私たちの生活では、「働く時間」が大きく占めています。
その働く時間が長引けば長引くほど、当たり前ですがプライベートの時間は減っていってしまいます。
心身ともに疲れは溜まっていき「何のために生きてるんだろう」なんて、ネガティブな思考にとらわれてしまう事も…。
その原因は、仕事に追われていることにあります。そのままにしていたら心身共にボロボロになってしまいかねません。
そんな状況を打破する方法はないのでしょうか。今回は、仕事に追われるその原因と、そこから抜け出す方法をまとめてみました。
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仕事に追われる人と追われない人の差
では、仕事に追われる人と追われない人の差をまず考えてみましょう。
仕事に追われる人、というのは
- 毎日のタスクが終わらない
- 締め切りが常にぎりぎり
- 定時内で終わらないのが当たり前
このような状態が、ルーティンになってしまっている人です。
一方の仕事に追われない人は、
- 定時で仕事を終わらせられる
- いつでも身の回りが整頓されている
- 余裕がある
こんな風に見えているのではないでしょうか。
概ね仕事に追われていない人というのは、評価が高い人が多いのも特徴です。
仕事に追われている人から見たら、仕事に追われていない人の余裕が羨ましくあり、妬ましくもなってしまうのではないでしょうか。
そんな気持ちがまた自分を落ち込ませたりして、負のスパイラルにはまってしまうという人もいるかもしれません。
仕事に追われてしまう原因
具体的に、仕事に追われてしまう原因は、どこにあるのでしょうか。
性格的な問題から、仕事の仕方まで、その原因は多岐にわたっています。なにも、一つの原因で仕事に追われる毎日ができているわけではないんです。
仕事を断れない・頼めない
自分の仕事の他に、いつのまにか人の仕事を請け負ってしまっていたり、逆に自分が毎日抱えすぎているのに、他の人に仕事を頼むことができないことは仕事に追われる原因に直結します。
断れない人は他の人から使われてしまっていたり、余裕そうに見られていたりします。
他の人からは自分の感情は見えていないと考えて、態度ではなく言葉で「これ以上はできない」とはっきり示すことが必要になります。
仕事環境や引っ込み思案の性格のせいで頼めない人もいますが、仕事は一人ではまわっていきません。
あなたの仕事が滞れば他の仕事が滞る可能性もあるのだと自覚して、「仕事の一環として」仕事を頼むことも必要です。
時短環境ができていない
例えば
- PCのショートカットキーを使っていない
- デスクトップが整理されていない
- 机の上が片付いていない
- 仕事の計画やToDoが「見える化」されていない
など、自分の仕事に合った時短環境を作れていない、という人は仕事に追われやすくなります。
ひとつひとつは小さな時短であっても、それがルーティンに組み込まれれば、一日のなかで数十分、うまくいけば１時間以上の時短になることもあります。
「何かものを探す」時間や、「考える」時間を減らすことは、時短にもなりますし精神的負担の軽減にもつながるため、おすすめです。
仕事の全体像が見えていない
「今自分がなにをやっているのか」を把握することは、意外と重要なんです。
というのも、今自分が持っている仕事の中の優先順位をつける指標になるからです。
もちろん仕事はどれも大切で、締め切りまでに終わらせることは重要です。ですが、その中でも重要なものを順位付けできるようになれば、どこから手をつけるかが明確になります。
さらに突っ込んでいけば、「その仕事にどれくらいの時間がかかるのか」を把握できれば、今の仕事の進捗度がわかり、時間内に納まらないであろう仕事を誰かにお願いすることもできます。
今、自分がどのような状況なのか、は仕事の全体像が見えていないと把握できません。他の仕事は関係ないと思いがちですが、仕事をする上で意外と大切なことなんです。
休憩時間に仕事をする
やってしまいがちなのが、「このままでは終わらない」と休憩時間に仕事をしてしまうこと。
実はこれが一番と言っていいほど、仕事に追われる原因になります。
人間は、子供も大人も「集中力は50分しか持たない」と言われています。それ以上の集中は負担にしかならないんです。
