仕事のスケジュール管理で迷っている人へ。大切なのはコツとツール

なぜかいつも忙しい。仕事をやってもやっても終わらない…。

そんな人は、スケジュール管理に問題があるのかもしれません。

スケジュールを管理することは、仕事をうまくまわしていく上で必要不可欠。毎日のタスクが多い仕事ならなおさらです。

「毎日忙しいのに、さらにスケジュール管理したらもっと忙しくなるのでは…」と思うかもしれませんが、実は逆で、スケジュール管理をすることで無駄のない仕事運びができるようになるんです。

実際、スケジュール管理ができている人ほど仕事に余裕ができるため、新しいことにチャレンジしたり定時上がりができたり、心にも余裕が生まれます。

今回はそんなスケジュール管理のコツと、おすすめのツールをご紹介しましょう。

スケジュール管理ができる人とできない人の違いって?

ではまず、スケジュール管理ができる人とできない人の違いについて知りましょう。

スケジュール管理ができるようになるとどんな風に変われるのでしょうか。

スケジュール管理ができる人は仕事もできる

冒頭にも挙げましたが、スケジュール管理がしっかりできている人には、スケジュール管理していない人に比べて余裕が生まれます。

余裕が生まれれば仕事や予定のダブルチェック、日々の成果の洗い出し、いつかはやらなければいけない雑務など、あらゆることに目をむけることができるようにできるんです。

仕事とは基本的に、雑務や小さいことの積み重ね。ミスを防げるような仕組みづくりが大切になってきます。

仕事とプライベートのオンオフがはっきりしている

仕事のスケジュール管理をすれば大切なタスクは全て管理したツールのなか。

プライベートの時間にあれこれ考えたり、「覚えておかなくちゃ」と気を張る必要もなくなります。

つまり、仕事中には仕事のことを、仕事が終わればプライベートのことを考えられるようになるんです。

このオンオフの切替がしっかりできることで、プライベートタイムの充実、ストレス発散につながり、またひとつ余裕を生む仕組みのひとつになります。

スケジュールを具体的に時間や内容を決めて組んでいる

今までスケジュール管理をしていても今いち効果がわからなかった人は、もしかしたら管理が甘いのかもしれません。

というのも、どの工程がどれぐらいかかるのか、きちんと時間を計ってスケジュールに組み込んでいかないと真価を発揮できないのが、スケジュール管理です。

例えば

  • 大雑把に「○○の案件をやる時間」としか区切らず、結果時間が足りなかったり…
  • 思ったより移動に時間がかかってしまって焦って行動することになったり…
  • 時間が余ったけれど手元に資料を用意していなかったのでスマホをいじって時間をつぶしたり…

こんな経験をした人は、ぜひ次にご紹介するスケジュール管理のコツを読んで、活用してみてください。具体的なスケジュールを組むことがいかに大切かわかりますよ。

仕事のスケジュール管理で押さえるべきコツ10個

それではいよいよ、スケジュール管理のコツに触れていきましょう。

10個あるので最初は覚えるのが大変かもしれませんが、やってみるとどれも簡単です。すべてを毎日のスケジュール管理に取り入れてみてください。

1、その日やることに順位をつける

まずはその日1日の全体の流れを把握しましょう。スケジュール管理ツールを活用して、その日のタスクをチェックします。

そしてその日やる事に順位をつけます。重要度が高いもの・時間の制約のあるものを順位付け、その順位通りに仕事をこなしていきます。

人は、一日の中で午前中が集中しやすい時間になっています。順位が高いものから手を付けていくことで、集中力の高い時間に

  • 難しい
  • 締め切りがある
  • 重要度が高い

案件を優先的にこなし、午後の集中力が下がってくる時間の負担を軽くすることができます。

2、「今日やらなくても良いこと」は別途リスト化する

今日・明日やらなくても良い、けど時間が空いたらいつかはやっておきたい。こんなタスクは、おそらく雑務が大半でしょう。1日のスケジュール管理とは別にリスト化しておくことをおすすめします。

