業務の効率をアップする、部下への仕事の割り振りのコツとは

上司の仕事とは、部下への指導の前に、誰に何をやらせるか、業務の割り振りの仕方が一番大事なこと。

この割り振りを間違えると仕事が全くうまくいかなくなるんです。

部下の適性を見極め、どうすれば業務全体がうまく回るか、それを考えるのが上司の仕事の全てと言っても過言ではないくらいです。

みんなが気持ちよく仕事ができて、かつ、自分が思ったように回していくにはどうすればいいか、部下への仕事の割り振りのコツについてお話しします。


適材適所が仕事を効率化する!割り振りのコツ

では具体的に、どのようにして仕事を割り振ることが理想なのでしょうか。

一人が出来る仕事量の把握

一人一人能力は違うので、同じ仕事を任せても出来上がってくるスピードは違います。

そこで一律に優劣を付けてしまうと、部下はやる気をなくしますよね。

ですから、この人はどのくらいの量の仕事を与えるのが適正なのかということをしっかり見極めなくてはいけません。

このぐらいできるだろうと適当に割り振ってしまうと、できなかった時に部下は自信をなくします。

また、仕事が出来る部下だからと過剰に仕事を任せるのもよくありません。

  • それぞれがどのくらいの仕事量を請け負えるのか
  • 全体のバランスが悪すぎないか(一部に偏っていないか)

ということを考えながら、適正な仕事量を考えていきます。

割り振ってはみたけれどうまくいっていないと思ったら助け舟を出すなど、適度なサポートも必要です。

とはいえ、最初から適正な仕事量を量るのは難しいので、年齢や経験を考慮しつつ、いくつか仕事を割り振っていくうちに、それぞれに適した仕事量が見えてくると思います。

今何をしているか、どのくらいの仕事をしているかの把握

仕事は一つだけではなく、同時にいくつもの仕事を抱えていることも少なくないですね。

いくら仕事が出来る部下でも、一度に出来ることには限界があります。

できるからといって次々に頼むのではなく、

  • 今どのくらいの仕事を量を抱えているか
  • 余力がどのくらいあるのか

ということを考えて仕事を振ることが必要です。

部下の適性を知る

コツコツした作業が得意な人、企画やアイディアを出すのが得意な人など、それぞれ部下には適性があります。

適性を無視して皆同じように仕事を振ると、どうしても得意・不得意が出てきます。

不得意な仕事を振られた方としては思うような結果が出せずにストレスもたまっていくでしょう。

何ができて何ができないのか、部下の適性をしっかり把握してください。

部下の性格を把握する

部下をうまく動かすためには、一人一人の性格を把握するということはとても重要です。

どうやって仕事を振ると気持ちよく引き受けてくれるのか、ということを考える材料になるからです。

いくら部下でも上から目線でものを頼んだら反発されるのは必至。

ではどうするか。

  • 得意なことを褒められるとやる気が出るタイプ
  • 人をサポートすることにやりがいを見いだすタイプ
  • 「できる」と評価されることが自信になるタイプ
  • 負けず嫌いで叱られる方が伸びるタイプ

など、相手がどのようなタイプなのかをまず把握し、それにあわせて仕事を振ります。

  • 「この間作ってもらった資料がすごくわかりやすかったから、もう1つ頼みたいんだけどいいかな?」
  • 「今手が一杯で、でも来週までに作らないといけない資料があって、手伝ってもらえる」

