重要な書類やすぐに必要な書類と、いつ使うかわからない書類が混ざっていませんか？
いざという時に本当に必要なものが見つからなくて困る！といった経験は誰でも一度はあるのではないでしょうか。
デスクの上が散らかっていたり、どこに何があるのかわからない状態だと、必要な書類を探している時間が本当にもったいないですね。
今回は、片付けが苦手な人でも簡単に書類が整理できて、なおかつその状態を維持する方法をご紹介します。
書類整理がスッキリできれば仕事の効率も良くなりますし、何より毎日快適に仕事ができますよ。
溢れる書類をスマートに整理する方法
デスクの上にも書類。棚にも書類。たくさんあって、何が何だかわからない。
そんな時には、次のように書類を整理してみましょう。
保管するものの基準を決める
書類が整理できない原因の一つとして、何でもかんでも同じ基準で貯め込んでしまっている、ということがあります。
- いつか使うだろう
- とりあえずとっておこう
こんな風に思って、本当に必要な書類と、捨ててもいい書類が混ざってしまっています。
それが片付かない原因です。
だから、本当に必要なものだけを保管できるように、保管のための基準を作ります。
この書類は何のためにとってあるんだろう？ということを、もう一度見直してみます。
そして、
- 未処理、これから処理する必要がある書類
- 絶対に保管が必要な書類
- 誰かが持ってる、もしくは電子データがある書類
- 保管するかどうか迷っている書類
大まかにこのような感じで書類の基準を決めてみましょう。
基準に従って書類を分類する
さて、書類の基準が決まったら、それに従って分類していきます。
基準の数に従って、分類するためのボックスを作るといいでしょう。例えばこのような種類です。
- これから処理する書類ボックス
- ファイリングするなど保管が必要なボックス
- とりあえず迷っているボックス
- シュレッダーにかけるためのボックス
このように分けるだけでも、必要な書類はどこだっけ？と迷うことが少なくなります。
さらに作業ごとに書類を分類
処理が必要なボックスは、さらに細分化することで「どんなアクションをこれからしなくてはいけないか」が明確になります。
例えば、
- メールを送る、返信する
- 電話をかける
- アポを取る
- 企画、案出しをする（手書きメモ）
- 書類の中身を検討する
など、何をするための書類なのか、その理由で分類します。
メールを送る書類の束が終わったら、今度はまとめて電話をしよう。
それらが終わったら、ちょっと中身を検討する書類に目を通そうなど、作業の流れを作ることができて、仕事も効率化できるでしょう。
また、タスクを分類することで、「うっかり電話するの忘れてた！」というようなミスを防ぐことができます。
迷ったものは「とりあえず」ボックスへ
分類していると明確に必要か不要か、判断できない書類も出てくると思います。とっておいた方が良さそうだけど・・・と、やみくもに積み重ねると、いつしか他の書類と混ざります。
見直す頻度はその書類の性格にもよると思います。
中身によっては週に1回ではなくつきに1回でもいいと思いますので、自分の仕事の中身に合わせて定期的に見直すようにしてください。
保管するのは「紙」で残す必要があるものだけ
絶対に保管しておくべき書類ですが、紙でなければ保管できないものに限ります。
- 契約書
- 誓約書
など、印が入っていたり、今後中身が変わる可能性がないものだけを紙で保管します。
そうなると、紙ベースで保管しなければいけない書類というのは、かなり数が少ないでしょう。
たいていのものは電子化できますから、それができないものに限って保管するようにしてみてください。
古い書類でもとっておく必要がある場合
例えば社内の規定は時代に合わせて変わることがあります。だから、中身によっては最新のものがあれば事足ります。
しかし、以前の規定がどうだったのかわからないとこもあるものがあるのなら、それが残っている部分を残しておかなければいけません。
その書類が最新のものだけで足りない場合は、いくつ前の分まであればいいのか、その基準を決めて保管するようにしましょう。
その際は、どれが最新版で、さらに新しいものができたら古いものを1つ捨てるなど、刷新の基準も決めておいた方が良いでしょう。
すぐに使わない書類は社外で保管も
紙ベースで保管することが必要だけれど、場所を取って仕方がない。そんな書類があると思います。
経理関係の書類は保存期間も長くてかなりたまりますよね。
しかし普段見るかというと、5〜6年も前の書類を見ることはほとんどないでしょう。
そんな時は外部倉庫など社外に保管することも検討してみましょう。
不要な書類はどんどん捨てる！
