引き継ぎは退職の重要作業。基本的なやり方を覚えておこう

退職の際、自分の業務を他の人に任せる為に引き継ぎの作業をしなくてはなりません。仕事内容や企業によっては『これ、本当に意味あるの?』と引き継ぎ作業そのものに疑問を持ってしまう事もあるでしょう。

しかし、引き継ぎを全くしないで辞めてしまうと、後々自分が困る事態になってしまう可能性があるのです。それを防ぐ為には、引き継ぎをできるだけ完璧に、スムーズに終わらせる必要があります。

そこで、引き継ぎの大まかな流れをまとめました。こちらの大まかな流れを参考に、引き継ぎのスケジュールや手順を作っていけるようになっています。これから退職や転職をする人は、参考にして下さい。

退職時、引き継ぎしないと後々大変な事も。意味や注意点を知っておこう

退職時、必ずと言っていい程行う引き継ぎですが、やらないとどんな事が起きてしまうのでしょうか。これを知っておくと、自然と引き継ぎ時の注意点も分かるようになります。大まかな流れの前に、意味や注意点を知っておきましょう。

引き継ぎをしないとどうなるか

引き継ぎ、つまり自分が担当した仕事をほかの人に伝えないまま辞めてしまうと、それによって会社やそこで働く人達に迷惑をかける事になります。

具体的な内容としては、

  • 担当していた業務がスムーズに進まなくなる
  • 後任者は取引先の情報がほぼゼロの状態で担当する事になる
  • 作業のノウハウや注意点が伝わっていないので、手間が増える

等があります。

もちろん、これ以外にも色々な場面で本来ならする必要のない手間がかかる事もあります。引き継ぎをしないと、自分の仕事を後で担当する担当者はもちろん、結果的に会社全体に迷惑をかける事になるのです。

迷惑がかかるのは会社側だけではありません。

  • 企業の体制がしっかりしていない
  • 後任と連絡手段を持っている

といった場合だと、退職したのに自分が担当していた業務について質問や指示を仰がれる可能性もあるのです。

退職後、環境が変わった状態で前職の質問や指示を受けるのは苦痛を感じるものです。転職している場合だと、それが評価につながる事もあります。引き継ぎは環境が変わる自分の為にも、しっかり行う必要があるのです。

また、企業によっては就業規則に『退職の際は引き継ぎを行う事』が規則として規定されている場合があります。

この様な場合、引き継ぎを行わなかったり、内容が不十分だったりすると、退職者に落ち度があるとみなされます。

  • 退職金の返還
  • 損害賠償請求

をされてしまう可能性があるのです。

引き継ぎをしっかりしておかないと、後々自分が不利になる状況を作り出してしまう事になります。引き継ぎはしっかり行いましょう。

退職する時、引き継ぎする時の注意点

引き継ぎをしないと起こる事態を考えると、自然と注意点も分かるようになります。

引き継ぎ業務は、自分だけでなく、後任となる相手がいます。この相手に引き継ぎの伝い漏れを起こさないようにする事が、一番気を付けなくてはいけないポイントです。

伝い漏れを防ぐ為には、以下の様な対策が有効です。

  • 引き継ぎする業務を一緒に行う
  • 引き継ぎをする人に業務を一回任せて、ミスをした点や反省点をまとめ、対策する
  • 引き継ぎ作業は日数に余裕を持たせた状態で行う

この様に、ただ業務の内容を伝えるだけでなく、実際にやってみて相手がちゃんと自分の仕事を完成させられるかをチェックする事が大切になります。

また、伝い漏れを防ぐには、引き継ぎをする期間に余裕を持たせる事も大切です。時間に余裕がないとどうしても伝える内容に足りない部分が出てきます。引き継ぎスケジュールは余裕を持って計画するようにしましょう。

退職の引き継ぎはこの手順で行おう!基本的なやり方

退職の際、引き継ぎ作業は業務内容によって細かな違いがあります。どうやってやればいいか、頭を抱えている人も多いでしょう。基本のやり方を紹介しますので、これを基に自分なりの引き継ぎ作業を計画してみて下さい。

