気持ちが伝わる、採用のお礼メールを送る時のポイントや書き方例

頑張った甲斐があって採用の内定通知が届いた!という時、せっかくですから採用してもらったことに対するお礼のメールを送りましょう。

丁寧なお礼のメールはもらった方も嬉しいですし、メールを送ることで自分も「これからがんばろう」という気持ちを新たにできると思います。

ただ、適当に送って相手に失礼にならないように、お礼のメールを送るタイミングや文面などについてお話しします。


採用のお礼メールは必須ではないが送った方がベター

採用内定の連絡を受けた時、別にお礼のメールを送らなかったからといってその後に影響することはありません。

でも、ひと言お礼をしておくとあなたに対する印象が良くなる可能性もあるので、メールを送ることをおすすめします。

転職エージェントを利用している場合

転職エージェントを通して応募し、採用が決定した場合は、そのまま担当のエージェントからお礼をしてもらえばいいでしょう。

わざわざ直接メールをしなくても大丈夫です。

採用のお礼メールを送るタイミングはいつがいいか

お礼のメールはいつ頃送ればいいのでしょうか。タイミングに注意してください。

メールで採用の連絡が来た場合は

メールで連絡を受けた場合は、そのメールに返信をする形でいいでしょう。メールの返信はもらった当日中にするようにしてください。

もし何らかの事情で返信できないとしても、24時間以内に返信するようにしましょう。それ以降、あまりに時間が経ってから送るのでは逆効果です。

何日もたって「今頃?」と思われるようなタイミングで送ってしまったら、この人は常識がないのではないかと印象が悪くなってしまう可能性も。

もし24時間以内に送れなかったら、お礼が遅くなって申し訳ございませんとひと言添えるか、いっそのこと奥らない方がいいでしょう。

件名そのままで返信しない

メールの内容がわかるようにそのまま「Re:〜」で送るのではなくて、「採用のお礼」など件名を編集して返信してくださいね。

文書で内定通知をもらった場合は

文書で通知をもらったら、「本日内定通知を頂きました」と、通知をもらった日に連絡をしましょう。これもあまり時間をおかずに送ることが大切です。

国内の郵便物は普通に送っても1〜2日以内に着くのですから、あまり時間をおいて送るのはメール同様、逆効果になる可能性があります。

電話で連絡が来た場合は

電話で内定の連絡が来た場合は、その場でお礼を言うことが出来ますので、あえてメールを送る必要はないかも知れません。

でも、「電話でご連絡を頂きましたが、改めてお礼を申し上げます」とひと言お礼をしておけば、あなたの丁寧さを印象づけることも出来ると思います。

電話の場合は、間髪おかずにメールを送るよりも、ひと呼吸おいてからの方がいいでしょう。

あなたに電話をしているということは他の人にも連絡をしている可能性があります。

もし午前中に連絡をもらったなら午後にメールを送ればいいですし、午後の早い時間ならその日の夕方に、午後の遅い時間だったら翌朝でも大丈夫です。

お礼メールの内容と送る時に注意したいこと

さて、実際にメールを送る場合、どのようなことに気をつけて文面を作れば良いか、そのポイントをまとめました。

件名はわかりやすく

メールを一目見てどんなメールかわかるように、件名は簡潔に、わかりやすく書きます。

  • 「採用のお礼/田中花子です」
  • 「内定を頂きありがとうございます/田中花子です」

など、お礼である旨と誰が送信者なのかわかるようにしておきましょう。

最初からアドレスを入れておかない

うっかり作成途中で送ってしまったりしないように、相手先のメールアドレスは最後に入れるようにします。

アドレスが入っていなければ、間違えて送信ボタンを押しても送られることはありません。

部署名などは省略しない

メールの冒頭には宛名を入れますが、会社名や部署名などは省略しないように気をつけてください。

株式会社○○
人事部 採用担当 佐藤一郎様

もしも担当の人の名前がわからなければ、「人事部御中」など部署名にしておいても大丈夫です。

本文の最初で名乗る

手紙では「拝啓」などの決まり文句がくるところですが、メールなので最初に自分の名前を書いておきましょう。