いらない書類は勇気を持ってどんどん捨てましょう！特に、電子化されているものは紙で保管する必要はありません。
また、製品マニュアルなどネット情報をみれば良いものなどはとっておかないようにします。
紙しかない、というもの以外は基本的に捨てる。そうすれば、かなりの書類を処分できるでしょう。
共通の書類はルールを明確に
例えば他の人も持っているような書類は、全員が保管しておく必要はないですよね。
そういった書類は、
- 誰が
- どこに
- どのように
保管するのかのルールさえ作ってしまえば、「誰が」に自分が当たらない限り、どんどん書類を捨てることができます。
保管しておくべき書類をスマートに整理するコツ
書類を分類する基準を作り、とっておくものとした書類をさらにわかりやすく整理するためのコツについてお話しします。
ファイリングのコツ
ファイリングによって書類の見やすさが変わってきますので、ここは大事です。
まず大まかに、
- 会議関係、議事録
- プロジェクト関係
- 商談関係
など、仕事の性質によって書類を分けます。さらにその中で、時系列に並べていきましょう。
そうすることで見つけやすくなります。
さらにファイル名は、誰でもわかるような名前にして、書式も統一することで見やすく、探しやすくなります。
インデックスのコツ
ファイリングする時に、例えば時系列に書類を並べたのであれば、インデックスに年月を書いておくと探しやすいですよね。
- プロジェクト名
- クライアント名
など、そのファイルの中身によってインデックス名は違ってきますが、インデックスがあればファイルを開いた時に探したいものがすぐに目に入ってきます。
連番を振って管理
例えばプロジェクトに関する書類をファイリングした場合、連番を振っておくと便利です。
紛失などにいち早く気づくことができる、というわけです。
これはそこにファイルがたしかにあるかどうかを確認するために振る番号なので、どのような順番で振ってもかまいませんが、欠番がないように振ってください。
スペーサーで誰が使っているかわかる
連番を振っておけば「使いたいファイルがない」ということにすぐ気づくのですが、誰が使っているのかがわからないと困ります。
紛失なのか、盗難なのかもわかりません。
そこで、スペーサーの登場です。
スペーサーとは、空いたスペースに入れておく箱のこと。
ダンボールなどでファイルと同じくらいの大きさの薄い箱を作ります。
そして背表紙になるところに名前を書けるようにしておきます。
もし自分がファイルを持って来たけれど、返す前に別の人に貸したという場合は、名前をきちんと書き直すようにすれば、今の所有者がわからないということも防げます。
データ化できるものはどんどん書類を捨てる！
スキャンして保管できる書類は、どんどん読み込ませて紙は捨ててしまいましょう。
どうしても紙が必要になったら、その時にプリントアウトすればいいのです。
また、パソコンで作った書類は基本的に紙にしない。メールで送ったり社内の共有ファイルに入れることで、極力ペーパーレス化を進めていきましょう。
とくに会議の議事録などはわざわざ紙にして配らずに、作った人が「ここのフォルダに書類を入れておきました」と連絡すれば済むことです。
これは本当に紙にするべきか？と考えることで無駄な書類を減らせますし、データ化を進めることで仕事も効率的にできるようになります。
PDF化すると検索も楽
紙で保管するとなると、ファイリング、インデックスなど人の手が加わらないと上手く分類できず、分類がうまくいっていないと探すのも大変です。
しかし書類をPDF化しておけばパソコン上で検索することができるので、書類を探す手間も省けるのです。
その点を考えても、紙ではなくどんどん電子化していく方が、仕事が楽になるでしょう。
クラウドサービスなども利用
個人的なメモなどは、とっておきたい！と思うものが結構あると思うのです。
会議の時の資料に書き込んだ思いつきとか、上司の説明している時に言われて気づいたこととか、何かとメモを取る機会が多いでしょう。
しかしそのメモも、全てとっておくとかなりの量になりますし、どこに何を書いたのかを探すのが大変。
そんな時はクラウドサービスなどを使ってメモを画像で保存しておきます。
わかりやすいようにタイトルを付けて分類しておけば、メモをパラパラめくって探すより楽です。
ためる前に片付けるのが書類整理の極意
書類は一度たまると分類するのがとても大変で、しかも面倒です。だから、思い立った「今」、早速片付けを始めましょう。
一度ルールを決めて分類し、不要な書類を勇気を持って捨ててしまえばすっきりします。
あとはそのルールに従って、保管、シュレッダーなど書類を分けていくだけなので、もう散らかることはありません。
ためる前に片付ける。そのクセを付ければあなたも明日から、整理上手です。