というのも、すぐにやらなくても良いようなタスクほど、その時間を確保できず、結局緊急でやらなければならないタスクになってしまう可能性があるからです。

スケジュール管理をしっかり行うと、日々の業務の合間に少しずつ余裕が生まれます。この余裕ができたときに、別途リスト化しておいた雑務をこなしていきましょう。

こうすることで常に無駄な時間がなくなり、たまっていきやすい雑務も余裕のあるうちに終わらせることができます。

ひとつでも緊急案件を増やさないようにする工夫が、雑務のリスト化です。

3、緊急案件にも対応できるように時間に余裕を持つ

気を付けていても出てきてしまうのが、緊急案件です。どんな仕事にもトラブルはつきものです。

自分がトラブルに見舞われなくても、同僚や後輩、先輩、上司など、周囲の人がトラブルに遭ってそれを手伝うことになるかもしれません。ときにはクライアントの意向によって緊急案件が生まれることもあるでしょう。

緊急案件が生まれたに、スケジュールをぎちぎちに組んでしまっていると、対応が難しくなるのは目に見えていますよね。

基本的にひとつのタスクには想像よりも時間がかかるものとして、少し多めに見積もって予定を組みましょう。

時間が余れば、「余裕があるときにやりたいこと」をこなす時間にすればいいのです。

4、それぞれの仕事にかかる時間を把握する

そもそも、いつもやっている仕事がどれぐらいの時間かかっているか把握できていない場合があります。

まだ仕事を始めて間もない場合には、まずどんな細かい仕事でもそれにかかる時間を把握することから始めてください。

例えば

  • 打ち合わせ
  • メールチェック
  • クライアントへの電話
  • 後輩への業務依頼

など、人が関わるものから自分だけで行うものまで、全てのかかる時間を把握していきましょう。

仕事に追われるような感覚がぬぐえない人には、

  • 他の人が10分で終わるメールチェックに30分もかけている
  • 打ち合わせの時間が長引いて後の仕事がまわらない

など、想定以上の時間がかかっている場合があります。

かかっている時間を把握することは、自分自身に無駄がないか、実際の予定表と実時間に差がないかを知ることにつながります。知ることができれば改善することができますよね。

5、仕事が終わったら、その日のうちに翌日のToDoを洗い出す

仕事が終わったらその日のうちに翌日にやるべき、ToDoの洗い出しを行っておきましょう。

先程も述べた通り、人は午前中が一番集中力が高まる時間です。その時間に「何をやるか」を考える時間があるのはもったいないことです。朝いちばんから仕事に取り掛かれるような環境づくりが必要になります。

翌日のToDoをあらかじめ洗い出しておき、好スタートをきれる準備をしておきましょう。

6、5分では足りない。まずは30分前行動を始めよう

いつも「なんだか時間がたりない」と感じている人は、30分前行動から始めてみましょう。

よく「5分前行動が基本」と言われますが、社会人になると、時間の約束がさらに重要なものになってくるのは、身にしみてわかってきますよね。

例えば移動時間が必要な業務なら、30分前行動をしておけば電車の遅延や渋滞に巻き込まれても間に合う可能性があります。

デスクで行うことでも、30分前には対応できるように準備しておけば、多少時間が前後しても対応できますし、事前に漏れがないかもう一度チェックすることもできます。

締め切りがある業務も自分の中で30分前に決めておけば、時間をすぎることがなくなるでしょう。

繰り返しになりますが、余った時間は別途リスト化した「今日やらなくても良い事」を片づける時間にすれば良いのです。

時間に遅れることは社会人としての信用度に関わります。30分前行動できるようなスケジュール管理は非常に重要です。

7、曜日・月・年単位でスケジュールを書き出してみる

1日のスケジュールだけでなく、時間割のような要領で、曜日・月・年単位のスケジュールも作ってみましょう。

先々のスケジュールを書き出しておくことで、いつごろどんな業務が増えたり、減ったりするかを把握することができるようになります。

曜日ごとのスケジュールがあれば、そこに向けて前日までに用意しておくことがタスク化できますし、クライアントから毎年〇月に依頼が来るとわかれば、急な依頼に困らないよう準備ができます。