引き継ぎスケジュールを決める

まず初めに取り掛かるのが、引き継ぎスケジュールを決める事です。退職を伝える場合、直属の上司と一緒にこの計画を立てる場合もあります。

引き継ぎの注意点でも触れましたが、引き継ぎスケジュールに余裕がないと、漏れが出たり、漏れや修正点が出た時に対応しきれなかったりする場合があります。引き継ぎスケジュールは確実に時間が余る位、余裕を持って計画しましょう。

仕事内容によっては、取引先への挨拶等、自分達だけでは決めきれない内容が出るケースもあります。この様な場合にも余裕を持って対応できるようにしておきましょう。

引き継ぎマニュアルを作る

引き継ぎスケジュールを立てる際、同時にマニュアルを作っておくと作業をスムーズにする事ができます。引継ぎマニュアルがあれば、自分が会社を去った後でも、後任がそのマニュアルを元に対応できるようにもなりますので、必ず作りましょう。

作る際のポイントとして、

  • 業務をやった事が無い人でもマニュアル通りに動けば仕事が出来る位細かく書く
  • 重要な部分や、項目が分かりにくい所は、色や図を使って分かりやすくする

というものがあります。

マニュアルを作る時、自分が業務をする手順を思い浮かべながら作りますが、この時、出来るだけ細かく内容を記載するようにして下さい。

  • パソコン等の機械操作
  • 仕事に必要な道具や資料の位置

等は、意外と記載を忘れがちです。

  • 作業で押すボタンや手の動き
  • デスクから道具や資料を取りに行く時の流れ

等までしっかりと記載するようにすると、内容の漏れを防ぐ事ができます。

一挙手一挙同マニュアル通りに動ければ完璧に仕事をこなせる位、詳しく内容を記載するつもりで作成して下さい。

  • 業務をこなす上で絶対に間違えてはいけない作業・内容
  • 間違えやすい作業や内容

は、

  • 文字の色を変える
  • 下線を引く
  • 蛍光ペン等でチェックしておく

等の工夫をしましょう。

また、

  • 内容が似ている
  • 種類が複数あり、複雑

な内容は、図等にする事で内容を整理した状態で伝える事ができます。

マニュアルは分かりやすさも大切です。

  • 必ず守ってほしい部分
  • 分かりにくい部分

は工夫して記載するようにしましょう。

後任の人と一緒に引き継ぎ作業をやる

引き継ぎはマニュアル等に沿って行う事が多いです。この時、マニュアルを後任の人に渡してそのままにするのではなく、一緒に業務をやりながら教えてあげるようにして下さい。

実際にやってみると、

  • マニュアルの漏れが分かる
  • 後任の人が聞きたい所をその場で聞ける

等のメリットがある事が分かります。

これらのメリットに加えて、

  • 文章
  • 会話
  • 実際に体を動かす

等によって、業務内容を複数回伝える事ができます。

これにより、頭と体の違う部分を使いながら、同じ事を繰り返し覚える事ができます。

それぞれの方法を一回だけ行った時よりも、より覚えやすい状態にする事ができるのです。引き継ぎ作業は、出来るだけ後任の人と一緒に作業をやりながら行いましょう。

取引先がある場合は、挨拶を

業務によっては取引先と一緒にする業務があります。

こうした業務がある場合は、

  • 自分が持っている取引先の名刺を後任の人に渡す
  • 後任の人にと樋木崎の人について説明する
  • 取引先の人に退職の挨拶と後任の紹介をする

といった作業をする必要があります。

こうした作業がある場合、どうしても取引先の人のスケジュールに合わせて行動する事になります。

  • 取引先の人のスケジュール
  • 後任の人のスケジュール
  • 自分のスケジュール

の3つのスケジュールを調節する必要があるのです。

取引先との付き合いがある場合は、スケジュール計画やマニュアルの際、その内容が抜け落ちないように注意しましょう。また、挨拶等の場面でもしっかり後任の人が仕事をできる様にしてあげて下さい。

引き継ぎは退職する時には必ずやる業務。漏れが無いように気を付けよう

引き継ぎ作業は円満退職には欠かせない作業です。内容に漏れが無いよう、キッチリと後任の人に自分の仕事を伝えてあげるようにして下さい。

この記事をシェア

合わせて読みたい

ページ先頭に戻る