新しい仕事を始めた時、どうしても覚えられないと感じる時があります。仕事を覚えるのが苦手で、新しい仕事が苦手だ、と感じる人も多いのではないでしょうか。
仕事を覚えるには、仕事内容の整理と復習が大切になります。これを習慣にする事が出来れば、新しい仕事も覚えやすくなるのです。
仕事内容の整理と復習、と聞くと学校の勉強の様に思えて苦手意識を感じてしまう人も多いかと思います。
しかし、仕事の整理と復習は、コツをつかみ、習慣化で切ればだれでも仕事を覚えられるようになります。仕事を習得し、上達するには必須の仕事術なのです。
今回は、整理と復習を活かした仕事術を紹介します。仕事を覚えられなくて悩んでいる方はもちろん、仕事をより上達させたい人にもおすすめですので、ぜひご覧下さい。
Contents
仕事を覚えられないのはどうして？
仕事を始めた時、どうしても仕事を覚えられない時があります。かなり昔に教えてもらった仕事でも、未だにちゃんと覚えているかどうか心配だ、と思う人も多いです。そもそも、どうして仕事を覚えられない事があるのでしょうか。
仕事を覚えられないのには理由がある
仕事を覚えられない、という事には、必ず理由があります。
- 仕事内容を教えてもらう時、メモを取っていない
- もらったマニュアルが分かりにくい
- 教えてもらった内容や覚えている内容に抜けがあった
- 一度では仕事内容を理解できなかった
この様に仕事内容を覚えられなかったのにはそれぞれ理由があります。あまりにも仕事を覚えられない事が続くようでしたら、原因を解明するべきです。
しかし、仕事を覚えられない原因を探るよりも、仕事を覚えやすくする方法を覚えた方が、仕事の改善につながります。まずは、仕事を覚えやすくする仕事術をマスターしましょう。
仕事で大切なのは、「整理」と「復習」
仕事を覚える際に必要なのが、整理と復習です。この2つを習慣化しておけば、仕事でのミスややり残しを軽減する事ができるのです。
仕事での整理とは、複数の項目があります。
- 仕事で使う道具や書類の整理
- 仕事のやり方や手順の整理
仕事道具や書類の整理は、
- 道具や書類の不備によるミスをなくす
- いつ仕事ができても慌てずに対応できるようになる
といった効果があります。
仕事のやり方や手順を整理するのは、
- 仕事内容の再確認
- マニュアルの抜けや不備をなくす
効果があり、仕事内容を覚えるのに必要です。
どちらの整理も、仕事を覚えやすくし、いつでも仕事に対応できるようになるのに必要な仕事術です。この整理の習慣を身につけつつ、仕事を忘れないようにするのに最適なのが、仕事の復習です。
仕事を覚えたら、内容を整理しつつ、復習する事も忘れずに行いましょう。毎日やるような業務でも、少し離れると忘れてしまう、というのは誰にでも起こる現象です。これを防止するには、仕事内容の復習を定期的に行う必要があります。
仕事の整理と復習は、仕事を覚える上でとても大切な仕事術なのです。
仕事が覚えられない人におすすめの仕事術
仕事を覚える為の仕事術として大切な整理と復習ですが、具体的にはどのようなやり方をすべきなのでしょうか。次に、仕事を整理しつつ、復習にも役立つ具体的な方法を紹介します。
仕事内容を細かくメモし、そこからマニュアルを作る
仕事を覚える上で大切なのがメモを取る事です。仕事を教えてもらう時には、出来るだけ細かくメモを取るようにしましょう。
- 分からない部分
- メモを取り切れなかった部分
- 説明を受けていて気になった部分
仕事内容の説明を受けていて気になる部分があった場合は、積極的に質問し、メモに穴を作らないようにしましょう。
仕事内容をメモした後にやるのが、自分用のマニュアル作りです。仕事をしている時ではなく、休憩時間や帰宅後等、ある程度時間が経った後に作成するのがおすすめです。
マニュアルを作る時は、仕事内容のメモや、実際にやった作業を元にして、出来るだけ細かい内容を組み込んで作ります。一つ一つの動作を書き込むような気持ちで作成します。いつだれが見てもその作業が出来る位を目指して下さい。
細かいマニュアルを作る事で、仕事内容を整理しつつ、頭の中で作業の復習ができます。これによって、作業を忘れにくくなるのです。
また、マニュアルを携帯すれば同じ仕事をやる時もマニュアルを見ながら作業が出来るので、仕事上のミスをなくすことができます。
作業をしていてミスや抜けを発見したら、それをメモしておき、後でマニュアルを更新しておきましょう。
分からない所を調べる時のキーワードは「積極的」と「具体的」
仕事をしていて分からない部分が出てきた時は、積極的に調べるようにしましょう。仕事が分からない部分を人に聞かなくてはならない場合は、自分の分からない部分を具体的に説明できるよう、ある程度内容をまとめておくのが大切になります。
分からない所を人に聞くのは引け目を感じる時もありますが、これをしっかりやらないでおくと、仕事の分からない部分を分からないまま放置する事になります。これではいつまでたっても仕事を完璧に覚える事はできません。
仕事内容について質問する時は、自分の分からない部分を具体的に説明できるようにしておきましょう。質問内容が具体的だと、質問を答える方も教えやすくなります。仕事が分かりやすくなる上に、質問もしやすくなるので、質問する時の引け目を軽減できます。
細かい単位で仕事を分けた上でToDoリストを作成する
仕事でやらなくてはならない事がたくさんある時は、ToDoリストを作成しましょう。マニュアル同様、細かい雑務等も含めたリストを作るようにすれば、仕事のし忘れを防止できます。
仕事を覚えたい時は、仕事の内容ごとにリストを作るよりは、仕事の工程ごとにリストを作った方が上手くいきます。自分の仕事がどれだけ進んでいるかも把握しやすくなるので、仕事における〆切や、ペース配分を考慮しやすくなるのです。
仕事が終わった後、
- 仕事がしにくかった部分
- 終わらせるのに時間がかかった部分
に終了のチェックとは別のチェックを入れておくと、自分が苦手な作業や覚えていない部分が明確化できます。仕事に慣れない時は、マニュアルと共にToDoリストの作成も習慣化する事をおすすめします。
仕事を覚えられなくても、整理と復習を駆使すれば上手くいく
仕事を覚えられない、と悩んでいる人でも、仕事術の工夫をすれば上手く覚えられるようになります。整理と復習を心がけて仕事をしましょう。
仕事をしっかり覚えた後でも、整理や復習を忘れずに行えば、仕事の質を引き上げる事もできます。仕事を覚える仕事術は仕事全般に良い影響を与えてくれるのです。
