言いたいことが伝わらない。うまく説明が出来ない。仕事でそんな悩みはありませんか？
わかりやすい説明をするにはコツがあるんです。わかりやすく話が出来ないなと悩んでいる人は、そのコツを知らないだけ。
ですから、ポイントを掴めば誰だってわかりやすく話が出来るようになるんです。
どうすればわかりやすい説明が出来るようになるのか、また逆に、こうするとわかりにくくなってしまうというポイントをお話しします。
そのコツを掴んで、自信を持って説明できるようになりましょう！
Contents
そもそもわかりやすい説明って何だろう？
わかりやすい説明って、実は人によって受け取り方が違うんです。
同じ説明をしても、Aさんはよくわかったといい、Bさんはよくわからないという。この違いはどこからくるのでしょうか。
それは、相手の理解度の違いです。
相手の理解度を考えずにテクニックだけを覚えても、わかりやすい説明は出来るようになりません。
- この人はどこまでこの話を理解しているのか。
- 基礎的な知識はあるけど、詳しくは知らない。
- だいたいの概要は知っていて、新しい部分だけ説明すれば良い。
- 全く知らないから、基礎の基礎から説明しなければならない。
この違いをきちんと自分の中で理解しておく、ということです。
それにあわせて、次の章でお話しする「コツ」を使いながら説明していくのです。
これでプレゼンにも自信！わかりやすい説明をするコツ
人にわかりやすい説明をするにはコツがあります。そのコツを掴んでおけば、誰でもわかりやすい説明が出来るようになるんです。
相手が知りたいことは何かを考える
例えば上司に企画書を説明する時。上司は何を一番知りたいのでしょうか。
そのポイントがずれてしまうと、「そんな指示はしていない」ということになってしまいます。
ですから、まずは相手の立場に立って考えること。
- 何を一番知りたいのか
- どういう説明を求めているのか
ということを考えてみてください。
ここで、先ほどお話しした前提を思い出してくださいね。
相手の理解がどこまで進んでいるのかを勘案した上で、この人は何を一番知りたいのだろう？ということを考えてください。
先にテーマや結論を話す
「○○について説明します。」そんなひと言を最初に言うだけで、グッとわかりやすくなります。
えーっと、これはこうで、それからこうして、などとだらだら話すと、「で、何が言いたいの？」となってしまいますから、気をつけましょう。
大事なことを繰り返す
例えば、職場の研修について説明するとしましょう。
- ○月○日、○時から△△についての研修を行います。
- この研修はマネージャー職の方、全て受講していただくことになっています。
- 持ち物はお配りした資料です。
など、簡潔に説明し、最後にもう一度「○月○日、○時からですので、遅れることのないようにお願いいたします」など、その説明で大事だと思うことを繰り返してみてください。
最初と最後に大事なことを織り交ぜると、記憶に残りやすいです。
ここを理解して欲しい！というところだけを説明する
説明には色々なやり方がありますから、長くしようと思えばいくらでも出来るんです。
でもそれではとてもわかりづらい。だから、わかりやすい説明って、とても簡潔ですよね。
それは「必要なところだけに絞って」説明をしているからです。
例えばシステムの開発に予算が欲しい！ということを説明する時。
担当者レベルだったら、こんなシステムが出来たら仕事が楽になるね、ということでいいかもしれません。
でも、お金を出す立場だったら？
- このシステムによってどのくらいのコスト削減が出来るのか、費用対効果
- 投資したお金はどのくらいで回収できるのか
ということを知りたいですよね。
あれこれと盛り込みすぎて、話が脱線しないように気をつけると分かりやすい説明になります。
専門用語を使わない
説明する相手が自分と同等の知識を持っているとは限りません。
特に、上司に説明をする時は、上司は担当者レベルの細かいことまで知らないことが多いです。
例えばシステムの説明なんて、技術者でないとわからないことが多いものですが、上司に決済をもらわなければ予算が降りないなんてことがありますよね。
