書類整理の基本は「捨てる」事!管理方法と便利グッズ

会社で整理整頓の中心となる、書類。管理が大変ですが、定期的に処分や分類が必要です。面倒だから、時間が無いから、と書類整理を後回しにしていると、いざという時に困った事態になる事もあります。

面倒なイメージが強い書類整理ですが、実は基本の整理方法自体はとても簡単な事ばかりです。その為、コツさえ押さえてしまえば、簡単にできるようになります。身に付けて習慣化すれば、書類整理に時間を取られる事も少なくなります。

そこで、書類整理の基本を解説していきます。書類整理の基本方法に加え、それに役立つ便利グッズの選び方や使い方も合わせて紹介します。書類整理が苦手な人や、より効率的な管理方法が知りたい方は、ぜひご覧下さい。


書類整理にも基本がある。基本の管理方法を押さえよう

書類整理には基本となるコツがあります。まずは基本の管理方法を覚え、実践する事から始めていきましょう。

書類は1か所で管理する

書類管理をする上でとても大切な事は、書類を管理する場所を1か所だけに絞るという事です。

書類管理をする場所を複数作ってしまうと、それぞれの場所に書類が散らばってしまい、どこに何があるのか分かりにくくなります。

また、書類の管理場所が増えれば増える程、管理できる書類が増えてしまいます。こうなると、本来なら捨てても良い書類まで抱え込む事になります。

結果として、重要な書類や良く使う書類が行方不明になりやすい状態を作り出してしまうのです。

書類の管理場所を1か所に限定すると、

  • 書類探しの手間と時間を短縮できる
  • いらない書類を処分しやすくなる

というメリットが生まれ、管理がよりやりやすくなります。

書類は3つのカテゴリーで分ける

書類は大きく3つのカテゴリーに分類する事ができます。

  • 未処理
  • 進行中
  • 処分

の3つです。

未処理は文字通り、処理が終了していない、着手していない書類です。進行中は現在仕事等で使っている書類となります。処分はもう使わない書類の事です。

この3つを仕事の流れ毎にまとめ、状態が変化したら次の工程のファイルや書類ボックスに異動します。処分カテゴリーの書類入れが一杯になったら、他の書類が混じっていないかを確認しながら処理をします。

書類を3つのカテゴリーにまとめると、

  • 自分の仕事の流れを書類から確認できる
  • 必要な書類が取りやすい状態に整えられる
  • 処分する書類を一々選択する手間と時間を減らせる

というメリットがあります。

書類を使う仕事なら、業種を選ばずにこの3つのカテゴリー分けができるはずです。今まで書類の分類が出来ていなかった人は、自分が持っている書類を3つのカテゴリーに分ける所から始めてみましょう。

管理の基本は『捨てる』事

書類管理で一番やらなくてはいけないのは、書類を捨てる事です。

必要な書類や、未処理の書類はある程度の量はありますが、どこまでも増える、という訳ではありません。しかし、いらない書類は仕事が終われば必ず発生する物ですから、仕事をし続けていればその分だけ出てきます。

結果的に、書類の中で一番量が増えるのは、いらない書類なのです。

いらない書類が大量にあると、

  • 本来必要な書類の管理場所を圧迫する
  • 必要な書類にいらない書類が紛れ込み、整理する必要が出てくる

といった状態になります。

その為、書類整理ではいらない書類を捨てる事が大切になるのです。

3つのカテゴリーで分けた書類の内、処分の書類の量は定期的にチェックするようにしましょう。ある程度の量が溜まったら、ファイルの中身を捨てる習慣を身に付けて下さい。

書類管理はこのグッズで乗り切れ!選び方と使い方

書類管理には便利なグッズを活用する事も大切です。数ある便利グッズの中から、書類整理に役立つグッズとチョイスしました。グッズの中から良い物を選ぶ選び方や、使い方も紹介します。

ファイル類

書類管理に欠かせないファイル類は、選び方が大切になります。

  • 内容量が少ない物
  • ファイル自体の厚さが薄い物

は選ばないようにしましょう。

ファイルに入る量が少ないと、その分ファイルを増やす必要があります。ファイルを増やすとその分書類を入れる場所も増えますから、その分書類を探す手間と時間が増えてしまうのです。

ファイルは

  • 大容量タイプ
  • 厚みがあり、書類を一気に束ねられるタイプ

がおすすめです。

書類管理にはクリアファイルも使われる事が多いです。

クリアファイルを選ぶ時の注意として、

  • 書類に多い、A4サイズのファイルを選ぶ
  • 色分けする場合は、最大でも3色までにする

といった注意点があります。

会社で使う書類の多くは、A4サイズである事が多いです。書類の形に合わせたファイルを使えば、書類の汚損を避ける事ができますし、管理もしやすくなります。

人によっては

  • 緊急度
  • 重要度

によってファイルを色分けでして管理する人もいますが、この場合、ファイルの色は最大でも3色までに留めておきましょう。それ以上増やすと、管理するファイルが増えてしまい、かえって管理しにくくなります。

見出しシール、テプラ

ファイルと合わせて、ファイルの名前や見出しを付ける、シールやテプラも活用しましょう。

見出しをつける時の注意点として、

  • 分かりやすい見出しを付ける
  • 顧客や商品情報等は、あいうえお順で並べられるようにする

というものがあります。

見出しはファイルがどの様な内容なのかを一目で分かるようにしておかなくてはなりません。見出しは分かりやすく、一言で書くようにしましょう。

  • 見出しの大きさ
  • 書体
  • 書式

等も統一するようにすると、より分かりやすくなります。

顧客や商品等、名称毎に管理が必要な場合は、それぞれの項目にファイルを分け、あいうえお順で並べるようにしましょう。こうする事で、必要なファイルをすぐに取り出す事ができます。

ふせん、タックインデックス

  • 書類
  • 仕事に使う資料

は、

  • ふせん
  • タックインデックス

を貼り、内容を簡潔に記入しておくとより使いやすくなります。

書類にふせんをつける時は、書類からはみ出す長さに気を付けましょう。あまり長いと、付箋がちぎれてしまう事があります。

ふせんには色々デザインがあり、つい可愛らしい物を選びたくなる事もあります。

しかし、デザインや材質によっては、

  • ちぎれやすい
  • 書き込みにくい

場合もあります。

ふせんを選ぶ時は、書類を使うシーンをよく想像しながら選ぶようにして下さい。

タックインデックスは、同じ資料に複数付ける時は、それぞれ別の位置につけ利用にしましょう。資料を見た時に、引きたいページが一目で分かるように付けるのがポイントです。

タックインデックスは乱暴に扱うとそこからページがちぎれる事がありますので、それにも注意して下さい。

書類整理は基本作業の繰り返し。自分に合った道具も知っておこう

書類整理は基本作業を繰り返して行います。その為、少しでも手間や時間を減らす工夫が必要です。書類整理に使える道具はこちらで紹介した物の他にもたくさんありますから、自分が使いやすい物を選ぶようにして下さい。

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