、3つのポイント

催促のメールを送る時は、以下の3つのポイントに注意し、相手に不快感を与えない工夫をしましょう。

1.催促のメール文章を作る時は、レッツ、ポジティブシンキング!

仕事が思い通りに捗らないと不安になるし、自分の仕事をないがしろにされているようで、イラっとしてしまうもの。だからといって、負の感情のままメールを作ると、嫌味な催促の文章になってしまう可能性があります。

メールを作る前には「相手もきっと忙しかったのかも」「自分の依頼の仕方が分かりづらかったのかも」と相手に対してポジティブに捉えてみましょう。また、メールを送る前にも、相手がどう受け取るか、社内の誰かにチェックしてもらうのも一つです。

2.タイムラグがありそうな場合は、行き違いの断りを入れる

入金や郵送などは確認が取れるまで時間がかかり、対応してもらった後に催促のメールが届く可能性があります。また、大勢の人に対して、ある時点のとりまとめ結果を元に催促する場合も、すでに提出してもらっている人にも催促してしまうということもあり得ます。

こういった場合は、相手に困惑や不快な思いをさせないよう、「行き違いの場合はご容赦ください」など、行き違いへの断りの一言を付け加えましょう。

【行き違いについてはこちらを参考にしてくださいね】

3.催促の前に、本当に連絡が来ていないか、もう一度確認する

前述の行き違いにも関連しますが、催促したら実は、

  • 自分のメール送信ボックスに入ったままになっていて、相手に送れていなかった
  • すでに受け取っていたのに、催促してしまった

というようなことがあれば、相手に、仕事の仕方を疑われてしまうかも。催促する時は、迷惑メールに入っていないか、郵便物であればどこかに届いていないか、考えられる状況を確認してから催促メールを送りましょう。

催促メールで対応してもらったら、お礼も忘れないのがマナー!

ビジネスにおいては、約束を守ることがその後の信頼につながりますので、依頼された仕事の期限は守るのが鉄則です。とはいえ、日々仕事に追われている人にとっては、催促が当たり前になっている人も。経理の人が行う経費精算の催促など、催促するのが毎回だと悲しい気持ちになるかもしれませんが、催促も仕事の一環だとポジティブに捉えてみましょう。

また、催促の目安にするためにも、何か依頼をする時は、予め期限を伝えておきましょう。意外にも、相手は「急ぎだと思わっていなかった」という誤解があるかもしれません。

なお、催促メールを送った後に相手から返信や対応があった場合は、お礼も忘れてはいけません。メールへの返信は基本マナーですが、滞っていた仕事に手をつけ出すと、相手への対応のお礼はついつい忘れがちになってしまいます。

催促メールの返信についても、「お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました。」とお礼の返信を欠かさず行えると、相手とさらに良好な関係を築けるかもしれません。

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