ですが仕事に追われていると、そんなに頻繁には休憩をとれませんよね。それどころか、お昼休みを削ってまで、最悪なくしてまで仕事をしてしまう人がいます。
これは、知らず知らずのうちに疲労がたまっていく原因。もう想像がつくかもしれませんが、疲労がたまれば仕事のパフォーマンスはどうしても落ちます。
考える時間や悩む時間も増えて、集中力だって散漫になってしまいます。
仕事に追われなくなる方法。なるべく仕事に取り入れて
では具体的に、仕事に追われなくなる方法をご紹介していきましょう。
仕事に追われなくなるには、改善策を複数取り入れる必要があります。できるだけ今の仕事に取り入れていきましょう。
仕事の優先順位をつける
まずは今持っている仕事の優先順位をつけてみましょう。
優先順位をつけるのは自分の判断でＯＫです。優先順位をつけて仕事をやってみて、「これを先にやった方が良かったな」と思えば、次から改めればいいんです。
例として挙げるなら、
- 期限が早いもの
- まだ手をつけていないもの
- 一人ではできない、打ち合わせが必要な仕事
- 誰かに回せない、自分しかできない仕事
- 毎日のルーティンワーク
- 翌日・翌月期限のものの準備
- チームの仕事
- 雑務・周りの整理整頓
このような順番で行っていきます。
最初のうちは優先順位の下位までいかないかもしれませんが、優先順位をつけて仕事をしていくことで、次第に急ぎの仕事の比率が減っていくことを狙います。
- まだ手を付けていない仕事の優先順位が高い理由
- まだ手を付けていない仕事というのは、言い換えればアクシデントにぶつかる可能性が高い仕事です。
- なぜなら、その仕事をやって初めて「必要な資料」ができたり、「誰かに聞く必要」ができたりするからです。
- どちらも、自分だけでは準備できなかったり、誰かの都合に合わせる必要があるため、自分の思い通りに事が運ばない可能性があります。
- 全く手を付けていない仕事は少しだけでも手を付けるようにして、少しやって問題が内容であれば、改めてToDoリストの位置を考えましょう。
請負いすぎない
仕事に追われる原因のひとつをつぶしましょう。誰かに頼まれた仕事を、請負すぎないようにします。
なにも、「自分がいっぱいいっぱいになるまで」請負う必要はないんです。仕事を効率よく、そして長くやっていくためには、まず自分の仕事をきっちりと終わらせることが必要になります。
今まで請け負っていたことも、「抱えてる仕事をいったん片付けたくて」と正直に話して、一度断ってみましょう。お互いに仕事が間に合わなくなるのが一番避けたい事態です。
誰かの手助けをするためには、まず自分が整った状態にならなければいつしか無理がでるのだと肝に銘じましょう。
ToDoリストを作る
一旦自分の置かれている状況を整理するためにも、「書き出す」方法は有効です。
その日のうちにやらなければならないToDoリストを書き出して作りましょう。おすすめは、ふせんに一つずつ書いていく方法です。
ふせんの色で重要度を付けてみたり、やらなければならない順番に並べて、できたら捨てる…を繰り返したりして、やることを見える化します。
ノートに書くといちいち取り出さなければならないため、できれば仕事中に目につく場所で管理した方が時短につながります。
最初に作るのは大変かもしれませんが、ToDoリストを作ることで
- 納期忘れの防止
- 進捗の把握
- 達成感を得られる
など、結果的に仕事がはかどる効果が得られます。
期限を常に前倒しする・先読みする
期限がある仕事は、自分の中で期限を前倒しして再設定します。これは、「不測の事態」に備えるためです。
仕事をしていると全てが計画通りとはいきませんよね。自分以外の人が関わる仕事であれば、なおさらです。前倒ししておくことでアクシデントに備えます。
１年以上続けている仕事なら、昨年の仕事を振り返るなどして、これからきそうな仕事に備えます。
もしクライアントが関わる仕事なら、こちらから「●●の時期ですが、いかがでしょうか。」とコンタクトを取ります。
先手を取る事で「突然降りかかる仕事」が減ります。これだけでもストレスも追われる仕事も減ります。
相談する・仕事をまわす
