仕事がわからないことだらけ!状況別で使える対処方法6選

仕事をしていると、分からない事ばかりな内容を担当する時もあります。仕事をはじめたての新人はもちろん、ベテランと呼ばれるようになった人でさえも、そんな時があるのです。

新しい仕事や、自分が担当出ない仕事は、誰だって混乱する事ですが、それでもしっかりこなさなくてはならないのが、仕事の大変な所です。しかし、誰でも遭遇し、混乱する事だからこそ、切り抜け方もたくさん生まれています。

そんな仕事が分からない事だらけの時に使える、切り抜け方をご紹介します。

現在の仕事で分からない事が多くて悩んでいる人はもちろん、いざという時にどう対応したらいいか今のうちに知っておきたい、という方にも役立つ内容となっています。ぜひご覧下さい。

仕事を教えてもらう場合や、分からない事が多すぎる時にできる方法3選

まずは、

  • 新人で、仕事を教えてもらえる機会が多い
  • 引き継ぎ時に丁寧に指導してもらえる
  • 分からない事が多すぎて、自分が何を分かっているのかも分からない

という場合の対応法を紹介します。

こんな状態の時は特に混乱しやすいですが、落ち着いて以下の対処法を試してみて下さい。

とにかくメモを取り、整理する

特に新入社員の時にやってほしいのが、教えてもらった内容を細かくメモをするという事です。

最初はだれでも仕事の仕方や実際にどう動くかという事は分かりません。だからこそ、教えてもらった内容をいつでも見返せるようにメモを取る事が重要なのです。

メモを細かく取っておけば、一々先輩や上司に仕事の内容を聞き直す必要が無くなります。

  • 仕事を教えてもらう時に罪悪感を持ってしまう
  • 教えたことを聞き返して叱られる

という事態を減らせるので、その分仕事に対して心の余裕を持つ事ができます。

また、教えてもらった通りに動いてみても、実際に動いた時に

  • 見落とし
  • メモの間違い

が見つかる事もあります。こうした内容も、しっかりメモをしておきましょう。

メモの内容がある程度溜まったら、それを整理し、自分だけのマニュアルを作成してみましょう。改めて内容を整理する事で、頭の中にある仕事の手順も整理する事ができます。

もちろん、整理した後でも間違いやよりやりやすいやり方を見つけたら、メモを取り、整理しましょう。自作マニュアルの更新は定期的に行うようにすると、仕事の制度を引き上げる手助けになりますよ。

実際に行動して分かった事と、新たに出てきた分からない事をまとめておく

仕事を続けていると、

  • 実際に行動しないと分からない事
  • マニュアルに載っていない対応や例外の処理方法

が出てくる事が殆どです。

これに合わせて、新たに分からない事もたくさん出て来るでしょう。こうした内容が出てきたら、とりあえず内容をまとめておきましょう。

仕事中に対応できたことは、その内容をまとめ、メモしておきます。仕事中にできなかった事は、後で調べたり、質問したりして内容を補完しましょう。

仕事で分からない事や例外が出て来るとどうしても焦ったり、慌ててしまったりするものです。これを少しでも防ぐには、事前にイレギュラーな事態になった時の対応方法をまとめておく必要があります。

仕事は『分からない事やできない事』が出て来るのは、ある意味当たり前の事です。慌てずに、冷静に対処できるように普段からそうした事態に対する備えをする習慣を身に付けましょう。

目の前の作業だけに集中せずに、もっと広い視点で仕事を見てみる

  • 新人
  • 今まで全く関わらなかった事を担当した人

にありがちなのが『現在の業務に目を向ける余り、別業務の事が見えなくなる』という状態に陥る事です。

この状態になると、次の業務に移る際や、それが関係したイレギュラーな事態に遭遇した時に、混乱した状態になりやすくなります。

ただでさえ不慣れで分かりにくい状態で仕事をしているのに、この混乱のせいでより状況が悪化してしまうのです。

これを避けるには、目の前の作業にだけ集中せずに、次の作業を意識しながら動く事が大切になります。最初は仕事を覚えるのに必死な状態になりがちですが、少しずつでもいいので、次の業務や周りの状態に目を向けるようにしましょう。

メモを取る、という行為は、この周りに目を向け広い視野を作るのにも役立ちます。

メモを見返す事で、

  • 次の作業に移る心構えができる
  • 作業を思い出すのに頭を使わない分、余裕ができる

という効果を得られます。

この効果で得た余裕を周りに目を向ける事に使えば、よりスムーズに仕事が出来るようになる上に、仕事を早く覚える事もできるようになります。

  • メモ
  • 広い視点で仕事をする意識

は、より良い仕事をするには、不可欠の要素なのです。

分からない仕事を任された!どうしたらいいか分からない時にしてほしい行動3選

仕事をしていると、

  • いきなり担当外の仕事を任された
  • 引き継ぎや教えてくれる人がいなくて、何をしたらいいか分からない

という時もあります。

そんな時は、落ち着いて以下の対応法を取るようにして下さい。分からない業務でも、少しずつ対応していけば、解決できるようになるはずです。大変ですが、あきらめないでまずは取り掛かる事から始めてみて下さい。

仕事の前例が無いか調べてみる

仕事には多くの場合、前例があります。まずは仕事に関連する資料を調べたり、似ている仕事をした人がいたりしないか調べてみましょう。

仕事の前例を探す場所や質問をする人としては、

  • 仕事に使う資料や、その保管場所
  • パソコンを使用する場合は、その仕事に使われたパソコンのファイルやデータ
  • 仕事のマニュアル
  • 以前その仕事に関わった事がある人
  • その仕事をするスケジュールと同じスケジュールをこなしていた人

が当てはまります。

まずは落ち着いて、これらの要素を満たす物や人がいないか探しましょう。それらを見つける事が出来れば、何かしらのヒントを見つける事ができるはずです。

やみくもに取り組んでも上手くいきそうにない時は、仕事のヒントを見つける事から始めて下さい。

分からない業務から先に取り掛かる

仕事をする時、優先順位を決めて作業をしますが、

  • やり方の分からない業務が多数ある
  • 優先順位が明らかに上にある作業が無い

場合は、分からない作業から取り掛かりましょう。

やり方や進め方が分からない仕事は、どうしても普段の仕事のようには上手くいきません。

  • 要領
  • スケジュール管理

が上手くいかない場合が殆どです。

時間管理が上手くいかないのが分かっている仕事は、先にやる事で仕事をする時間に余裕を持たせる事ができます。特に、締切や納期が決まっている仕事は、出来るだけ時間に余裕のある状態でこなすようにしましょう。

質問内容はできるだけまとめてから質問する

分からない業務をこなしていると、質問した方が良い内容もたくさん出て来るようになります。分からない事が出たからといって、いちいち質問していると、質問に答える人の時間を無駄にする事になります。

質問したい内容が出てきたら、ある程度内容をまとめてから質問するようにしましょう。

業務によっては質問の回答に時間がかかる事もありますから、仕事そのもののスケジュールだけでなく、質問に答えてもらう時間にも余裕を持っておく事が大切です。

どんなに働いていても、仕事が分からない状況は発生する。落ち着いて対処しよう

新人はもちろん、ベテランでも働いていれば全く分からない仕事に遭遇する事はあります。分からない仕事は不安で混乱しやすいものですが、誰でも遭遇する分、解決策もあるのです。解決策を学んで、落ち着いて対処できるようになりましょう。

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