退職時の挨拶メール!社外の人へスマートに送るには?

今まで勤めていた会社を辞める際には、社内はもちろん、関わりのあった社外の方にも挨拶をしていくのはマスト。

とはいえ、直接会う程親しくはない、遠方の相手、などの理由でメールで挨拶をする場合が大半だと思います。ではいざ送ろう!となったとき、どこへどのように送ったらいい?と疑問もたくさん。

立つ鳥跡を濁さず、というように、辞める会社のイメージを下げるなんてことはしないようにしたいもの。今回は、スマートに退職を社外へ伝えるメールの送り方について、説明します。


社外向け退職メールの作成&送り方

では、具体的な社外向け退職メールの作成・送付方法について順を追って説明していきますね。人や会社によっても送る必要のある人数や、送るのに適した時間帯などが異なってくると思いますので、一つの参考として見ていってもらえればと思います。

退職メールを送る相手をリストアップしよう

まず退職メールを作成する前に、メールを送る相手をリストアップしておきましょう。業務のやり取りや、メールの履歴で拾ってもよし。とにかく大切なことは、漏れがないようにリストアップを行う事。

特に、社内で自分が窓口となっていて、自分としかやりとりがない他社の人などは忘れずに。漏れてしまうと、他社の人が「次は誰に連絡したらいいの?」と困ってしまいます。

リストアップの際、例えば連絡頻度の高い得意先・仕入れ先・顧客…など、自分が分かりやすいようにジャンル別に控えておくと漏れが防げます。

可能であれば、リストを上司・同僚などに確認してもらうのも漏れを防ぐ方法のひとつです。あなたがいなくなった後、連絡や業務をスムーズに移行するために把握をしておきたい場合もありますので、一度確認をしておきましょう。

退職メールを送る時期を確認しよう

社外の方へ退職メールを送るのは、遅くても退職する1か月~2週間前くらいに設定しておきましょう。

会社によっては、担当者の名前や連絡先をシステムで登録してあるところも多々あります。急に連絡して先方の迷惑にならないためにも、前もって正確な情報を伝える事を心得ておきましょう。

また、有給の消化などで実際の退職日よりも前に最終出社となる場合も、早めに連絡が必要となります。

退職メールの送信方法は一斉送信?個別送信?

メールを送付する相手が両手の指で足りるくらいならば、個別送信でもかまいませんが、人数が多い場合は一斉送信がおすすめです。

一斉送信をする場合は、あて先(TO)に自分のアドレスを入れ、BCCに送る相手のアドレスを入力して送れば、送られた側は自分のほかに誰に送られているか分からないので便利です。

「特にお世話になったので、他の人とは違う内容を入れたい」という人がいる場合は、そういった方だけ個別に送信をすると誠意が伝わりやすいですね。

退職メールを送る時間帯は?

では、退職メールはいつ送るのが適しているでしょうか。特に決まりはないのですが、できれば業務が忙しい朝イチ、また終業後は避けるべきでしょう。

立て込む朝はバタバタしてしまいがちですし、終業後に送付すると結果的に繰り越されて次の日の朝イチに確認される、また繰り越されたメールで埋もれてしまう…なんてことにもなりかねません。

職場にもよりますが、比較的仕事が落ち着いてきた午後1、2や夕方前くらいがちょうどいいでしょう。また、いつもお世話になっている人やレスが早い人は、メールを確認してすぐに電話してきたりしますので、外出等で自分が会社を留守にする前に送るのもやめておいたほうがいいですね。

社外向け退職メールの文例

それでは、退職メールの具体例を挙げておきます。件名は、パッとメールの一覧を確認したとき分かりやすいように、「退職のご挨拶」などが良いでしょう。

「退職のご挨拶」

本文:
㈱〇〇 
〇〇様
いつも大変お世話になっております、〇〇の井上です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により〇月〇日をもって退社することになりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶になりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、弊社〇〇が務めさせていただきます。
お手数をおかけしますが、ご不明点等ありましたら、次回より下記連絡先までご連絡をお願いいたします。
(後任者の氏名・連絡先などの記載※このときメールの宛て先CCに後任者も入れておく)

最後になりましたが、御社のますますのご発展と、皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

上記がシンプルな退職の挨拶メールとなりますが、もし後任者が直接挨拶に行ける場合は「後日改めて後任者がご挨拶に伺いますので、何卒よろしくお願いいたします」と一言書き添えましょう。

また、当月末が退職日だけれど実際出社するのは月中まで、の場合はその旨も書き添えておくとより親切でしょう。

退職メールを送る際に注意をしたい事

それでは、社外に退職メールを送る際に気を付けたい事を2点説明します。たとえあなたが退職しても、あなたが居た会社と先方の会社とはこれからも関係が続いていくわけですから、おのずと下手なことを書くわけにはいかないですよね。

では、どのようなことに特に注意すべきかを説明していきますね。

個人情報は記載しない

退職の理由や、退職後の個人連絡先などの個人情報は、社外向け挨拶メールに記載するのはNG。

退職後も付き合いを続けていきたいほど親しい相手や、取引を個人的にしたいなどの理由がある場合もあるかもしれませんが、在職中はあくまでも会社対会社のお付き合い。

転職先や退職に至った経緯なども、現在の会社のイメージや信頼を損ねることになるので記載するのは避けましょう。

コンプライアンスに抵触する内容は絶対に記載しない

上の注意点と少し重なる部分もありますが、簡単に言えば今いる会社の内情が漏れることを記載しない、という事です。

  • 「次の担当者は前に〇〇社を担当していたから安心ですよ」
  • 「今期は御社のシェア〇〇パーセントでしたので、きっと来期は数字上がりますよ」
  • 「実は今度、うちの支店の主力メンバーが異動になるので…」

なんて、「最後だからいっか!」と、会社の内部事情やデータに関する情報を社外へ漏らすような内容を記載することは絶対にやめましょう。

去るあなたのイメージが悪くなる以上に、会社同士がこれまで築き上げてきた信頼関係を一瞬で叩き壊してしまうことになりかねません。

最後まで会社の一員として、印象良く去る人になろう

退職メールを送信する瞬間、それはいつでも不思議な緊張感があるものです。

「えっ、辞めちゃうんですか!?」と即電話を入れてくる人、「承知しました」といつも通りのメールを返信してくれる人、大半は特にリアクションなし…。

社内であればリアクションは見やすいですが、社外への退職メールはなかなかリアクションが想像しづらいものがありますよね。

と、辞める側としては最後だし、「あれもこれも書いたほうがいいのかな?」と自分の伝えたいことでいっぱいいっぱいになりがちですが、本当に大切なのは「自分が辞めても会社間のご縁はつなげていくのだ」という気持ち。

今いる会社の信頼関係を壊さぬよう、後任にスムーズにバトンタッチすることが社外向け退職メールの一番の目的と言えるでしょう。

だからこそ、要点をまとめてむしろ思い切りシンプルに、感謝を込めてメールが送れるのが一番いいのかもしれませんね。
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