来年以降で決まっているスケジュールがあれば、そこから逆算して「今の時点でできること・やっておいた方が良いこと」を把握することもできます。

日々業務に追われていると今日・明日といった近い日にちのことしか見えなくなりがちですが、先のスケジュールを把握して常に先へ向けて意識付けをしておくことで、いずれ先のスケジュールにも余裕ができるようになります。

8、初めての案件・難しそうな案件は周囲の人の時間も加味する

初めて任された案件や、ひとりでこなせるかわからないような難しい案件が回ってきた場合には、他のタスクよりさらに余裕を持ったスケジューリングが大切です。

というのも、自分の持っている知識やスキルだけでこなせない場合には「誰かの時間を少しもらって」聞いたり手伝ってもらったりする必要があるからです。

他の人の時間をもらうということは、その人の業務が後ろ倒しになってしまうということ。できるならその人が余裕のある時間にお願いしたいですよね。

時間ギリギリになって頼ってしまうと周りの迷惑にもなりかねないので、周囲の人の時間も加味することが必要になってきます。

このような案件を任された場合にはなるべく早く・そしていつもより余裕を持ってスケジュールに組み込むようにしましょう。

9、見落としがち?移動時間も管理しよう

意外と見落としがちなのが、移動時間です。

スケジュール管理には必ず、移動時間も調べてその時間を確保しておくことが重要です。

先ほども挙げたとおり、移動場所が同じ建物や徒歩圏内の近隣でない限り、移動時間には30分ほど余裕を持っておくことをおすすめします。

今はネットで徒歩やバスも含めた移動時間が簡単に検索できるようになりましたよね。それを参考にして、バスや電車なら「何時何分発、何時何分着」まで細かく移動時間を決めておきましょう。

そして注目すべきは出発時間と到着時間だけではなく、「移動にかかる時間」です。

移動の時間ならメールチェックをしたりスケジュール管理の時間にしたり、時には参考書片手にスキルアップに励むのに非常に役立ちます。

ここでもスケジュール管理が役立ちますね。

移動時間が少し長めにかかるようであれば、暇つぶし道具ならぬその時間に見合った仕事道具を持ち歩く癖をつけましょう。

10、スケジュール管理ツールはひとつに絞ろう

今は様々なスケジュール管理ツールが誕生し、それぞれにメリット・デメリットがあるため、目的別にスケジュール管理ツールを複数持つ人も多くいます。

ですが、これからスケジュール管理を始めよう、やり方を改善しよう、という人に複数のツールを使用するのはおすすめしません。

なぜなら、管理が煩雑になるからです。

例えばプロジェクトごとにツールを分けていたり、紙の手帳と手帳アプリを使っている場合、タスクの書き写し漏れがあるかもしれません。これは、ダブルブッキングや予定の見逃し、納期遅れにつながる可能性があります。

「あれどこにメモしたっけ」と複数の管理ツールを探す時間もスケジュール管理においてムダな時間のひとつです。

なるべくシンプルに、わかりやすくスケジュール管理をするためには、まずツールはひとつに絞ってみることをおすすめします。

スケジュール管理ツールのタイプは3つ!自分に合ったものを選ぼう

では、スケジュール管理ツールはどんなものを使った方がいいのでしょうか。

それは、人によって向き不向きがあるため、一概には言えません。同じ仕事をしていても、人によってスケジュール管理の方法はさまざまです。

以下から自分に合ったものを選んでみてくださいね。

スケジュールアプリをフル活用

スマホが普及した現在、スケジュール管理と聞いて一番最初に思い浮かぶのがスケジュールアプリかもしれません。

スマホに予定を入れておけば、持ち物が少なくなりますし、カメラ機能つきのアプリを使えば資料を写真に撮ってカレンダーに挿入することもできます。また、共有もタップひとつでできてとても簡単です。

