行き違いの断りと、行き違った時に使えるメール文章を紹介

振り込み期限や引き落とし期日が過ぎてしまった時などに送られてくる督促ハガキ。最近はクレジットカードや電子マネーでの買い物が主流になっていることもあり、つい、振り込みを忘れてしまっていた!という人も少なくないのではないでしょうか。

督促ハガキには、支払い催促とともに、行き違いについての断りの記載がありますが、それは相手に不快感を与えないようにするためです。
行き違いへの断りやお詫びの文言は、ビジネスでも、請求書や納品物といった資料送付の催促に使われます。

今回は、メールで送る行き違いの断りと、行き違った時のお詫びの例文を紹介します。郵便や配達業者を利用した場合に、実際に行き違うことがあるので覚えておくと便利です。


行き違いの断りは、相手に不快な思いをさせないための配慮

行き違いとは、大辞林によると

  • 人や物がすれちがって出会わないこと
  • 意思が通じなかったりして、食いちがいや誤解がおこること

を意味します。

支払いの催促については「そもそも、期限内に支払わなかった方が悪いのだから、こちらが低姿勢になる必要はないのでは?」と思う人もいるかもしれません。

しかし、ビジネスは対法人・個人に関わらず、一度限りの付き合いではありません。催促の内容によっては「今後、この会社と付き合うのは止めよう」と思われることもあるかもしれません。催促の仕方一つで、会社のイメージも大きく変わってくるため、言葉の運び一つひとつに注意を払う必要があります。

今後も末永くお付き合いいただくためには、お客様に好感を持ってもらう必要があり、たとえ催促の場面でも、会社の代表として、相手に不快な思いをさせないよう努めなければなりません。

行き違いの配慮の考え方は、対社内でも同様です。円滑に仕事を進めていくためには、角が立たない伝え方の方が、社内の人から協力が得られやすくなります。

行き違いが当たり前になると、仕事が雑になるかも

少し前までは、郵便や電話などでのやり取りが当たり前で、行き違うことが日常的に起こっていました。

しかし最近では、メールの利便性が高まり、行き違いは頻繁には起こりません。

一方で、業務をする上で、催促を常に行っている人の中には、テンプレートのように、行き違いについての断りをいれている人もいます。

行き違いは、起こらないようにすることがベストです。

メールに一言入れる際も、行き違いの一言を加えても問題ないか、状況を見て判断すると良いでしょう。

ビジネスでよく遭遇する、行き違いの断りメール例文を紹介

行き違いの文面は、催促メールの中に盛り込みます。催促の内容の後に、以下のように「なお、・・・」という形で記載します。

なお、行き違いの場合は何卒ご容赦ください。
なお、行き違いの場合は、お手数ですがその旨ご連絡いただけますと幸いです。

▼催促メールについては、こちらを確認してくださいね
催促メールにもマナーがある。相手を不快にさせない文章とは?

以下に、行き違いの断りについて、メール例文を紹介します。
ここでは、「行き違い」という表現を使わず、具体的な言葉に置き換えていますので、参考にしてみてくださいね。

メール例文1:郵便物の行き違い

取引先からの郵便物がまだ届いていない場合の例文です。

件名:【ご確認】○○の契約書について

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。○○の田中です。

○○の契約書について、郵送いただけるとのことでしたが、
ご対応いただいてますでしょうか。

本日時点で手元に届いておらず、
恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

なお、すでに郵送いただいている場合は、大変お手数でございますが、
その旨ご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

メール例文2:社内の提出物の行き違い

社内での提出物のとりまとめの例文です。

件名:【ご確認】○○の提出について

各位

お疲れ様です。○○の田中です。

本メールは、○/○12時時点で、○○の提出が確認できていない方を
対象にお送りしております。
その間お送りいただいた方につきましては、失礼をご容赦ください。

早速ですが、○/○にお送りした○○について、提出のお願いです。

お忙しい中お手数ですが、○/○17時までにご対応いただけますと幸いです。

以上、よろしくお願いいたします。

実際に行き違いが起きてしまったらお詫びを!メール例文の紹介

催促メールをした後に、行き違いが判明したら、お詫びのメールを送ります。
なお、返信の時の件名は、「RE:」でそのまま返信しても問題ありません。

メール例文1.入金済みのメール連絡を受けた場合

入金について催促のメールを送ったところ、すでに入金済みとのメール連絡を受けた場合の例文です。

件名:【お詫び】○○のご入金について

○○株式会社
○○様

お世話になっております。○○の田中です。

ご返信いただきありがとうございます。

すでにご入金済みとのこと、行き違いがあり大変失礼いたしました。

先ほど、入金の確認が取れました。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

メール例文2.投函済みのメール連絡を受けた場合の例文

書類送付の催促をしたところ、「昨日書類を投函した」とメール連絡を受けた場合の例文です。

件名:【お詫び】書類送付について

○○株式会社
○○様

お世話になっております。○○の田中です。

ご返信いただきありがとうございます。

昨日資料を郵送いただいたとのこと、行き違いがあり大変失礼いたしました。

資料が届きましたら、またご連絡させていただきます。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

行き違いメールを送る時は、事前に確認すること!

催促メールを送る時は、行き違いになっているかもしれないという前提でメールを作ることがポイントです。そうすることで、メールも相手への配慮が窺える文章になります。

また、催促する時には、「実は届いていた」なんてことがないよう、事前に確認しましょう。
メールは届いていないと思っていても、相手のメールが迷惑メールフォルダなどの他の場所に入っていることもあります。郵送物であれば届いていないか、事前に確認をしましょう。

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