就活での電話の折り返しの仕方。電話をかける時のマナーをご紹介

就職活動中に、企業から電話がかかってきたのに急用で出られなかった。そんな時はとても焦りますし、出られなかったことに後悔もしてしまいます。電話の折り返しをしましょう。

この記事では、電話の折り返しのやり方について主に紹介し、電話をかける時間帯や切り方、話し方などマナーについてもご紹介していきます。電話をかけてから取次の依頼の仕方、本人が不在の場合の対応も合わせて解説していく内容です。

電話をかけるとき、どう言えばいいのかが分からないという方はもちろん、折り返しの電話の手順を知りたいという方にもおすすめです。

就活の場面だけでなく、社会に出て働く時にも役に立つ技術なので、必ず作法や手順をおさえておきましょう。

出られなかったとしても冷静に。電話をかける前に確認すること

電話に出られなかったことが内定に響くようでとても怖く、すぐにでも電話の折り返しをしたくなります。でも、まずは冷静に企業の営業時間を確認。業務の邪魔にならないような時間帯、

  • 午前10時から12時
  • 午後14時から16時

の間に電話をかけるようにします。終業時間が過ぎてしまっていたら、営業している時間帯に電話をかけましょう。

始業時間(午前8時から午前10時)や終業時間前後(午後16時から午後18時)には、迷惑がかかってしまうのでかけないようにしてください。

いよいよ電話をかける段階になったら、

  • メモ帳などの筆記用具
  • 日にちを確認できるもの(スケジュール帳など)

を手元に準備しましょう。そして、電波状況が良く、雑音が入らない静かな場所でかけはじめます。

まずは名乗ってから!挨拶から取次、電話を切るまで

電話をかけるのに慣れていないととても緊張しますが、手順を追っていけば大丈夫です!電話をかける前に良く見直してみてくださいね。

1.クッション言葉を交えた挨拶を

相手と繋がったとき、いきなり「さきほどお電話をいただきました、○○です」と言っても何の話で誰だが把握できません。それ以前に、電話に出た方が電話をかけてくれた人ではない可能性が高いです。

なので、「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、△△大学の○○□□と申します。」というようにはじめは相手に挨拶をしてから名乗ります。

よく使いがちな「失礼します」よりも「恐れ入ります」というクッション言葉のほうがより柔らかくに聞こえます。大学名は略さず、名前もフルネームではっきり名乗りましょう。

2.折り返したことを相手に伝え、取次依頼をする

名前を名乗った後は「先ほど、□□様からのお電話をいただいたので、折り返させていただきました。」という電話の目的を伝えます。本人に直接繋がっている電話であれば、ここで「4.内容を聞き、しっかりと確認をとる」に飛びます。

休業日をはさんでしまった場合の折り返しは「○日の午後△時に、□□様からのお電話を…」という旨を伝えましょう。

その後「恐れ入りますが、(○課の)□□様をお願いできますでしょうか?」と、続けて取次の依頼をします。電話をしてくれた人がどの所属か分かっていれば、名前の前に部署名をつけます。これは同姓の人が出てしまうのを避けるためです。

3.本人に代わった場合は、再び挨拶

「少々おまちください」と言われたらしばらくそのままで待ちましょう。本人が居ないと告げられた場合は次の大項目「本人が不在の場合」に飛んでください。

「お電話代わりました。○課の□□です。」と電話の相手が本人に変わったら、再び挨拶。「□□様、お忙しいところ恐れ入ります。さきほどお電話いただいた△△大学の○○□□と申します。」と伝えましょう。

この後続けて、ビジネスマナーとして「お電話いただきありがとうございました。ただいまお時間よろしいでしょうか?」相手に会話ができるかの都合を確認します。

相手が「大丈夫ですよ。」と快諾してくれたら「ありがとうございます!」と感謝の言葉を述べましょう。

4.内容を聞き、しっかりと確認する

返事をしっかりしながら相手の伝えたい内容を聞きましょう。「では□月○日の△△センター5階の大会議室までお越しください。」などの聞き流してはいけない重要なことは無言でメモをしないようにしてください。

メモをしながら、またはメモを書き終えたときに「□月○日の、△△センター5階の、大会議室ですね。かしこまりました。」と、相手が言ったことを復唱しましょう。

この復唱はコミュニケーションのミスがないようにするための技術なので、覚えて損はないものです。このあと、質問がある場合は聞いておきましょう。相手から「なにか質問はありますか?」と聞かれるかもしれません。

5.最後にも挨拶を。切り方にもマナーあり

要件を聞き、電話を終える段階になったら、「お忙しいところ、ありがとうございました。」といって相手にお礼を言います。

「いえいえこちらこそ」といった会話がはさまれるかもしれませんが、特になにもなければ「ありがとうございました、では、失礼いたします。」で会話を終えます。

会話を終えたからと言って、こちらから電話を切ってはいけません。相手に不快感を与えてしまうからです。目上の相手が電話を切ったのを確認してから切るのがビジネスマナーとなります。

本人が不在の場合。時間を見て折り返しの電話をいれよう

電話を折り返したらしたら必ず相手に代わってくれるということはないです。「申し訳ありません。ただいま□□は席を外しております。」というように告げられた場合の対応の仕方も覚えておきましょう。

1.いつ戻ってくるのかを確認する

「そうですかー…またかけなおしますね」と電話を切ってしまわないようにしてください。「では、□□様は何時ごろお戻りでしょか?」と質問しましょう。

「そうですね、○時ごろには戻ると思われます。」と返ってきたら、「ありがとうございます。ではその時間に改めてお電話をさせていただきます」という約束を交わしましょう。

その後、「本日はお忙しいところありがとうございました。失礼いたします」と最後の挨拶をして電話を終えましょう。

場合によっては、「○時ごろには戻ると思います。こちらから改めてお電話いたしますね。」と言って、相手からかけてくることを約束してくれる場合もあります。

しかし相手のご好意には甘えず、「ありがとうございます。お手数をおかけしてしまうので、こちらから○時にお電話させていただきます。」と申し出て、挨拶で終えましょう。

2.戻ってくる時間帯が分からない場合

「まことに申し訳ありません。いつ戻ってくるのかが、こちらでは検討がつきません。」と言ってきたら、「ありがとうございます。折をみて、またお電話させていただきます。お忙しいところ、失礼いたしました。」と言って電話を終えます。

「午後14時あたりですかね?」と無理に聞き出したり、「では、14時30分ごろに改めてお電話いたします。」と時間指定したりなど、相手を困惑させる言葉はやめましょう。

電話する時間帯を午後から午前に変えるなどして、こちらからかけなおすのが良い印象です。

しっかり準備を整えれば、電話の折り返しは怖くない!

ここまで、就活の折り返し電話について手順やマナーなどをご紹介していきましたが、参考になりましたか?

礼儀正しさを感じる言葉遣いであれば、ひどく緊張して片言になってしまっても大丈夫です。あまり怖がらずに折り返し電話をしてみてくださいね。

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