その反面、人前では少々持ち出しにくいというデメリットもあります。今では広く普及してきましたが、やはりクライアントとの打ち合わせ中や社内の会議中にスマホを取りだしていると、相手に失礼な場合があります。

また、電話中にはスケジュール確認がしにくいのもデメリットのひとつです。

スケジュールアプリなら、次の2つのアプリが使いやすくシンプルです。どちらも無料で利用することができるので、ぜひ一度使ってみてください。

Googleカレンダー
Gmailを使っていると、メール本文を読み取り自動でカレンダーに反映するよう設定することができます。スキマ時間を見つけてタスクを自動作成してもらうことも可能です。共有が簡単で、ToDoリストも作れるのが魅力です。
Yahoo!カレンダー
カレンダー上に天気の表示が可能です。外回りの営業やイベントの仕事がある人には意外と嬉しいポイントですね。予定を簡単に入力できるスタンプ機能があります。写真の添付もできるため、カメラ機能を使いたい人なら断然Yahoo!カレンダーがおすすめです。

やっぱり王道。紙の手帳

毎日イレギュラーなタスクがある人には、紙の手帳かつ「週間バーチカルタイプ」のものがオススメです。バーチカルタイプなら時間単位でやる事を設定できるため、スケジュール管理にうってつけです。

スマホは持ち歩きに便利ですが、イレギュラーな対応(メモ書きや書き足し、視覚的に目立たせるなど)が難しいため紙の手帳の方が使い勝手が良いと感じるでしょう。

毎日のタスクや移動時間も細かく設定すると、よりスケジュール管理に役立ちます。

デメリットは、かさばることです。荷物が重くなってしまったり、置き忘れも怖いですね。電子ではないので過去のタスクやスケジュールが検索できないのもデメリットに感じる人は多いでしょう。

方眼紙タイプのノートに自由に書く

クリエイティブな仕事をしている人や1日の仕事量に偏りがある人は、薄く枠が印字された方眼紙タイプのノートがオススメです。

細かい方眼紙タイプのノートなら、枠を気にせず自由にメモをとることもできますし、枠を活かして線を引いたりすることもできます。

スケジュール管理をするには時間軸が必要になります。バーチカルタイプでは自由度が少なくなりますし、方眼紙タイプなら自分の好きなところに時間軸を作ることができます。

時間軸は、方眼を活かして自分で描いても良いですし、それが少し面倒に感じる方は「時間軸のマスキングテープ」を使うのがオススメです。

人気なのは、icco nico(イッコニコ)の貼暦(ハルコヨミ)。3mm・5mmの方眼用紙に対応したマスキングテープがあり、方眼にフィットさせて使うことができます。

時間軸の他、万年カレンダーや曜日など、スケジュール管理に役立つマスキングテープも販売されています。自分で自由にスケジュール管理したい人の強い味方になること請け合いです。

【参考:http://icconico.ocnk.net/product-list/26】

もっと手軽に手に入れたい方は、100均にも同じように時間軸のマスキングテープが置いてあることがあるようです。ただしこちらは時期・店舗によって取り扱いがまちまちです。

スケジュール管理は余裕をもった時間づくりの第一歩

いかがでしたか。スケジュール管理の方法についてご紹介してきました。

全部を通して言える、ひとつのキーワード、それが「余裕」です。

スケジュール管理をすることで仕事ができるようになる、オンオフのメリハリがつくようになるとお伝えしましたが、これもすべて、スケジュール管理をすることによって得られた「余裕」が生み出す、副産物です。

さらに、余裕を持った時間づくりができれば、いつしか仕事に追われることもなくなり、自分だけでなく周囲の手助けができるようにまでなれます。

仕事をしていく上で大変効率的かつ有意義である「スケジュール管理」、ぜひ挑戦してみてくださいね。

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