など、どう言えば気持ちよく引き受けてくれるかを考えてみてください。

自分の仕事を振る

出来る上司にみられたい!評価されたい!と思っていると、ついつい一人で仕事を抱え込んでしまうことがあります。

しかし会社というのは個人プレーよりもチームプレーが大事なところです。

本当にできる上司というのは自分一人では仕事をしていません。

適度に自分の仕事を部下に割り振っていくことで連帯感や達成感を生み出していくのです。

上司の仕事を手伝っているということは評価されているから頼まれるんだ、という気持ちにつながるよう、「押しつけ感」がないように仕事を振ることが必要ですね。

成長のための仕事も振る

適性や能力を考えた上で、あえて難しい仕事を振るということも時には必要です。

この場合は、失敗したり思うような結果がでないことも考慮した上で振るということ。

失敗した時にはきちんとフォローをしてくださいね。

たとえうまくいかなくてもそれが成長につながる内容であればいいのです。

もちろん、うまくいけば部下にとっては大きな自信につながりますし、上司であるあなたの評価にもつながります。

経験を積まなければ成長もできません。

「今はできそうにないから」なんていって自分でやってばかりいたら、いつまでたってもあなたの仕事は楽にならないです。

メリットを伝える

面倒な仕事や難しそうな仕事は、部下も「いやだな」と思うかもしれません。

ですから仕事を振る時には、何故その仕事をその人にやって欲しいのか、頼む意図やメリットを伝えると相手も引き受けやすくなります。

自分で考えてやるよう、ある程度は見守る

具体的な指示がないと何をしたらいいか分からないこともあります。

しかし、

  • いつまでに
  • どんな資料を作って欲しいか
  • 何に使うものか

など、必要な要素を伝えたら、後は自分で考えるよう、見守ることも時には必要です。

そうしないと、何事も指示がないと動かないという部下になってしまうからです。

基本的なことを伝えたら、「わからないことがあればいつでも相談して」とし、仕事が順調かどうか、しっかり見守っていてください。

部下の適性を見極める。仕事の割り振りがうまい上司になりたい

仕事の割り振りがうまい上司とは、自分が先頭に立つだけでなく、周りをよくみています。

  • 部下とよく話をする
  • 部下の個性を見極めている 
  • 部下の得意なことを知っている

これらのことができると、割り振りがうまくできるようになるでしょう。

部下とコミュニケーションを密にする

仕事以外の雑談でも何でもいいんです。部下とは色々と話をしましょう。

そうすることでどんな性格なのか、今困っていることはないかなど必要な情報が得られますし、部下も何かあった時に上司に相談しやすくなります。

部下に意見を求める

何でも自分で決めないで、部下の意見を聞くことも大切です。

意見を聞くなら、どのような意見であっても否定しないこと。たとえ採用できない案だったとしても、「そういう見方もあるね」と意見を出してくれたことを尊重してください。

自分のやり方にこだわらず、常に部下の意見に耳を傾ける姿勢を見せていれば部下もあなたに提案しやすくなります。

その中から、「これはいい!」というアイディアが出て来ないとも限らないですよね。

部下を信じること

部下に仕事を振ると指導するのが面倒だとか、自分でやった方が早いと思っている人がいますが、それは違います。

それは上司の仕事のやり方ではなく、部下と同じ。人の上に立つならば、部下を信用することも仕事のひとつです。

もしも仕事を割り振って成果が出ない、仕事が遅いと思うなら、それは上司であるあなたが指導して成長させなくてはいけないのです。

「この人は仕事が出来ない」と決めつけてしまってはいけません。

仕事ができないのはなぜか、割り振る仕事が間違えているのではないかと自省するところです。

仕事がうまくいかないことを部下の無能さのせいにするのではなく、自分の割り振りが間違っていると考える。

その上で、この部下には何をさせれば成長するのかときちんと見極め、部下を信じて仕事を任せることが必要です。

出来る上司は謙虚です。

自分自身が信頼される人間になること

どういえば部下は動いてくれるんだろうと「言い方」「振り方」ばかり考えていてもうまくいきません。

日頃から部下をねぎらい、感謝するということが大切でしょう。

上司がいくら優秀でも、一人で仕事は動かせません。

部下が自分の手足となり、細々した仕事まできっちりやってくれるおかげでチームとしての仕事が成り立っているのです。

それがわかっている上司は、仕事に優劣を付けたりしないで、全ての部下に平等な態度で接するでしょう。

そして、「いつもありがとう」という気持ちで声かけをすることで、部下との信頼関係を地道に築いていきます。

自分の仕事をいつもきちんとみていてくれると部下が感じることができれば、上司が困っている時にも「何とか力になろう」と思ってくれるはずです。

そうやって自分自身が部下に信頼される人間になることで、部下は気持ちよくあなたが割り振る仕事を引き受けてくれるようになるでしょう。

会社はチームプレー。部下と一致団結できるように

上司の仕事は部下をうまく動かすことです。

自分自身が何かをするというよりは、どうしたら一人一人の能力を発揮させることができるかということを常に考える必要があるのです。

部下が気持ちよく仕事をしてくれれば全体がスムーズに回り、みんなが団結できるようになりますよね。

どんな部下でもうまく使えてこそ優秀な上司。みんながついてきてくれるような上司を目指して頑張りましょう。

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