いつもお世話になっております。
このたび、採用内定のご連絡を頂戴いたしました田中花子です。

「いつもお世話になっております」はメールでの決まり文句ですので、忘れずに入れておいてくださいね。

お礼とともに今後の抱負も入れる

短いメールでいいとはいっても、「ありがとうございました」だけだとちょっと味気ないですね。

簡単でかまわないので、

  • 面接中に感じたこと、考えたこと
  • 入社までにやっておきたいこと
  • 今後の抱負、新たな決意

など、前向きに感じられるような内容を含めておくと、入社後も活躍してくれそうだなと思ってもらえるのではないでしょうか。

最後に自分の連絡先を入れる

意外と忘れがちなのですが、本文でお礼を述べた後に電話番号やメールアドレスなど自分の連絡先を入れておいてください。

田中花子
電話:090-1234-5678
メールアドレス:XXX@YY

適度な改行を入れて読みやすく

短いメールであっても、改行のないメールはとても読みづらく、相手にストレスを感じさせてしまいます。

適度に改行を入れ、句点の位置なども確認しながら読みやすいメールにするよう心がけてください。

誤字、脱字がないかどうか確認

すべて書いたら、誤字、脱字がないかどうかしっかり確認しましょう。簡単なメールなのに誤字や脱字があると社会人として少し恥ずかしいです。

自分で作った文章は自分で間違いを見つけにくいので、声に出して読んでみるといいですよ。

また、宛名の漢字などもきちんとチェックしてください。人名は読み間違えても端ではありませんが、書き間違えはいけません。

旧字で表記されていることもあるので、名刺などをきちんと確認してくださいね。

文面の例

さて、上記の注意事項を踏まえて、実際にどのような文面にしたらよいか。このような感じでメールを作ってみてください。

◆その1

(件名)採用のお礼/田中花子

株式会社○○
人事部 採用担当 佐藤一郎様

いつもお世話になっております。
本日、採用内定のご連絡を頂戴いたしました田中花子です。

採用内定のお知らせを頂き大変嬉しく思います。心より感謝申し上げます。

入社までの期間は短いですが、一日も早く皆さんの一員となれますよう、さらに努力をしてまいりたいと思っております。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
まずは取り急ぎお礼申し上げます。

◆その2
(宛名、挨拶省略)

このたびは採用のご連絡を頂き誠にありがとうございました。

内定のお知らせを頂いて、嬉しい気持ちで一杯です。

面接の時に○○様より今後のプロジェクトのお話を伺って深い感名を受けました。その一員となって関わっていけることに大きな喜びを感じています。

勉強不足で至らない点もあるかと思いますが、今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは取り急ぎお礼申し上げます。

=====
あくまでもお礼なので、そんなに気張る必要はありません。

お礼とともに、さらっと入社後の意欲もお伝えしておくといいでしょう。

パートでも正社員でもお礼の気持ちの伝え方は同じ

パートだからお礼のメールを送らなくていいのでは?とか、正社員だから送らなくてはいけないとか、雇用の形態にこだわる必要はありません。

お礼のメールは採用してもらってありがたい、入社したら精一杯頑張りますというあなたの「気持ち」を伝えるものです。そのまま素直な気持ちを伝えましょう。

そして、そのメールを送った時の気持ちを忘れずに、入社後も精一杯頑張ってください。

お礼のメールは「ビジネスメール」だということを忘れずに!

ひと言の簡単なお礼のメールであっても、企業に送る以上は「ビジネスメール」だということを忘れないようにしてください。

感謝の気持ちさえ伝わればいいというものではなく、フォーマットなどビジネスメールとしての体裁を整えていないと常識を疑われてしまいます。

採用内定はゴールではなくスタート。

入社後に気持ちよく仕事を始められるよう、あなたの印象が良くなるようなメールを送ってくださいね。

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