そんな時、仲間内だけでわかるような専門用語を羅列してしまうと、全く話が伝わりません。
わかりやすい説明をする時は、「小学校高学年でもわかる言葉づかい」を心がけてみてください。
それが何故必要なのか、時にはわかりやすいたとえ話やイラストなどを駆使して、知らない人でもすんなり頭に入るように、子供でもわかる言葉で説明するんです。
相手がわかっているかどうか確認しながら話す
一方的に話を進めるのではなく、「ここまではよろしいでしょうか」など相手が理解しているかどうか、話について来られているかどうかを確認しながら説明してみてください。
こちらから声かけをした方が、相手も質問しやすいですし、もし理解が不十分で話を進めてしまうと、結論まで言っても結局何を言っているのかわからないということになってしまう可能性もあるからです。
それを防ぐためにも、理解の方向性が間違っていないかどうか、途中で確認しながら話すといいですよ。
質問を想定する
説明をする前に、自分でもあれこれ調べたはずです。その時に、「これって何だろう？」とあなたが思ったことは、相手も疑問に思うはず。
それであれば、あなたが疑問に思ったことや、相手の理解度ならこの辺りも質問されるかもしれない、ということを想定してください。
その上で、その回答を説明に盛り込んでいくと、あれこれ聞く前に答えが出てくるのですから、相手にとってわかりやすい説明になるのです。
これだと伝わらない。わかりにくい説明の特徴
ついやってしまいがちなことの例をあげてみます。
この点を気をつけて、「やらないように」してみてください。
自分の言いたいことだけを話してしまう
説明は相手のためにするものです。演説ではないのですから、自分の主張だけを話したいように話してしまっては伝わりません。
例えば、「この商品はこんなに素晴らしいんです！」と、商品の特徴だけを延々と話す営業マンがいたらどうでしょう？
それを考えずに自分の言いたいことだけを言っても売れませんよね。
ですから、相手のことを考えずに自分のことだけを考えている説明は伝わりにくいのです。
主語、述語がはっきりしない
主語がない説明をする人、結構多いです。また、主語と述語の距離がありすぎて、何を言っているのかがわかりにくい人も。
説明がわかりにくいといわれる人は、主語を入れて話しているか？ということをちょっと考えてみてください。
説明が長い
説明がわかりにくい人は、全てを説明しようとしてしまいます。
だらだらと話した後で、「完璧に説明できた！」と思っているのはその人だけ。
長過ぎて、何がポイントだったのかわからなくなってしまうのです。
自分が理解できていない
これも非常に多いパターンです。理解したつもりで出来ていないということはよくあることです。
深く理解できていないので、人に説明が出来ないのです。
本当にそのことについて理解出来ているのか、もう一度自分の知識を確かめてみてください。
相手の状態を確認していない
これは意外と盲点なのですが、説明というのは聴いてくれる人がいて成り立つものですから、相手が話を聞く状態になっているのかということを確認するのはとても大事なことです。
例えば上司に説明をしたいのだけど、忙しそうにしているなら、「今ちょっとよろしいでしょうか」とひと言声をかけ、もしダメなら、改めて時間をとってもらうなどの対応が必要です。
しかし、自分のことで手一杯な人は、何か書類を読んでいる上司に対して、いきなり「この間頼まれた資料を作成したのですが」などといっていきなり話し始めてしまったりします。
コツさえ掴めば大丈夫！自信を持って説明が出来ます
わかりやすい説明が出来るかどうかは、頭の良さとは関係ありません。もちろん、頭の良い人はわかりやすい説明が出来ますが、その真似をすればいいんです。
だから、「私は頭がよくないからダメだ」なんて諦めないでください。
大事なことは説明を聞いてくれる相手の立場に立って考えることです。
自分がどう説明するかというよりも、相手が何を知りたいのかということを考えることで、わかりやすい説明が出来るようになりますよ。