他の誰でもできる仕事は、手の空いていそうな人にお願いする勇気を持ちましょう。「自分の負担を他の人に押し付ける」なんてネガティブな考えを持つ必要はありません。
仕事は、人によって波があるのは当然です。お願いできるときにはお願いし、逆に自分に余裕があるときにはお手伝いするように心がければいいのです。
もちろん、改めてお礼の一言も忘れずに。感謝の気持ちを示すのと示さないのでは人からの印象は大きく違います。
また、自分ではどうしても時間がかかる仕事や、悩む時間が多い仕事は、誰かに相談しましょう。相談相手は先輩でも後輩でもＯＫです。
他の人がやっているコツを聞いて、会得しましょう。相談された相手も「頼られる」ことを悪いことだと捉える人はごく少数です。人の良いところをどんどん吸収しましょう。
休み時間はしっかり休む
先程も挙げましたが、休憩時間には基本的に仕事をせず、しっかり休むようにしましょう。パフォーマンスを上げるには休憩時間は必須です。
もしできるのであれば、１時間に１回は短い休憩を挟むようにするとベストです。
頭は使えば使うほど回転が鈍ります。リセットするためには休憩が有効です。
あからさまに休憩するのは気が引ける…という場合は、自分のデスクから離れるだけでもＯＫ。「FAXのチェック」「共有スペースの整理」「備品の補給」など、他の人の役に立てることでも、軽い休憩時間になりますよ。
仕事帰りや休みの日を充実させる
やはり私たちも人間ですので、ご褒美があると頑張れちゃいますよね。
仕事帰りの時間や休日を充実させる・楽しみを用意しておくことで、仕事へのモチベーションをあげます。
また、「残業しないようにする工夫」も率先してやるようになりますよね。
辛いことがあっても、「楽しいことをやるために必要だ」と思えることで、気持ちのよりどころにもなります。
90％の出来を目指す
仕事に追われる人に意外と多いのが、完璧主義の人。ミスがないように資料を用意したりするのは大切なことですが、100％完璧な仕事を目指しすぎて、ひとつひとつに時間をかけすぎている可能性があります。
その仕事が完璧かどうか、チェックをするのって根気がいりますよね。その仕事をやった直後はミスを見つけにくいものです。改めて新しい目で見るためには、少し時間を置きましょう。
完璧主義の人のおすすめの仕事のやり方があります。まずは、ミスを気にせず仕事を仕上げることを優先してください。仕上がったら、ミスがないかをチェックします。
時間に余裕があれば少し時間を置いて、他の仕事をひとつ挟みましょう。それからもう一度チェックをするとミスを防げますよ。
時間がなければ手の空いている人にチェックを頼むのも一つの手です。
完璧を目指したいのであればまず90％、つまり早目に仕上げることを重視して、チェックの時間を多く取る工夫をすると、ミスをする確率がぐっと減ります。
転職を考える
どんな工夫をしても、他の人を頼っても仕事に追われる場合は、転職を考えるというのもひとつの方法です。
なぜなら、あなただけの問題ではなく、会社の仕組化ができていないせいであったり、誰かほかの人によって悪影響を受けている可能性があるためです。
どうしても仕事に追われる。毎日疲れる。自分が仕事をする目的を持てない…そんな風に思い詰めてしまうならいっそ、転職を考えてみてください。
もちろん実際に転職しなくてもいいんです。他の仕事に目を向けることで、自分がどれほど仕事を好きか、周りの人たちが好きか、ということに気づける可能性だってあります。
自分がいるところが行き止まりではない、ということに気づくことが大切です。
一番大切なのは状況把握。「自分でやった方が早い」は一番キケン！
仕事に追われないようにするために、まず第一にやるべきなのは状況把握です。
次に、人に頼れるものは頼るということ。自分一人で仕事を回しているのではないということを念頭に置きましょう。
そして最後に、時短できるものは全て時短にすること。これらによって仕事に追われる状況が改善されるはずです。
逆に、一番危険なのは「自分でやった方が早い」からと、なんでも抱え込んでしまうこと。
確かに自分がやった方が早いかもしれません。ですが、人は繰り返しやればコツをつかんで早く処理できるようになります。人に共有することも大切な仕事ですよ。
仕事の時間の負担を少しでも減らすために、ぜひ色んな工夫を凝らしてみてくださいね。
